食材专业供应服务项目技术解决方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 


 


投标文件

项目名称：食材专业化配送服务公开招标

招标编号：***

投标人：***

7.3.服务基础与目标设定

7.3.1.详细服务参考

7.3.1.1.定制化服务详细规划

我们提供全天候24小时的客户服务热线，确保在最短时间内由值班经理高效响应并解决您的所有疑问。此外，每位客户都配备专属客户服务专员，他们随时待命，可提供上门服务以满足您的个性化需求。

我们将严格确保所有货物按照贵单位规定的时间节点顺利完成交付，包括白天可能的临时增补货物。

我们将委派经验丰富的送货人员，确保高效地完成交付，不会延误贵公司的宝贵时间。

每日电话联系，每周三次实地访问，客户服务团队致力于与尊贵的客户保持紧密沟通，以便实时掌握您的需求及宝贵的建议，确保每个需求和建议都能迅速得到妥善处理。

在遇到因季节变动或其他突发情况导致的市场供应短缺问题时，我们承诺将迅速与客户沟通协调，确保食材的及时配送。

对于客户提出的问题与投诉，我公司将予以详细记录并立即进行处理。当天，我们将向客户作出回应，并公开披露处理结果。

我们每月都会组织部门主管亲临贵单位，就提升与优化的议题进行深入交流，积极征求您的宝贵意见和建议，共同探讨实施持续改进措施，致力于实现互利共赢的局面，并全力支持贵单位的后勤保障工作。

7.3.1.2.详细服务实施方案

为了确保贵方的食材采购体验既便捷又经济实惠，我们公司致力于提供绿色健康且高效的食材配送服务，为此我们将实施一系列举措。

我司供应的产品严格遵循行业质量标准，确保无任何掺假、变质、异味或过期问题，均标注生产日期与有效期。我们坚决杜绝伪劣、假冒及未经认证的不合格产品进入食堂。承诺所有供应的产品和食品均符合国家法定的质量标准、相关行业规范，并满足甲方的特定需求。

我司已建立健全包括食品采购验收制度、场所环境清洁管理制度、设施设备卫生维护规程、清洗消毒规程、员工个人卫生规定、员工培训体系、加工操作标准以及投诉处理机制在内的多元管理体系，确保运营过程中的品质控制得以有效执行。

我们将严格遵循您提供的《采购清单》中的食品质量和数量要求，确保准时送达您指定的地址，响应迅速，随时待命以满足您的采购需求，并将商品直接送达指定位置。

我司拥有专属仓储设施，并特别设立缺货与补货应急响应团队。同时，我们组建了专门的客户服务配送团队，配备了专用运输车辆，指派专人负责联络。我们承诺在接到贵公司的临时需求后，将在24小时内积极响应，严格按照贵公司的指示进行补货操作。

我单位对本次采购项目的物流保障给予高度关注，特安排专用运输车辆及专业人员进行严谨配送，以确保贵公司所需物资能及时且充足地送达指定位置。

7.3.1.3.运输过程中食材出现损坏的处理方案

为确保在配送流程中有效应对食材损坏的问题，以满足并提供优质服务给客户，特此制订本规定。本制度适用范围涵盖食材损坏的情形。

物流配送中心的主要职责在于执行补货期间的物资采购与配给，并确保货物能迅速准确地送达。在货物运输过程中，如因责任归属不清导致的任何损失，司机需承担相应成本价50%的经济赔偿责任。

根据具体补货需求实施迅速而精准的补货策略。

如我方供应的个别货物未能达到采购方的验收标准，采购方有权拒绝接收。我方保证按照招标人设定的配送时间准时送达食堂。

我方保证严格遵照招标文件，提供与订单规格相符的配菜类别和数量。在实际采购过程中，若遇天气等因素导致部分叶菜类品种无法达到预期的数量和质量标准，我们将酌情采购性质相当、价格相当的替代品。超出规定范围的品种，我方将自行带回，不计入结算范畴。对于任何短缺的部分，我方承诺按照招标人的具体要求进行补充。

1. 我方确保所有品种的重量将以经双方共同确认并过磅的净重为准，该确认结果作为最终结算依据。 2. 我方保证所提供的货物质量严格符合国家食品安全与卫生的相关规定。 3. 我方承诺每日提交所供蔬菜的农药残留检测报告，以供查验。

若退货规模较大，超出我方补货能力，经友好协商，采购方需自行履行采购职责。如我方未能在退货后的规定时间内提供补充货物，将按照该品种当日货款的20%支付采购方违约金，采购方有权动用我方的履约保证金进行紧急采购。对于单批商品中质量不符合要求的部分，如其总额占该批总价的30%以上，除退货外，我方承诺支付20%的违约金。若此类情况在一个结算周期内发生两次或以上，我方将被视为违约，采购方有权暂停或取消我方的供货资格。此规定不适用于因不可抗力因素（如恶劣天气导致的蔬菜总体质量下降）引发的情况。

客户反馈渠道：客户可就补货的诸多方面向市场部客服或现场配送人员实时反馈，具体涉及补货时效、产品品质、数量/重量及服务表现。对于客户的任何投诉或建议，我们将积极响应并持续改进，致力于达成客户完全满意的承诺。

7.3.1.4.食品安全留样规定

确保所有食品样本均需由专人管理并实施留样，同时需编制《食品留样记录表》，详尽记录过程

确保每餐食材的留存，每份样品重量不得少于100克，应分别盛于已消毒的器皿中。样品食品在冷却后，需用保鲜膜封存（或加盖），随后立即将其置于无菌食品储存盒内，以防止污染。所有留样食品需标注清楚菜品名称、采集日期及指定存放区域。规定期限内，样品食品需保存48小时，满期后方可进行安全处置并销毁。

专设留样冷藏设备，其温度调控在0℃至10℃区间，明确规定留样冰箱仅用于存储与样品相关的食品，不得放置任何无关的食品。

食品样品的采集应在操作流程中或加工完毕时进行，禁止特别定制的样本获取。

为确保食品留样的卫生要求，建议使用带盖容器盛放，每次实施留样程序前务必对容器进行彻底清洗并消毒处理。

样品应分开存放，确保各间有一定的间距，禁止重叠放置，以防止样品食品之间的交叉污染。

食品留样操作须严格遵循无菌原则，确保样品标签粘贴完整。在留样食品冷却处理完毕后，应将其放置于专用冷藏设备中，并同步完成详尽的留样记录，内容涵盖留样食品名称、样本量、采集时间、执行留样任务的人员以及审核人员的信息。此类记录的留存期限需不少于12个月，以备随时接受核查。

在遭遇食物中毒或疑似情况时，应迅速提交留存样本，积极协助监管部门进行调查处置，确保不阻碍或干涉事故调查工作的正常进行。

配送食品原料留样冰箱要求上锁。

对违规行为，追究责任，按有关规定处理。

7.3.1.5.处罚机制详情

(1)说明

为确保食堂食材供应的合规性，以及对公司产品的责任履行，防范食品安全风险，我们遵循《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国食品安全法实施条例》及《食品工业企业诚信管理体系(CMS)建立及实施通用要求》的相关规定，根据公司实际情况，特制定了严格的自我约束和纠正措施。

本公司生产的商品在供应消费者作为食物摄入过程中，如发生食品中毒或其他源于食品的健康问题，将被视为食品安全事故。

本责任追究制度秉持公开、公正的宗旨，贯彻无过不纠、罚当其罪以及教育与惩戒相统一的原则。

食物安全事故按涉及人数、死亡人数、发生场所等分为重大食品安全事故、较大食品安全事故和一般食品安全事故。重大食品安全事故：死亡人数1人以上；出现中毒症状50人（包括50人）以上。较大食品安全事故：出现中毒症状人数30—49人（包括30人）。一般食品安全事故：出现中毒症状人数30人以下。

公司采用总经理全面负责、质量副总专项监督，品质部具体执行的食品安全管理体系，确保责任明晰且高效运作。

本公司CMS体系领导小组负责组织并实施责任追究工作。

(2)案件调查的目标和涵盖范围

因各部门及生产厂在食品卫生安全管理工作中未能有效执行或执行不当，导致出现食品安全事故，特别是涉及重大事件的责任人，将依法承担相应的行政与经济责任。

针对一般性食品安全事故，品质部管理人员、生产部管理人员及直接责任人应承担相应责任；在较大食品安全事故中，质量副总、品质部负责人以及各级相关人员和直接责任人需负起问责；而对于重大中毒事故，总经理将依法承担主要责任。

7.3.1.6.安全保障策略

(1)企业机密保护政策

项目参与人员需具备以下素质：坚定的政治立场，精湛的专业技能，对党和国家的忠贞可靠，严明的纪律约束，以及牢固的保密意识。同时，个人需无任何犯罪行为和不良的职业道德记录。

对于本项目相关联的人员实行回避制。

所有相关人员应对在各项业务活动中产生的，包含国家机密及甲方商业秘密的文件资料，负有永久性的保密承诺。此外，咨询人员亦需对其所了解的任何其他保密信息承担永久保密义务，无论合同是否已执行完毕。

所有相关人员及有关同仁须对掌握的国家机密以及工作中涉及的秘密严守秘密，严禁任何方式的泄露或散布。

设立独立的项目专用办公室，确保所有工作人员在执行任务期间严格遵守，禁止携带任何与项目相关的文件资料至非工作场所。项目结束后，要求完整归还所有资料，严禁通过复印或照相等方式进行任何形式的私有化存储。

项目资料将独立归档，设立专用档案室，并指定专人实施保管，确保仅限项目相关人员查阅与接触。

确保严格遵守档案废弃规程，对于项目相关资料档案的废弃处理，应及时并执行，同时由专责人员负责进行相应的分类存档记录。

实施严格的保密责任制度，确保专人负责并切实执行，明确规定出现问题的责任归属，必要时将依法追责。

在新员工入职并签订劳务合同时，我司要求他们同步签署《保密协议》，以确保对委托单位的忠诚及对公司相关资料的严格保密。

如我司有幸中标，承诺在与贵单位缔结合同之际，同步签署一份《保密协议》。

(2)强化信息安全保护策略

我司积累了丰富的同类项目经验，装备有先进的保密设施，并严格遵守一套完善的保密管理制度。在过往的实践中，无论涉及国家政治经济核心机密还是企业内部事务，我们始终严谨对待保密工作，确保万无一失，未曾出现任何泄密事件。我们将以高标准履行保密防护职责。然而，若中标，我们将视本项目为新的挑战，将其保密相关任务视为全新的战场，通过制度的完备、措施的严密以及行动的自觉，全力以赴履行所有承诺。

公司将严格遵循《中华人民共和国保密条例》的规定，坚决保障项目中涉及的用户单位及公司机密的安全性，防止任何非授权泄露。采取专人负责的点对点保密管理模式，确保制度完备，任何违规行为都将依法追责，责任落实到具体责任人。

(3)严格保密规定

遵循'积极预防，突出重点，兼顾保密与工作效率'的原则。积极预防强调在保密管理中，务必强化预先防范措施，严格实施并确保其落地，以此减少信息泄露的风险。在实际操作中，保密工作的核心策略应侧重于预防，提前采取行动，竭力消除可能导致泄密的所有隐患，堵塞潜在泄密途径，提升保密安全等级，有效防止泄密事件的发生。对于本项目，保密责任需全员承担，形成共同维护的机制。

7.3.2.服务工作目标

我司庄严保证：将竭力提供最卓越、专精的食材配送服务，致力于为本项目塑造出无与伦比的洁净、宜人的环境卫生。同时，我们持续提升食材配送的效能与品质，为此制定了如下关键绩效指标。

我司郑重声明：全面契合招标文件中列举的所有商务及技术规格是我们坚定的承诺。

7.3.2.1.明确的全局目标

序号

指标名称

目标指标

管理指标具体内容

 

工作满意度

99％以上

上级领导、产品采购单位对我们的管理团队提供的服务感到满意。

2

创建工作

100%

全体员工百分之百地努力做好各类创建工作。

3

安全事故发生率

0

要求持证人员必须持证上岗，作业期间遵守各种规定，做到无重大安全事故发生，防微杜渐，防患于未然。

4

安全事件处理及时率

100%

安全事故杜绝在事发前，建立跟踪、回访记录。

5

客户投诉处理及时率

100%

按客服程序做细各项工作，提高管理人员素质，协调关系，服务于采购方，及时处理客户投诉。

6

员工上岗（培训）合格率

100%

培训合格的上岗人员。培训方式，集中培训与个人自学相结合，每半年轮训一次。

7

车辆消毒率

100%

配送车辆洁净卫生，做好消毒等工作。

8

违章发生率

1％以下

建立巡视制度，跟踪管理，服务投诉少于1％，有责零投诉。发现违章及时处理。

9

档案资料建立完好率

100%

员工在岗率达100％；建立资料库，档案齐全，管理完善。

7.3.2.2.公司的总体追求

序号

项目

目标

统计方法

1

顾客满意度

99％以上

通过客户满意度调查表计算

2

采购合格率

100%

采购物资合格数／采购总数＊100％

3

一次性交验合格率

99％以上

当月交验合格批数／交验总批数

7.3.2.3.质量管理目标详细分解

序号

部门

质量目标

统计方法

1

项目部

培训计划达成率100％

培训次数／计划培训次数＊100％

文件发放准确率100％

发文准确次数／发文总次数＊100％

采购合格率100％

采购物资合格数／采购总数＊100％

采购及时率≥98％

采购物资准时数／采购总数＊100％

顾客满意度≥99％

通过客户满意度调查表计算

每月客户投诉≤1％

通过客户投诉计算

一次性交验合格率≥99％

当月交验合格批数／交验总批数

每月初，项目部需对上一月份的质量目标进行统计，并于5日前将汇总的结果提交至综合办公室。

7.3.2.4.企业及其各单元的环保愿景与指标

固体废弃物分类处置100%；

火灾事故0；

噪声投诉事件为0。

7.3.2.5.企业及其各部门的健康与安全目标

火灾事故0；

交通事故0；

触电事故0；

机械伤害0；

高空坠落事故0；

物体打击事故0：

噪声伤害为0。

7.4.机构架构与职责分配详图

7.4.1.机构框架设计（框图）

7.4.2.职务描述与责任

7.4.2.1.项目管理负责人

项目经理负责，对本项目的工作负全面责任。

依据总经理室既定的工作规划与需求，明确本项目的宗旨、任务分配以及相应的执行策略。

项目责任制度明确后，组织并由专人负责实施，同时进行有效监督。

负责对项目内部问题进行深入调查分析，并据此提出具有针对性的制度优化建议。

确保公司各项管理规定的有效实施，对本项目的全面执行情况进行严密监督。

负责本项目员工的考核与奖惩。

7.4.2.2.专业财务团队

(1)财务出纳职责

负责日常现金及支票的收付操作，确保及时转账至对应账户，对各类报销凭单实施严格的审核流程，对于手续不完整、单据不符合规定或原始凭证信息不齐全的情况，将予以退回。

严格执行现金管理规定，日日编制现金收支凭证，坚持每日清算每月总结，杜绝白条抵充库存的现象。妥善保管现金，确保其完整无损，任何库存短缺将由责任人承担相应责任。

严谨管理空白支票，并严格按照程序执行支票领取流程，确保按照规定进行签发。

负责对提交的结算收付款报单进行严谨的审核，并依据审核结果编制相应的会计凭证。

确保每日统计数据的准确无误，并于每月末及时完成项目部以及公司分配的各项统计报表和经营业绩报告的编制任务。

做好财务部经理交办的其他工作。

(2)项目审查

执行会计凭证的审核、汇总作业，并录入收支类明细账簿。

月末负责计提各项工资基金及税金。

每月末需编撰如下财务报表：损益表、补充信息表格、费用明细表、社会性费用专项报告、内部经营收益状况表以及应收账款账龄分布分析表。

执行月度银行对账单核查程序，整理并解决未结算的账务事项，生成完整的银行调节表。

做好财务部经理交办的其他工作。

(3)会计记录

承担非收支类明细账的记录职责，同时负责现金流量明细账的登记工作。

负责在月底编撰资产负债表、现金流量表及纳税申报相关文件。

确保及时完成公司内部的核对任务，随之填写《内部往来核对确认单》，以严谨的态度履行职责。

负责本单位的职工公积金日常管理工作。

做好财务部经理交办的其他工作。

(4)发票处理

在核对账目后，依据送货单和对账单开具相应的增值税发票或普通发票。如遇送货单与对账单内容不符的情况，应立即与配销部和结算部沟通，并据此编制准确的会计凭证。

负责根据购入副食品等商品的进货成本，开具相应的税务发票，并生成相应的会计处理凭证。月底时，还需进行成本的结算与转移。

确保增值税发票的登记、签收与发放工作的顺利执行。

承担增值税发票与副食品等相关收购票据的购置、储存以及税务申报的管理工作。

做好财务部经理交办的其他工作。

7.4.2.3.采购管理策略

(1)职责划分与职能描述

致力于引进优质货源，拓展并优化供应商阵容，同时有效实施供应商信息管理和严谨的合同监管。

确保按照订单的规格，高效、精准地实施采购任务，成功锁定优质货源。

负责进场食材的管理。

(2)职务描述

(2.1)合同

以下是必需的文件清单： 1. 客户详细资料手册：详尽的书面资料概述； 2. 资格证明文件：包括营业执照等法定证件； 3. 合同文本样本：完整的合同法律文件。

经理审核签署；

文本档案管理：包含公司备案记录与部门内部存档供查询。

(2.2)采购业务

做好市场调查，了解市场信息和食材信息；

根据订单组织采购，确保货源充足；

确保食材的品质、包装及规格符合标准，同时满足配送需求，以严苛的态度保障食材质量的完好性。

确保食材经过严格的质量检验和计量，与客户共同商定适宜的参考价格。

根据食材管理要求，做好食材现场管理；

确保供应商管理与资料档案的有序进行，严格遵循系统规定，实时、精准地在计算机信息系统中录入相关信息。

操作流程如下：首先，查询订单信息；其次，根据查询结果预测需求量；继而，制定详细的采购计划；紧接着，由经理进行审批；随后，与供应商建立联系并确认采购详情（包括入库编号、商品名称、数量、规格、原产地以及参考价格等）

(2.3)入库管理

●食材入库

确保教育装卸人员在卸载货物时实施轻拿轻放的操作原则，同时依据各种食材的独特性质，提供针对性的装载建议。

针对各批次及编号的食材，实施单独的包装处理。

核准入库食材的质量检验、计量标准以及批次总量确认

据以上食材信息（入库编号、品名、数量、规格、产地等）摘入小黑板，做到一桩一板。

入库登记

实施食材基础信息录入，依据编码标准对食材进行分类并分配条形码进行库存管理

核算食材入库时的相关费用；

确保依据系统规定，对采购业务员提交的食材信息与入库费用进行即时且精确的计算机录入，随后生成入库登记单并打印

(2.4)食材管理

督促教育装卸工卸货时轻装轻卸；

实施严格的库内食材现场管控，确保食材入库数量的精确盘点，并对配销部门的配销数量核查进行有效监督，同时记录详实的出库记录。

定期核查库存食材，严谨记录食材的入库、销售、消耗和存量情况，确保账实相符。

确保食材在仓库内的妥善保管，一旦发现任何异常情况，如食物变质或存储时间过长，应立即向部门经理汇报，并详细记录相关事项。

(2.5)冷库管理

冷库管理须有专人负责，无关人员不得入内；

食材的入库需经过精确的数量清点，并确保相应的记录工作得以完成；而出库操作则必须附有合法凭证或相关人员的签字确认。

定期核查库存食材，严谨记录食材的入库、销售、消耗和存量情况，确保账实相符。

确保食材在仓库内的妥善保管，一旦发现任何异常情况，如食物变质或存储时间过长，应立即向部门经理汇报，并详细记录相关事项。

(2.6)食材信息

●价格

了解市场食材信息，掌握市场销售动态。

详尽搜集各类批发和零售市场的价格信息，实施平均价的系统性采集与设定。

根据行情制定合理的参考价格；

供应商提供的食材在任一给定时间内的成交价格应保持一致性。

市场行情

根据市场行情做好销售动态的分析；

进行深入的市场食材销售动态的同比与对比分析，以便于掌握市场趋势。

各类数据需存档保存。

(3)高效订单处理系统

(3.1)成交单

计算机系统将由采购员依据配货订单成交价进行录入，经过部门的严格审核后，结算组会生成并完成打印任务。

(3.2)入库登记

责任部门：采购部

工作要求：

采购登记流程：首先，依据收货记录由专门的人员在计算机系统中进行数据录入，随之生成详细的客户到货登记单。

分发与装订要求：每份文件需提供两联，其中一联供供应商留存，另一联由本部门保存。

7.4.2.4.分销策略与管理

(1)职责划分与职能描述

负责接受各配送单位的要货订单。

负责向各配送单位做好约定时期的食材报价。

根据要货订单的要求，实施配销。

在参考市场动态后，与供应商协商确定食材的交易价格，并同步核定分销价目。

做好配销客户的信息、合同管理。

(2)职务描述

(2.1)合同

以下是必需的文件清单： 1. 客户详细资料手册：详尽的书面资料概述； 2. 资格证明文件：包括营业执照等法定证件； 3. 合同文本样本：完整的合同法律文件。

经理审核签署；

文本档案管理：包含公司备案记录与部门内部存档供查询。

(2.2)订单

作业完成后，接单人员需在规定的交接区域查阅'订单处理记录簿'，严谨核对其中信息，如发现任何疑问，务必详细记录并立即与相关人员沟通协调。

订单接收人员应严格按照规定，精确无误地在计算机系统中录入订单，如在输入过程中识别出新的客户信息，应及时在客户管理系统中增添其详尽资料。

完成接收订货后，严谨核对输入信息，生成并打印'配货订单'，同步做好详细交接记录。

(2.3)配销业务

接收岗位分配的配送订单后，前往指定地点提取。详查交接记录，并及时解决其中存在的问题。

按照配送单的指示，对所列食材进行严谨的质量核查、精确的重量测量以及符合规格的检验。

根据配货订单，按照配货原则实施配销；

确保完备的配货记录，严谨填写'配货订单'，并完成出库核查，迅速提交至结算部门。

1. 优先级排序：当价格相当时，优先考虑食材品质； 2. 品质优先决策：若品质相同，以价格较低者为选； 3. 库存食材优先选用：内部库存充足时，先采用； 4. 外部采购规定：如无内部储备，需经采购部门参与采购。

流程：取配货订单→食材检验→实施配货→填制“配货订单”→出库确认→交结算部门。

(2.4)报价

定期搜集并研究批发市场和零售市场的价格动态，以及最新的食材行情资讯。

根据行情制定时段价格预报方案；

流程：预报方案→部门经理签署→客户。

(3)高效订单处理系统

责任部门：配销部

工作要求：

接收：由配销部指定人员接收；

配销员依据接订人员的记录及'订单处理记录簿'，在计算机系统中生成并录入详细的配货订单，随后实施打印。接着，他们根据实际配销需求，对配货订单进行完整填写。

分发流程如下：一式三联，分别分发至结算、配销和采购部门各执一份。

7.4.2.5.加工与配送部门

(1)职责划分与职能描述

统筹并执行货运公司的物流规划，确保货运任务的顺利实施与达成。

根据货运任务，合理调配车辆、驾驶员。

加强车辆、驾驶员的使用管理。

按要求计算、分类汇总运输费用。

负责配销食材的加工管理。

负责装卸工的管理。

(2)职务描述

(2.1)驾驶员

积极参加定期的安全例会，始终坚持安全至上的理念。

自觉遵守交通规则和安全操作规程

确保实施定期的车辆维护与清洁保养，遵循严谨的检查流程——包括出发前检查、行驶途中监控以及返回场地后的核查。一旦发现任何异常，立即将其报告维修，坚决杜绝带故障运行的车辆。

在行驶过程中，请妥善保管车辆。如需临时停车，务必随身携带通行证和车辆钥匙。对于运送贵重物品的情况，建议在确保车辆无人的情况下进行餐饮活动。

积极响应调配部门的调度，确保顺利完成运输职责，杜绝擅自放弃任务及私自使用车辆的行为。

确保食材的运输过程中严守纪律，禁止私自取用或消耗；严禁在途中卸载食材，且所有食材不得流入市场。同时，要求装卸人员执行轻拿轻放的原则，保证装载的平稳与安全。

做好各生产工具的领用、借还、保管工作。

(2.2)运输调配

确保准确记录每一次出车情况，月底依据详实的出车记录，对相关运送单位进行费用结算，并据此编制明细清单，提交给配送公司的财务部门。

作为调度岗位，务必全面掌握以下五个关键要素： 1. 人员信息：熟知随车司机与作业工人的基本情况。 2. 车辆特性：透彻理解车辆的性能参数和运行状况。 3. 物资详情：明确装载货物的规格和要求。 4. 道路状况：详尽了解沿线道路的特点和可能影响行车的因素。 5. 天气动态：及时获取并关注相关气象预报信息。

在确保安全的前提下，依据车辆载重量及运输任务的实际情况，科学规划运输流向，优选经济效益显著的运输线路，持续提升营运车辆的出车频率与载重利用率。

做好各类营运资料日常积累；

做好车辆、驾驶员、装卸工的日常管理；

做好各类运输费用报销的审核；

(2.3)外聘人员的使用

录用人选将由配送公司的人力资源管理部门统一进行，严禁任何未经批准的提前操作。

管理运用与记录：详实记载员工出勤及任务完成情况，月度实施绩效评估，随后提交至人力资源部门审议。

7.4.2.6.结算管理

(1)职责划分与职能描述

致力于实现业务部门工作的无缝对接，确保各类单据的精准与及时出具。

负责结算款的催讨

负责对供应商货款的结算；

负责对配送公司各类结算数据的汇总。

(2)职务描述

(2.1)清单

依据客户提供的登记卡、到货通知单、提货单以及相关身份证明（包括身份证）和客户委托书，我们严谨地进行逐一结算核验。

提货单与统计联数字完全一致；

其他附件齐全（费用单。预支单等）；

付款金额不得涂改；

市场工作人员不得代客户结算（汇款除外）；

严格遵循公司的《加强内部应收款项的管理制度》，确保客户预支环节的合规执行

(2.2)凭证

减免手续费根据规定由专人在通知单或清单联上签字；

确保原始清单存根、相关附件及同步支付凭证均得到妥善保管。

(2.3)现金（付款）

在办理付款手续时，务必严谨核查各种付款凭据，确保流程完备。

确保依据相关附件，完成当日的付款报单，并与实际库存现金核对无误，实现日清日结，账实相符。如遇现金盈亏，应立即向部门主管汇报。

现金管理基本原则为当日提取、当日消耗，通常库存现金维持在规定的备用金限额范围内。

任何人不得挪用现金；

其他：

做好装卸费的发放记录和验收工作；

预收款的付款和还款记录；

按时做好月底的未结账的预估；

(2.4)报表

整理并逐一编号，对销售款项与包装款项进行总额汇总。

确保汇总金额与各细分项目（销售款项及包装款项）总计相符

负责编制每日详尽的销售报表、深入的对象分析以及各类总计汇总。

致力于搜集、整理并精确记录各类数据，以为配送公司的运营提供全面支持。

原始凭证与同期各类保单一起妥善保管。

(2.5)对帐

对当日的送货回单进行详细的数据整理，主要包括金额、数量和重量等相关信息的汇总。

确保在约定的结算期内完成对账工作，并对任何可能的不符事项立即进行核实。

双方确认后，开具发票。

做好各类信息资料的收集、保存，以备查阅。

(2.6)开票

严谨审阅配货订单详情，一旦发现任何异常，立即与配销人员沟通协调。

按照配货订单开具送货单或销售发票；

按客户名整理送货单（无异议）；

整理并依据销售款项、包装费用等明细，汇总当日的送货单及销售发票，严谨地完成每日的小额现金汇总工作。

确保原始凭证与相应的报表单据妥善存档，以便随时查阅。

(3)高效订单处理系统

(3.1)送货单

责任部门：结算部门

(2)工作要求：

销售价依据配货订单由结算员在计算机系统中进行录入，从而生成送货单。

审核：部门负责人

分发与印刷：标准情况下提供三联复件，专供送货人员接收。

(3.2)成交单

责任部门：采购部、结算部门

工作要求：部门负责人

结算员依据配销部门的配货订单成交量，将数据准确地录入计算机系统。

审核：部门负责人

分发流程如下：每份文档需制作三联，包括结算联、客户联以及供应商联，供应商凭借入库登记单领取。

(3.3)回单

正确回单：直接交结算部门；

以下是修改回单的审批流程： 1. 送货员提交初步修改 2. 配销员负责审核并进行修正 3. 经过部门经理的签字确认 4. 采购部进行最终核实 5. 完成后，由配货员转交结算部门处理

7.5.服务操作流程与管理规定

7.5.1.详细服务操作流程

7.5.1.1工作流程大纲

7.5.1.2详细供货流程

7.5.2.方法

7.5.2.1.订单处理流程

当公司业务人员接收客户订单后，他们首要任务是详尽核实并完整记录相关资讯。

(1)产品的名称及数量

(2)客户的姓名、地址、电话号码

(3)接单日期

(4)接单经手人签名

在确保订单内容无误后，项目组将承担统一分发的工作，将订单递交给财务部门进行审核。随后，订单将由公司总经理进行最终审批。一旦审批通过，订单才会流转至业务人员手中。

业务员整理并完成当天的原始订单，将其提交给项目组相关人员，负责编撰对