档案整理与搬迁服务方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

第二章 全面的档案迁移规划

阐述档案信息管理系统档案室通风系统设计档案室搬迁注意事项档案搬迁工作方案智能密集柜提供

第三章 档案离线管理方案

设备拆除服务流程： 1. 档案架密集柜的拆卸操作 2. 空调系统的移除与安装准备 3. 双柱标准密集柜的拆卸步骤 4. 设备拆除的基本原则与执行指南 5. 拆卸过程中应注意的事项与安全规定

第四章 运输服务方案

提出运输组织机构运输人员管理运输目标与原则档案架密集柜运输服务方案运输安全管理制度

第五章 高效档案转移与存储解决方案

包括搬运作业注意事项搬运服务原则搬运作业流程手动档案密集架安装流程档案室空调安装流程档案搬运人员制度

以下是章节内容概述： - 验收服务方案详解 - 搬迁过程中的质量保障策略 - 售后服务的详细规划 - 项目紧急应变预案 - 公司内部管理规定与规章制度 - 项目管理团队的组织架构 - 设施设备的全方位管理计划

敬请注意：在编制过程中，务必将内容根据项目具体情况进行相应调整。

第一章 创新项目执行策略概述

第一节 需求理解

一、明确项目预期成果

鉴于XX档案室已满载，其密集档案架使用率已超过百分之XX，导致无剩余空间可供利用。因此，委托XX搬迁公司执行任务，即将XX档案室的总计X份文件转移至本地区的新址——XX档案室。

我司承诺执行如下档案操作流程：原始资料的卸载、封装整理为成包作业，随后装袋并安全运送至指定的搬运目的地。预计需进行XXX次搬运，总计涉及档案数量为XXXXX袋。我们计划在XX天的时间框架内顺利完成所有档案的拆封与上架工作。

二、我们的服务承诺与准则

1.有效作业原则

作业的有效性原则强调，实施的装卸搬运活动应严格必要，力求削减非必要的操作，确保只执行有益的工作，避免无效劳动。

2.集中作业原则

优化作业场地布局与集中处理核心作业对象。在适宜的条件下，我们将对分散的小型作业区域进行整合，旨在提升装卸搬运设备的配置效率和利用率，从而增强整体的机械化作业能力。

并优化作业流程布局，旨在提升工作效率。其中一项关键措施是将零散的货物整合成规模化的集装单元，以此进一步提高作业的执行效率。

3.简化流程原则

优化装卸搬运操作主要涉及两部分内容：首先，致力于确保作业流程在时间和空间上的无缝衔接；其次，着重提升货物承载的动态效率，增强作业灵活性。

4.安全作业原则

在装卸搬运作业流程中，鉴于频繁出现的安全隐患，强调作业过程中的绝对安全至关重要。这涵盖了对人员安全与设备安全的双重保障，目标是极力降低事故发生的可能性。

5.系统优化原则

装卸搬运作业的组织策略首要是追求其合理化的实施，其核心目标在于系统整体的优化。为了实现这一目标，应充分挖掘系统各组成部分的效能，通过评估作业的质量、效率、安全及经济效益等多维度审视装卸搬运系统。

三、详述服务详情

1.下架服务

XX搬迁服务企业已精心制定详细的下架作业计划，明确了各班次的负责人、配置的人力资源及其职责分配，确保每位员工充分理解其任务及下架操作步骤。

XX搬迁公司对每一份档案实施双份编制，详实记录在《档案盘点清单》中，其内容涵盖了日期、编号、文献标识、档案分类号、移交责任人、接收责任人、随行监督人员及搬运操作人员等关键信息。

(3)下架流程为：

1)核对《档案盘点清单》。

2)按清单将档案依次下架。

确保档案装箱过程中，每箱的正面和侧面均需清晰标明'箱号'以及所包含档案的起止档号。同时，请为封装的箱子编制独立的顺序编号。

4)在《档案盘点清单》上签名。

XX搬家公司配置齐全的下架设备包括：包装袋、包装箱、标记用油性笔与签字笔、标签、封箱胶带、专用封箱器以及剪刀等必要工具。

在下架操作中，务必轻手轻脚，确保档案完整无损。

2.搬运服务

项目车辆配备标准需为厢式安保货车，并确保配备备用车辆以备不时之需。

运输标准规定：所有运输车辆须确保采用箱式密封式的安全运输模式。

3.上架服务

XX搬迁服务企业已规划严谨的上架作业方案，明确了各班次的负责人、配置的员工人数以及详细人员部署，确保每位工作人员充分理解其职责和上架操作程序。

(2)上架流程为：

1)核对《档案盘点清单》，

2)按清单将档案按顺序和箱号依次上架，

3)在《档案盘点清单》上签名。

XX搬家公司配备齐全的上架设备，包括签字笔与剪刀等常用工具。

在上架操作中，需谨慎细致地处理，确保档案完整无损。

4.验收服务

在执行搬迁工作时，务必严格遵照国家、行业的法律法规及相关规定，坚持以安全为本，兼顾美观。搬迁过程中，必须全面贯彻实施国家、行业及地方现有的关于安全、防火、环保、建筑、电气等相关领域的现行标准和技术规范。

在施工过程中，必须坚守建筑物原有的安全与完整性，任何改动必须尊重承重结构的原设计，严禁对外立面造成破坏。对于必要的安装孔洞，务必在搬迁拆迁后恢复至原有的外墙美学标准进行修复。

产品质量需严格契合相应的标准规定，包括质量控制和设计规格的要求。

对于需遵循特定规定使用的材料制品和设备，务必遵照其产品手册中的指示操作。

四、目标服务群体

XX项目XX市XX档案馆。

五、服务要求

搬迁档案馆的档案是一项严谨的、以确保安全为核心的系统性任务，任何疏忽都可能导致档案的遗失或损毁，从而对国家财产构成潜在威胁。

档案馆规模宏大，馆藏丰富，其历史渊源深厚且管理体系完备。馆内珍藏的档案种类繁多，时间跨度跨度广泛，主要包括文书档案、会计档案、声像记录以及公证文件等各类重要文档。

鉴于紧迫的搬迁时限与繁重的工作任务，鉴于我单位技术人员资源有限，为确保档案迁移工作的安全、高效进行，我们决定聘请专业的档案迁移服务公司，负责档案的整理打包、鉴定、废弃无用部分及最终的馆藏迁移工作，以实现目标的顺利达成。

(一)搬迁原则

要求中标供应商团队秉持全局观念与安全责任感，严格服从整体部署，确保高效、安全并优质地履行其职责，如期达成档案迁移目标。在XX市档案馆的全面搬迁项目中，坚决避免延误，保持领先地位。

保障档案完整与保密：严守档案在搬迁全过程中不遭受任何损坏、缺失、遗失或泄密，切实维护档案安全。

遵循时效性要求：搬迁作业将分阶段执行，以确保在既定时间内顺利完成，并顺利恢复日常运营事务的正常运行。

(二)搬迁程序

中标供应商需在项目迁移前筹备充分，组建专门的搬迁团队，并明确各成员的工作职责，实施责任到人的管理体系。

中标供应商需指定专门人员严谨负责仓库档案的系统性整理工作，包括逐项编号，细致盘点，随后进行规整封装，确保账物相符。

实现档案系统集成后的档案整理、装盒、印章应用并完成上架操作。

在旧库房退架流程中，首要步骤是整理并按编号装箱，搬迁过程中需实施全程监督，搬迁完毕后则需依照既定顺序逐一重新上架，以确保档案资料的安全无虞。

根据新库房的地理位置，我们精细策划了档案陈列区域。在档案转移过程中，我们将实施专人全程监督搬运人员的操作，确保平稳搬运并顺利完成，同时在新库房设立接应人员进行交接。

完成档案资料搬运作业后，资料将被系统性地集中分类，并进行详尽的检查与登记。如条件允许，此过程可与搬运作业同步展开。

7.档案上架后做好整理、核对和统计工作。

在搬运档案的过程中，中标供应商需展现出高度的服务热忱与周到，确保物品在运输全程中保持完好无损。他们必须采用符合安全标准及安保规范的搬运设备，准确地将档案运送至预设的存放位置并上架存储。

第二节 创新服务策略构想

一、项目概况

实施对现有馆藏档案的全面核查，包括精确清点、标识、赋予编号、严谨核对、完整登记，并确保其环境卫生的维护与整理。

实施馆藏档案的安全转移作业流程，具体涉及档案的下架、封装于专用箱体、标签粘贴、详细核查、交通运输以及妥善搬运等环节。

(三)对入库档案进行全面消毒。

(四)对新馆库房档案排架进行科学规划。

对迁移至新馆库房的档案实施整理归置并进行上架陈列。

实施针对新馆实体档案的标签粘贴规范

二、项目规格与需求

(一)工作要求

档案的盘点工作精细入微，确保统计结果的客观性、精确性和完整性。

确保档案迁移过程中的安全性，目标是实现档案的无损、无丢失、保密不受侵犯。

科学构建档案管理体系，确保全宗分类有序，排列井然，充分利用空间

(二)工作人员要求

全程监督过程中，监督检查人员对清点、核查、登记、装箱及搬运作业实施严谨把控。

统计结果经由清点统计人员与监督检查人员双重核查，确保准确无误，遇到问题立即进行妥善处理。

确保所有工作阶段严格遵守无烟火规定，同时监督项目执行方人员履行禁烟职责。

三、详述项目详情

县档案馆已向各部门及各乡镇（街道）正式发布书面公告，关于馆舍迁移的相关事宜，明确在项目收尾阶段将暂停实体档案的查询与外借服务。

整理并装订齐全的档案清单，确保封条印制并已加盖公章，作为备用。同时，对新库房需进行系统化的空间规划，依据档案全宗的特性进行区域划分。

在档案移库前，我们需对馆藏档案实施详尽的清点与盘点操作，包括核查、详细登记并装箱，随后按照出库流程进行有序分类陈列。

根据工作人员配置与运输工具，科学规划每日的档案迁移作业，确保操作平稳、有条不紊。在出库运输阶段，完成档案装箱并装载车辆后，严格按照预定路径执行，确保档案全程安全送达新档案馆的指定收纳区域。

在档案迁移至新馆的过程中，搬运团队严格按照流程操作：首先，有序卸下档案箱，然后逐一搬运至预定的存储室。经过详细清点核对，确保与原有出库记录相符后，再由工作人员将档案箱整齐上架。

四、项目清单

（一）办公家具、设备搬迁

序号

产品名称

单位

数量

备注

1

长台

张

2

2

办公台

张

25

3

办公椅

张

24

4

电脑

台

27

其中1台没有显示器，国产电脑12台

5

扫描仪

台

6

声像技术部3台、机房3台

6

打印机

台

20

资政服务部5台、处室5台、办公室6台、声像技术部2台、收集保管部2台

7

目录柜

套

5

资政服务部2套、收集保管部3套

8

碎纸机

台

6

各部（室）各一台

9

茶几

张

11

声像技术部2张、办公室2张、资政服务部2张、收集保管部5张

10

风扇

台

8

11

文件柜

套

17

办公室4套、声像技术部6套、资政服务部2套、收集保管部2套、机房3套

12

防潮柜

套

1

声像技术部

13

消毒柜

套

3

办公室

14

茶水柜

套

7

办公室、收集保管部

15

保密柜、保险柜

台

3

办公室2台、收集保管部1台

16

沙发

套

8

办公室2套、收集保管部2张（长）

17

展板

件

52

18

移动硬盘

批

1

声像技术部

19

影音、摄录设备及配套器材

批

1

声像技术部

20

手提电脑

台

2

声像技术部1台、办公室1台

21

长台

张

4

声像技术部1张、资政服务部1张、收集保管部2张

22

光刻机

台

1

声像技术部

23

相册制作设

台

2

声像技术部

备

24

会议圆桌、椅

套

1

椅子15张

25

投影

套

大会议室

26

办公椅

张

20

会议室

27

复印机

台

2

收集保管部1台、办公室1台

28

机房设备

批

1

监控设备服务器2台、机房机柜5只、电源设备3件、服务器3台、交换机3台、废弃设备1批

29

档案消毒机

台

30

空调机

台

3

消毒室、特殊载体库房、陈列室

31

茶水柜

只

3

1、3号库房

32

茶几

只

1

1号库房

33

办公台

张

1

2号库房

34

推车仔

台

3

35

梯子

台

2

36

温湿度钟

只

4

（二）密集架拆装

序1产品名称号

规格型号

单位

数量

备注

1号

手动橱式密集架拆

6组1列52列

组

624

4个团体。包含拆装、打包、重新设计布局及安装调试、上下楼货车搬

库房

装

运、运输、税收、保险、现场卫生清理（垃圾清理到办公大楼指定地方）等。

2号库房

目录柜

4组2排

组

30

包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、拆卸、安装调试、陈列等。

3号库房

手动橱式密集架拆装

6组1列26列

组

312

2个团体。包含拆卸、打包、重新设计布局及安装调试、上下楼、货车搬运、运输、税收、保险、现场卫生清理（垃圾清理到办公大楼指定地方）等

实物档案特藏库房

手动橱式密集架拆装

3组1列7列特殊规格

组

21

1个团体。包含拆卸、打包、重新设计布局及安装调试、上下楼、货车搬运、运输、税收、保险、现场卫生清理（垃圾清理到办公大楼指定地方）等

新安

轨道定做

专用轨道定做

M

410

轨道：预埋式轨道，轨座采用≥1.8mm不锈钢板，一次成型。路轨采用20

装

×20mm实心不锈钢，路轨两顶端设有限位装置，防止底盘脱轨。

新安装

轨道切槽

国标

M

410

包含铺设安装调试轨道、打地板切槽、放线、水平定位、税收、垃圾清运（垃圾清理到办公大楼指定地方）等。

7

易损配件

批

密集架专用配件

（三）实体档案搬迁项目

序号

产品名称

规格型号

单位

数量

备注

1

档案实体

1、2、3号库房

件

158421

45574卷。统计至11月25日。含档案搬运（新馆为电梯、老馆为楼梯踏步）、临时集中上架、后分批消毒（业主提供消毒设备）、后上架、编号及登记工作。税收、现场卫生清理等

2

图书资料

册

2655

包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、陈列等。

3

报纸

册

383

包含打包、上下楼货车搬运、

运输税收、保险、陈列等。

4

期刊

件

4659

包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、陈列等。

5

资料

件

6097

包含打包、上下楼货车搬运、运输税收、保险、陈列等。

6

实物档案

件

991

包含专业打包、搬运（上下踏步楼梯）、运输、税收、陈列、现场卫