应急装备及应急通信装备投标方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

（技术部分）

年 月__ 日

项目内容概览

十五、 相关补充文件

（一）服务需求响应概述

1、我们的服务保障承诺函

我司郑重保证，按照国家规定的质保期限，对于投标产品的正常使用过程中遇到的故障及零部件磨损问题，我公司将提供无偿的维修和更换服务。

以下是本公司对参与本次采购项目的货物与服务所作出的庄严承诺：

本公司确保提供的产品严格遵照国家相关法规及ISO 9001质量管理体系要求，确保本次项目的优质且高效的产品交付。

我司郑重承诺，将全面遵循项目设备的配置需求，执行集成任务，确保品质，并对设备进行系统性的培训与验收。同时，我们将严格履行维护、售后支持及培训等服务条款，以满足所有相关要求。

我司产品严格遵循国家各项标准，确保产品质量的稳定性与可靠性得以充分保障。

我们始终坚持遵循公司的企业标准，对产品的生产与检测过程实施严谨且细致的控制。

我们为本项目供应的所有产品均为全新原装，且享有我公司的严格‘三包’服务保障。在质保期内，产品的维护与维修责任将由我司全权负责处理。

本公司全面契合本次招标文件中所提出的所有项目需求。

售后响应及保障：我司将严格遵照售后服务协议为本项目提供全方位支持，并依据服务条款履行费用责任。故障情况下，我们承诺在接收到通知后2小时内做出响应，24小时内派遣专业人员到达现场解决。若遇特殊情况导致无法立即排除故障，我们将积极采取补救措施或与用户协商妥善处理方案。

8、质保期满后，如果客户继续使用我公司产品，我公司将一如既往的为用户提供周到细致的售后服务，继续为用户提供小时服务热线，技术支持服务（若需要上门服务，只收取交通费以及住宿费的成本。若设备出现故障，需要维修或更换，我公司将收取维修以及更换部件的成本费用)等。

一、售前、售中、售后服务承诺

我们致力于持续创新，研发符合市场需求的高品质新品，旨在为用户提供超越期待的全程服务。从售前咨询到售后保障，公司的核心使命是始终以客户满意度为中心，以此推动企业长远发展。在此，我们郑重向广大用户做出承诺：

1、售前服务：

a.免费为用户提供技术咨询服务。

提供用户所需的产品样本、企业详细资料以及资信证明等相关文件。

诚挚邀请您莅临我司，亲身体验我们的产品设计魅力，参观严谨的产品制造工艺流程，一览实物样品，同时深入了解我们的产品检测设备及完善的质量管理体系。

我们诚挚邀请用户亲临我司产品展示单位进行实地考察，并征询使用单位的专业反馈。

我们承诺，将指派一支技术娴熟的专业团队，依据现场环境及用户提供的技术规格，提供无偿的设计与选型服务。

2、售中服务

在产品制造全过程中，我们诚邀用户的技术团队亲临我司，实地考察各生产环节的检验流程，并向他们详细介绍产品的检验标准及检验结果。

3、售后服务：

在产品出货后，我们专门安排人员亲临客户收货地点进行详细货物清点与交付。

b.对所售产品免费进行现场调试服务。

c.对所售产品免费指导安装服务。

我司拥有一支技术精湛的专业售后服务团队，他们致力于在第一时间响应用户的任何服务需求或问题，并确保提供令用户满意的解决方案。

本公司严格遵循国家关于产品质量保修期限的法律法规。

我司产品提供全面的'三包'保障服务，具体包括：如因我公司产品质量问题，客户可享受无条件退货、更换及维修的服务。

用户对我公司售后服务人员的工作质量的评价，源自于他们对《用户反馈信息单》的签字确认。据此，我们将依据用户的评判意见，执行对售后服务团队的奖惩制度。

我司特设投诉热线，客户如对产品品质或售后服务团队的表现有任何不满，敬请提出，我们将予以严肃且细致的处理。

我们实施定期用户访问计划，旨在深入了解产品运用实况，并在使用过程中积极协助解答各类疑问。同时，我们积极征询关于产品质量和技术提升的宝贵建议，以此不断优化服务，更好地满足用户需求。

二、培训

在设备安装、调试验收的过程中，我公司将按照贵方的指示，对您的技术人员及操作维修人员提供培训，并承担相应的培训费用。

三、保修

我司严格遵循贵方的质保要求，依据国家相关规定。在质保期内，如产品因制造质量导致的损坏或性能问题，在贵方按照说明书操作的前提下，我公司将免费提供维修服务；若无法修复，我们将无条件更换新品。超出质保期后，产品部件发生故障，我们将以成本价向贵方提供更换部件的服务。

我司维修部门储备了充足的零配件，以充分保障贵方的维修需求得以满足。

在质保期满后，我司仍将竭诚为您提供快捷、高效及经济的后续服务。

四、措施

我司将致力于为尊贵的您建立详尽的设备使用、维护与保养档案，并实施每六个月一次的例行检查，以确保信息的及时更新，全力支持贵方设备的顺畅运行与维护工作。

我们承诺提供全方位的终身服务，定期执行回访，积极征询您的宝贵意见，并全力支持产品的顺畅运行。在产品使用过程中如遇任何质量问题，我们将免费提供维修支持。

我们提供全天候服务热线，对于包括调试安装、维修、保养在内的所有售后需求，一旦接到您的来电，我们将确保在接收到通知后按约定时间派遣专业人员到达现场，迅速解决困扰，直至达到您的满意标准。

我司致力于为用户提供卓越的服务，涵盖全程维保。在保修期内，一旦贵方需求召唤，我们将迅速响应，现场解决您的困扰。对于零配件及易损件的获取，客户可直接与我公司建立联系。超出保修期后，对于备品备件及易损件的更换，我们仅收取材料费用，并提供免费的安装与维修服务。

2、 人员配置与交付团队

承诺函

致：（北京国际贸易有限公司）

我方庄严声明：在履行应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程应急管理部建设部分——应急装备实战推演系统终端装备及0686-2141C1291858Z项目的职责中，我们承诺在交付期间将配备3名交付工程师（项目经理职位除外）提供支持。

申报机构名称（盖章）：xxxxxxxxx有限公司

2021年12月6日

3、无条件免费试用期

承诺函

致：（北京国际贸易有限公司）

我方郑重声明：针对‘应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程应急管理部建设部分应急装备实战推演系统终端装备及0686-2141C1291858Z’项目，我方承诺若中标，将在项目交付后的三年内提供全面的免费维保服务。具体包括设备保修、备件更换、专业技术支持、运维保障、软件更新与规则升级、产品维护监控、紧急漏洞预警与响应以及定期的安全巡检等服务。在遭遇设备突发故障时，我方将确保应急响应人员在2小时内到达现场并力争在6小时内完成故障排除，以确保服务的高效及时性。

申报机构名称（盖章）：xxxxxxxxx有限公司

2021年12月6日

4、计费维护期限

承诺函

致：（北京国际贸易有限公司）

我方郑重声明：参与应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程中的应急管理部建设部分，针对应急装备实战推演系统终端装备与应急通信装备（项目编号：0686-2141C1291858Z），我司作为硬件和软件供应商，承诺如下：      1. 硬件维保：在3年的免费维护期结束后，将以原始投标货物价格表中的报价进行维修，零部件更换费用则按照合同签订时的零部件价格执行。      2. 软件服务：所有软件的免费服务期结束后，维修升级费用将不超过原价的10%。同时，响应速度将保持与保修期内的同等水平。      以上承诺体现我司对项目的专业支持与高效服务。

申报机构名称（盖章）：xxxxxxxxx有限公司

2021年12月6日

5、专业运维团队

承诺函

致：（北京国际贸易有限公司）

我方庄严保证，在参与的应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程应急管理部建设项目——应急装备实战推演系统终端装备及0686-2141C1291858Z项目中，若我方有幸中标，我们将确保在中标后提供至少1名（含1名）的专业运维服务。该服务将持续至产品质保期结束，为期三年。

申报机构名称（盖章）：xxxxxxxxx有限公司

2021年12月6日

6、标准化培训流程

承诺函

致：（北京国际贸易有限公司）

我方庄严声明：对于参与的应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程中应急管理部建设部分的应急装备实战推演系统终端装备与0686-2141C1291858Z项目的投标，我们承诺在中标后，将为采购方提供所选设备及管理软件的用户现场技术培训。培训对象不限定人数，每种设备和软件至少安排两次，具体时间和地点将由采购单位决定，所有培训相关的费用由中标方全额承担。

申报机构名称（盖章）：xxxxxxxxx有限公司

2021年12月6日

7、标准化集成方案

(1)项目实施管理

本项目将由xxxxxxxxx有限公司与中华人民共和国应急管理部携手组建项目团队，依托厂家技术专家提供强有力的支持。项目的技术指导工作由XXXXXXXXX有限公司的资深工程师担纲，全面负责项目的全程管理，涵盖系统详细设计、实施、测试、验收、售后服务及协调等工作。xxxxxxxxx有限公司将派遣富有系统集成经验的项目经理和专业技能精湛的工程师，凭借公司在系统集成领域的成功案例，制定详尽的项目执行计划，明确供货、安装、调试、试运行和验收的标准流程。同时，公司将构建完善的售后服务体系，确保在服务保障期内以及未来能提供一致的技术服务接口，无缝衔接系统集成商、技术支持中心与产品厂商的服务。此外，还将设计详尽的培训方案，确保用户能充分掌握技术知识，有效进行系统管理和运行维护。

(2)管理目标

应急装备实战推演系统终端与应急通信装备在应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程的应急管理部建设项目中占据核心地位。项目的管理体系构建于稳固的组织架构、详尽的行动计划以及全面的文档支持之上，形成一个有机且高效的管理整体，充分考虑了项目特性的多元要素。

本项目的实施涉及使用单位、系统集成商、设备原制造商及外围设备供应商等多方的紧密协作与资源配置，对项目管理提出了全面而精细的要求，以确保系统的顺利规划、执行与持续优化。为此，我们针对应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程应急管理部建设部分的应急装备实战推演系统终端装备应急通信装备管理，特制定了分阶段、分级别的实施策略目标。

项目启动初期，我们构建了健全的组织管理体系，其中包括项目领导团队、项目经理、工程执行小组、质量测试与验收团队、文档编制部门、员工培训单元以及售后支持团队。各小组职责分明，责任到人，确保人员配置到位，保障项目的顺利进行。

针对实际需求与可行性，构建一个全面的项目执行规划，涵盖项目全程，包括需求分析、详细设计、执行、维护及后续发展规划的各个环节。在项目启动后，我们将定期与中华人民共和国应急管理部保持紧密沟通，共同审议执行动态，协调与综合业务处理系统项目整体进度的关联，深入剖析问题，提出改进策略，特别强调对潜在风险的前瞻性探讨，并预先制定应对措施。应急管理部门的人员需深度参与管理和技术的所有工作。在整个项目进程中，将确保文档的完整性和有效管理。

我司专设应急装备实战推演系统终端及应急通信装备技术支持团队，致力于应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程中应急管理部建设项目的全面技术支持。我们负责系统的全流程管理，包括需求分析、设计开发、测试安装、集成优化，确保施工过程的有序进行并保持中华人民共和国应急管理部网络的高效运行。我们的目标是充分发挥系统效能，持续优化，以满足未来可能的需求变化，致力于构建一个动态发展的高效系统。

在系统全面调试优化并完成之后，中国应急管理部的技术人员已通过深度培训，对系统的维护技术有了初步的认知与操控能力，能够胜任一线的维护职责。同时，我们还将组建专业的售后服务团队，为用户提供持续的技术保障，确保应用系统的稳定持久运行。

概括而言，项目管理的核心目标在于应用成熟的管理策略与实践，提升项目的操作效率与可控性，确保应急管理大数据工程以及自然灾害监测预警信息化工程中，应急装备实战推演系统终端装备和应急通信装备的高质量构建与稳定运行。

(3)管理内容

项目管理涵盖以下关键环节： - 项目启动：明确项目定义与编制详细工作清单 - 组织与人力资源：配置及团队构建 - 进度规划与管控：确保项目按计划推进 - 风险识别与管理：对潜在风险进行评估并制定应对策略 - 变更管理：灵活处理项目变更，确保合规与效率 - 质量保证：实施严格的质量控制措施 - 成本控制：有效监控并控制项目预算 - 文档管理：建立和完善项目文档体系 - 协同与沟通：协调各合作方，确保信息流畅 - 验收与标准：设定明确的验收标准，确保项目顺利完成

(1)项目定义和确定工作清单

项目任务的明确与细分是构建工作清单的基础，进而成为有效进行人员调度和日程规划的关键依据。

在应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程的应急管理部建设环节，终端装备与应急通信装备的部署将依据项目的特性与需求分布进行有序开展。具体包括：编制详尽的工程项目实施计划，进行网络设备的安装与配置联调，实现网络系统与系统网络的互联，以及相关软件的安装调试工作。我们将针对各个阶段设定明确的任务清单，确保执行的精准与高效。

(2)项目人员组织和分配

为了达成管理目标，依据项目的工作分解清单及任务规模，我们将优化人员配置，构建高效组织架构，从而实现对团队成员的有序管理和协同，确保工作的顺畅进行。

(3)项目进度安排和控制

根据项目整体进度需求，详细规划项目工作任务的时间表，确保为应对突发状况预留缓冲空间。进度管理以时间表为执行基准，通过定期会议等方式，汇总、审核并监督项目的实施进展。

通过有效的时间管理和监督，能够提升工作效率，并迅速识别并解决潜在问题。

(4)项目变更和风险管理

风险管理的首要步骤是识别所有已知的项目风险，对每种风险的发生概率及其可能产生的影响进行深入剖析。随后，构建风险分析管理流程，旨在持续监控风险动态，以最大限度地降低其潜在的负面效应。

项目实施过程中，关键的风险源可能源于安装地的环境条件、项目的进度安排、团队成员的参与度以及用户的合作响应。我们建议通过定期召开项目会议，系统地识别潜在风险，进行全面的风险评估，并在此基础上制定详尽的风险管理策略。

(5)项目质量控制

设定项目明确的目标与质量预期，详尽列出各任务成果关联的质量与测试规范。构建完善的质量管控流程，确保项目成果符合预定的品质标准。

质量管理体系应涵盖以下环节：明确的质量保障承诺，实施全面或选择性检验，严格的质量验收程序，以及问题反馈与汇总的机制。

有限公司承诺与中华人民共和国应急管理部信息中心的主管官员协同，定期执行质量审核与控制程序，并对项目整体运营绩效进行评估，以确保项目达成预期目标。

(6)项目文档管理

作为工程项目实施的关键知识载体，技术文档的整理与归档工作至关重要，需确保其完整性并得到妥善保存。

项目执行过程中，每个阶段均需构建在线项目文档数据库，实现实时监控、管理和控制工程流程。项目结束后，我们将确保向用户完整交付所有项目实施记录，以保障用户档案的完整性。

(4)项目阶段划分

本项目划分为启动阶段、筹备阶段、执行阶段、验收阶段以及售后服务环节，具体流程如图所示。

(5)项目开始

在本阶段，中国应急管理部与xxxxxxxxx有限公司共同确认设备的规格与型号，深入讨论并拟定合同条款，最终签署项目协议。此过程伴随产生的官方文件包括：《合同文本》、《合同评审报告》以及《项目技术方案》。

合同生效后，xxxxxxxxx有限公司的采购团队将正式启动设备购置流程。在订单确认阶段，采购中心将全程监督货物动态，确保设备能如期抵达。详情请参照《产品设备清单》。

项目阶段		输出表格
实施	到货验收	1．《设备到货签收单》
阶段		2．《加电验收报告单》
	调研阶段	《项目安全产品调研报告》
	方案设计	《项目安全产品方案设计报告》
	项目实施	《产品测试验收报告》
		《项目安全产品实施报告》

(6)项目准备

项目筹备阶段的主要任务涵盖如下环节： 1. 对应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程的应急管理部建设部分，进行详尽调研，特别是应急装备实战推演系统终端装备和应急通信装备的实施情况。 2. 现场环境考察与项目背景分析，明确项目组构成及其职责分工。 3. 制定并确认工程进度计划，涉及双方在项目合作中的协商事项。 4. 设计并确定实施方案，确保工程有序进行。 5. 组织相关技术人员，针对应急管理大数据工程和灾害预警系统的应急装备实战推演系统终端及应急通信装备进行专业培训。 6. 完成网络项目设备的安装场地准备与验收工作，确保硬件设施到位。

其中xxxxxxxxx有限公司将结合应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程应急管理部建设部分应急装备实战推演系统终端装备应急通信装备的具体需求，进行详细的实施方案的拟定，经双方进行讨论并确认，以作为项目实施过程的技术指引。实施方案中将包括：设备硬件的调配及命名规则、IP地址规划和管理、制定路由策略、网络设备管理、网络安全控制、多播技术等关键技术应用。在此过程中，需要用户提供相关信息：如IP地址详细分配、设备具体安装位置、光纤链路连接图及相关说明。

本公司组织的技术团队参加了该项目的相关培训，以深入理解和掌握整个网络方案的技术要点及核心配置。

涉及的专业文档包括：《现场调研报告》、《项目总体规划》、《网络系统结构图》等

8、高效完成系统转移

承诺函

致：（北京国际贸易有限公司）

我方庄严声明，在参与应急管理大数据工程及自然灾害监测预警信息化工程应急管理部建设部分，针对应急装备实战推演系统终端装备与应急通信装备，特别是0686-2141C1291858Z项目，我们保证在系统通过验收并投入运行后，如设备发生物理位置转移，将无条件遵照采购方的要求，无论是省内还是跨省，均提供免费的无缝迁移服务。

申报机构名称（盖章）：xxxxxxxxx有限公司

2021年12月6日

9、强化安全规定与标准

承诺函

致：（北京国际贸易有限公司）

我方庄严声明：在参与应急管理工作的大数据工程项目——自然灾害监测预警信息化系统中，针对应急管理部的应急装备实战推演系统终端装备及应急通信装备（项目编号：0686-2141C1291858Z），在初验完成后的三个月内，我们将全力配合应急管理大数据工程建设管理办公室实施如下活动：主要包括等级保护定级备案、等保测评以及商用密码应用的安全性评估，以确保项目的实施完全契合国家网络安全的相关规定。

申报机构名称（盖章）：xxxxxxxxx有限公司

2021年12月6日

10、设施标准与工作环境需求

（二）详细实施计划

1、过程控制

凭借我们健全的服务体系，我们确保向客户输送高效且优质的服务。通过多元化的服务途径与手段，我们致力于提供全方位的售后服务支持。

保修期产品质量保证

在质保期内，需方须确保配备经过专业培训的合格人员依据用户手册进行设备维护作业。对于因供方设备或软件存在的瑕疵，供方需无偿提供更换或升级服务。然而，若产品设备遭受诸如火灾、洪水、电磁干扰、强烈雷击或电力过载等不可抗力因素导致的损坏，尽管如此，维修责任归属供方，相关费用将由需方承担。

保修期内售后服务

本公司承诺，在设备的质保期间，将无偿提供包括设备维修、硬件替换以及软件更换在内的售后服务。对于在保修期或维护期内的同级功能软件升级服务，同样实施免费政策。

在保修期内，若机器遭受非正常使用（包括人为因素）或自然灾害（如水灾、火灾、雷电、战争、地震等）导致的损坏，本公司将酌情收取相应的维修费用。

系统维护服务

为了保障系统的持续稳定运行，我们提议在原项目组技术支持小组的基础上，与贵方共同构建一个专业的运维团队。我们将设立项目技术支持与服务中心，提供全方位的现场运维支持，以确保系统的安全运行。

运行维护队伍的人员配置和工作内容如下表：

角色	人数	服务内容
项目经理	1名	全面负责系统维护的协调和控制。
应用系统支持工程师	1名	选择具有相关资质和项目实施经验的系统分析工程师、程序员以及技术支持人员担任，负责日常保运、故障维护、应急响应和因功能需求变更产生的软件修改以及应用软件升级等工作。
高级技术顾问	若干	由公司内部相关领域资深专家组成。主要接收系统维护人员所解决不了的技术难题，由专家会诊提出解决方案，有必要需进一步联系原厂商的技术支持体系，以求圆满的解决。

系统维护内容

我们承诺由系统维护小组实施全方位的服务，涵盖系统软件、数据库、应用系统的维护以及文档的管理工作。

系统软件维护

我们的服务内容将包括软件提供商维护服务商的专业技术支持与维护，此外，我们还将额外提供以下服务：

我们的职责包括按月执行系统软件的常规核查，自验收完成之日起，每月至少进行一次，同步安装并应用最新的系统补丁和升级包，同时解决发现的相关问题。

对于系统软件可能遇到的系统故障或问题，我们承诺将迅速派遣技术人员前往现场提供即时响应。

数据库维护

监测服务

>网络连接监控

数据库应用是否正常运行

数据完整性

■数据库备份和恢复

系统备份

数据库的备份

数据库的恢复

安全管理

数据库系统漏洞的修补

>服务漏洞的修补

系统访问管理

服务访问管理

■性能调整

以下是数据库系统的关键关注点： - CPU与内存资源监控：包括利用率和性能优化 - 数据库设计优化：提升查询效率和存储效率 - 数据库管理优化：规程与维护策略 - 进程与线程状态分析：确保系统稳定运行 - 硬盘空间监控：预防存储空间不足的问题 - 日志文件管理：控制其大小并保持适宜的记录程度

该应用系统的评估涵盖以下几个关键方面：一是系统的可用性，二是响应时间的表现，三是最大并发用户数的承载能力，最后是针对特定应用的系统资源利用情况。

迅速定位并解决数据库运行异常（包括但不限于数据库无法正常运作、备份与恢复功能受阻、数据文件一致性遭到破坏等问题），随后立即提交详细的故障报告。

应用系统维护

■例行检查服务

每月按照规程对应用系统进行定期核查，自系统验收完成之日起实施这一制度。

检查内容

执行数据库服务器状态评估：详查数据库的运作效能。

检查现有系统配置详情：确认软件配置参数及其对应版本信息。

评估计算机监控系统用户端软件的运行状态：对各监控终端软件的运用情况进行详细核查。

评估软件系统的运行环境因素：包括网络操作系统的软件状态以及操作系统软件的稳定性检验。

■检查方式

构建定期核查流程：依据软件系统的检查时间节点，设计详尽的检查规划，涵盖如下要素：固定的核查周期、参与的团队成员以及详细的检查项目内容。

业主需在例行检查前三天提供确切的检查时间通知，我们将据此执行核查程序。

维护小组针对每位客户的每一次服务请求，特设专人进行接收、跟进，并以客户监控系统的最终确认作为服务完成的标准。

■检查结果处理

完成每次检查后，定会制作详尽的检查报告，内容涵盖所发现问题、当前系统的评估状况以及改进的提议。

所有经例检揭示的问题，如涉及所管辖的软件系统，将被我们迅速予以妥善处理。

确保每次维护操作均遵循标准程序，详细记录如下：故障详情、执行工程师的姓名、采取的解决方案、具体的实施步骤以及维护的最终结果。所有服务完成后的记录将被妥善归档，作为系统的宝贵资料留存。

■系统运行维护服务

面对应用系统的软件升级需求、模块替换、故障诊断或系统故障等情况，我们承诺将迅速派遣专业工程师前往现场提供即时响应。

2、高效文件管理系统

文档管理办法

目的

致力于提升公司文件管理的规范化水平，我们旨在优化质量管理体系，以便于文件的辨识、追踪与控制，确保文件存档的严谨性。通过实施统一的编号系统，我们将确保所有重要文件的独特标识，从而保障公司文件体系的顺畅运行。

范围

本公司的质量管理体系文件及接收的外来文件、资料的辨识工作，以及在质量管理体系运行过程中涉及的质量记录标识，均需符合相关要求。

责任

负责本企业的质量管理文件，包括起草、修订、审核、分发与保管工作。同时，收纳各方反馈，对相关文件进行适时的修改、废止、替换或销毁操作。

各部主管需切实履行其部门管理规定文件的实施职责，当评审过程中出现意见纷争时，他们应通过文件审议或集体讨论的方式提出意见和建议。

总经理承担本制度的审批与废止决策职责，并监督各部门严格遵循该制度的执行。

文档版本管理

1文档状态变迁规则

项目文档的状态划分为三个阶段：初始状态为"草稿"，完成评审流程后提升为"正式"。在对文档进行任何改动后，其状态转变为"修改"。当修改工作完成并通过再次评审后，文档状态恢复为"正式"。

2文档版本号

文档的版本号规则与文档的状态相关。

文档版本的初始形态标记为'草稿'，其版本号遵循VO.YZ的形式，其中YZ的数值范围限定在01至99。在每次修订过程中，YZ的数值应呈递增趋势。YZ的初始设定与增量调整，由文档的创建者或最近的修改人员自行决定。

(2)处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y,X为主版本号，取值范围为。Y为次版本号，取值范围为。

当文档初次转化为正式规格时，其对应版本标记为V1.0。

当文档的更新规模相对轻微时，我们建议适度提升版本号Y值，随着Y值的适当增长，X值也将相应提升。然而，只有当文档升级幅度显著增大时，才适宜直接增加X值。

文档的状态采用'VX.YZ'格式表示，其中在修订过程中，仅调整Z值，保持X.Y不变。当文档完成审阅并转为'正式'状态时，Z值置零，同时递增X.Y值。详细遵循规则(2)所述操作。

文档标识

项目的文档结构具有独特的标识，具体包括：项目标识-文档类别-日期编号-版本号/序列号。

项目象征标识：作为本计划的独特标识，该项目的视觉符号明确传达'XXXX'的属性。

商务文档：文档编号00，项目管理指南：文档编号01，技术开发详情：文档编号02

日期编号：文档创建日期；

版本号：本文档的版本号。

文档编号：四位数字标识，象征其在项目文档资源库中的唯一序列号。

以下是文档编码的一个实例：RDXM-01-20111111-V1.0/0015

项目文档管理制度

本项目文档依据其内容特性划分为三个主要类别：商务文档、项目开发文档及项目管理文档。

其中，项目商务文档有合同及附件、招标书、投标书、技术方案、谈判会议纪要、厂商报价清单、厂商技术方案、厂商授权书、财务的制度等：项目开发文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试记录及测试报告（单元测试、业务联测）、用户使用手册、培训材料、项目相关专业文档、技术验收报告、业务验收报告及其它相关文档；项目管理文档有项目章程、项目管理计划、项目范围说明书、WBS、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件。

文档安全与保密措施的分级管理

I级：具有比较高的保密需求，仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意，包括各种项目商务类文档、各类软件授权许可。

文档分级：限于项目团队内部访问的保密文档，主要包括需求规格书、系统分析与设计文档、开发文档、测试文档等关键开发资料，以及项目成本管理等相关文件。如遇工作或业务需求需对外发布，必须经过严谨的审批流程方可执行。

一级：涉及普通保密性质的文档，常规业务流程文件及普通审批流程文件，例如项目规划、项目进度报告等。

项目文档归档

项目经理在项目实施阶段，需着重关注项目文档的创建、编排与保管，以确保项目档案资料的完整、真实、可靠及一致性。

文档管理流程如下：  1. 项目组文档管理员在文档管理服务器上创建并维护文档存储目录，确保所有成员的访问权限设置为只读。 2. 项目经理及其指定人员需遵循文档命名规范，定期将项目相关文档提交给文档管理员进行处理。 3. 文档管理员接收到文档后，进行审核无误后，将文档上传至文档管理服务器，确保信息的准确与安全存储。

项目负责人需与文档管理员协同，定期进行文档的完整性核查，包括质量评估、名称合规性审查，以及确保所有文档的齐备性。

项目文档调阅

为确保工作流程，员工如需查阅文档，须履行借阅程序。具体步骤如下：首先，借阅人需填写附录一所列的《项目文档借阅单》。随后，该申请需经借阅者所属项目组经理的审批。审批通过后，文档将递交至相应项目组的文档管理员。最后，经本项目组项目经理的审阅确认，方可授予查阅权限。

权限管理规定如下：所有文档的访问权限设定为读取模式。针对电子文档，应设定明确的使用时限，期满后自动撤销查阅权限。对于纸质文档的借用，借阅人需在规定期限内完成归还。如需延长借用时间，须按照程序办理续借手续。

第十条：项目文档的存档形式主要包括电子和纸质两种，基本原则倾向于采用电子存储。对于电子文件，建议优先转为PDF格式，并设置为锁定状态，即限制为'不可编辑'和'不可打印'。同时，务必确保所有电子文档免受病毒侵害，保障数据安全。

项目组文档管理员在第十一项职责中，需对所有项目文档进行详尽核查，确认无误后正式接收并接收电子与纸质文档，标志着项目归档流程的终结。如发现任何清单或文档不符合归档标准，管理员有权要求责任方修正和完善，直至完全符合归档规定。

项目文档的统一保管由专人——文档管理员负责，他们确保按照规定定期进行刻盘备份，从而保障归档项目文档的安全与可靠性。

档案日常管理

(一)借阅

1、借阅手续：

当部门经办人员需因业务需求查阅档案时，须经其所在部门主管提交书面申请，由档案管理员办理借阅手续。经办人在公司内部的借阅记录表上必须亲笔签名确认。

档案管理人员在收到借阅申请后，经过核实，从相应档案库中提取所需文件，并在借阅登记簿上详尽记录下出借日期及预期归还日期，以确保及时进行归还提醒。

档案在归还过程中，经档案管理员细致核验无误后，将被妥善收纳至相应档夹，同时注明归还日期，并更新借阅记录的操作。

档案的借用需严格遵守规定：严禁转借、解体或替换，禁止对档案造成任何损坏，如划痕、涂鸦或撕页。未经官方许可，不得私自复制或摘录档案内容。

如借阅人因工作需求需对文件进行复制或摘录，须由相关部门主管提交书面申请，经办公室主任审核并予以许可。

规定期限内，借阅人应当及时归还所借档案。在有其他人员需借阅相同资料时，须更新借阅登记手续，严禁私自转让或接收档案。

(二)销毁

1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 《档案销毁清册》需永久保管。

档案中存在以下四类即使保管期限已满但仍需保留的情况：一是未履行完毕的债权债务；二是尚有未了结事项；三是处于建设阶段的建设项目档案，经评估具有保存参考价值的；此类档案应独立整理成卷，直至相关事项终结。

(三)移交

档案的移交工作需经过以下步骤：首先，档案员需编制详细的《档案移交登记表》。接下来，该表格需经公司负责人审阅并签署批准意见，同时指派专人作为监交人。在满足这些条件后，方可进行档案的正式移交。在《档案移交登记表》中，必须详细列出：移交档案的目录、公司负责人的审批意见、移交方、监交人以及接收方的签字确认，还包括移交的具体时间和合理的移交理由。

在办理移交手续时，需根据清单逐一核对；完成交接后，双方应在清单上签字确认。《档案移交登记表》应制作两份，一份由移交方保留，一份由接收方留存，并确保永久妥善保管。

(四)保密

档案室的主要职责在于统筹管理公司累积的所有文件资料档案，确保其完整性和安全性。同时，积极履行档案的提供与利用服务。未经授权，任何非相关人员严禁进入。

档案管理人员应坚守职责，严守纪律，恪守保密原则，确立全心全意服务于公司各项业务的宗旨。他们需积极主动，确保提供档案资料的精确性和时效性，以满足利用者的需求。

任何人员在未获许可的情况下，均需尊重并妥善保管档案室设施设备，禁止擅自使用或无序翻阅。

3、公司架构详情

实施人员组织规划及参与人员简介

项目经理简历表

姓名			年龄			专业		无线电技术
学历			职称			当前岗位		技术负责人
工作单位				从业年限
已完成的服务项目情况
业主		项目名称			时间		质量