展览会场服务方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

第二章 详细规划与执行策略

阐述会务服务组织实施方案会务后勤保障方案宣传服务方案安防与秩序维护服务方案保洁服务方案

第三章：项目管理制度详解 - 管理总则：阐述基本原则与指导方针。 - 公司管理制度大纲：明确组织架构与职能划分的关键规则。 - 员工守则：详述员工行为规范与职责要求。 - 详细规章制度：罗列各操作环节的具体规定与流程。

第四章 优质会务服务保障策略

包括服务质量承诺质量保障措施

第五章 全面的项目风险应对策略

包括应急总预案各项应急预案

第六章 人力资源与物资规划策略

项目组织架构与人员配置详述 - 人员管理策略与职责划分 - 团队构成与职务分配 - 人力资源调配计划 - 会议设施设备投资与配置方案

敬请注意：在编制过程中，务必将内容根据项目具体情况进行相应调整。

第一章 概述与项目介绍

第一节 创新策划方案

项目执行期限：自20XX年X月X日起至20XX年X月X日止。

策划服务项目总计XX次，涵盖XX场规模盛大的社会活动策划案及XX项针对小型节假日的独特定制方案。

1.XX集团“XX”系列活动。

XX品牌XX系统产品将在XXX博览展销会上精彩呈现。

目标概述：旨在推广XX品牌的产品质量，通过携手XX食品集团、XXX食品集团及XX食品集团等业界伙伴参展，旨在提升XXX品牌在消费者心中的认知度与影响力。借此机会，我们与全国优质品牌的交流互动，旨在实现产品市场间的资源共享，内外部战略协同，既拓宽了以XX食品为核心的本地高品质产品销售渠道，又助力XXX品牌产品通过多元渠道深入一线城市市场。

2)活动时间：XX夏秋旅游季节。

①目标客群：全社会。

②活动基本思路：

A.选择火车站站前广场，搭建展区。B.邀请兄弟单位进展布展，提供产品。C.XXX与各兄弟单位形成互通有无的战略经销合作。D.鲇鱼效应促进XX本土农牧产品加快发展。

详尽呈现XXX食品集团的'XX'健康食材系列全貌。

我们诚挚地邀请如下各界嘉宾出席开幕式：原国家部委的重要领导，自治区农牧厅的高级官员，市县相关部门的主要负责人，尊贵的客商代表，知名人士的代表，集团总部各部门，各分公司，以及隶属于集团的企业，以及新闻媒体的新闻记者和旅游行业的专业人员。

敬请莅临，共同鉴赏XXX品牌精良产品的精彩展示与展销活动。

家庭美食创作鉴赏大赛——'XX世界极'荣耀呈现

目标阐述：旨在通过举办小区级烹饪展示活动，将XXX食品集团的优质食材产品推广至普通家庭。饮食关乎民生，优选食材源自XX集团，致力于为您构筑美好生活。

1)活动时间：节庆假日均可。

2)目标客群：每个家庭成员。

3)活动基本思路：

XX食品集团预先策划了竞赛菜单，包括对XXX牛排的优化烹饪方法、芥花油炸牛肉丸的创新呈现，以及XX三鲜饺子等特色佳肴，这些菜品的主要配料选自XX体系严谨甄选的食材。

鼓励集团系统员工采用短视频提交的形式，其作品要求务必融入XXX系列食材产品，例如XXX芥花籽油、XXX优质牛奶等元素。

家庭热烈响应，通过参与美食类短视频的分享与展示，成功吸引了广泛的关注并积极参与比赛。随后，依据平台大数据的筛选与评估，脱颖而出的前10名选手将被荣幸地邀请至XX体验中心，每位优胜者将获赠XXX食品集团的豪华礼包。

通过全面的活动策划，XXX品牌食材产品有望实现显著的流量获取与广泛的曝光效应。

2.XXX“XX”文旅艺术节系列活动

音乐盛典：《XXX·音乐汇》——探索XX地域的独特风情音乐盛宴

目标阐述：深入发掘XXX品牌内涵，依托XX这片承载全球瞩目的文化圣地，赋予XXX品牌以独特的民族象征意义，使其在国际舞台上彰显XX品牌的文化精髓。

2)活动时间：XX区消夏时节。

受众定位：涵盖XX市的文化机构、专业歌手及演艺界人士

4)活动基本思路：

作为XX地域的民族象征，XXX品牌承载着深远的文化内涵，展现出全球共享的普世价值。

昔日的经典歌曲《XX大草原》，如今焕发出新的活力，呈现出主题曲《XXX》的风貌。

开展原创音乐作品征集活动，限定范围为XX歌谣类别，进行评选。

在XXX区大剧院举办的以XX元素为核心的活动，以其浓郁的民族风情声乐与器乐为主线，精选传唱了诸如《XX大草原》、《往日时光》以及《鄂伦春民间小调》等经典曲目。这一系列举措旨在将XXX品牌塑造为集XX地域音乐特色于一体的综合展示窗口，如同‘XX同一首歌’品牌般深入人心。

致力于强化XXX在文化领域中的品牌形象传播，提升品牌影响力，从而为后续产品注入增值元素，丰富产品特性。我们强调XXX品牌既具备亲民性，深入人心的大众市场，又兼顾高端文化品味，满足中层及以上的消费群体需求。

艺术盛典：芥花情感摄影与绘画群众文化节

目标阐述：旨在通过组织垦区芥花海的摄影、绘画采风活动，并以群众艺术展览的形式展示精选作品，借此契机传播XXX品牌。活动深度挖掘人与自然和谐共生的主题内涵，旨在塑造与提升XXX芥花油的艺术与品味品牌形象。

1)活动时间：芥花海盛花时节。

受众定位：热衷生活与探索的旅行爱好者，致力于艺术创作的民间摄影师及画家，以及寻求美学教育的美术培训机构等相关人士。

3)活动基本思路：

在周边便捷的道路附近，规划并设立一个融入网红元素的活动展示区域，围绕芥花海景观进行设计。

在展示区域融入XXX芥花油的品牌形象展示，通过鼓励游客拍摄打卡照片并关联情感标语‘花开的时候你就来看我’，实现芥花油品牌的深度传播与社交媒体互动。

制定并筹备官方声明策划，与相关协会、机构及美术教育培训机构建立联动，确立为首批活动宣传参与者，主动奔赴芥花海进行艺术创作活动。

在XXX成吉思汗广场，我们将于作品征集结束后同步进行XXX芥花油品牌的专题展览，其间将特别展示其与高端橄榄油相当的产品，以此增强公众对芥花油卓越品质的认知。

电子版作品依托XXX食品集团的自媒体平台进行广泛的网络传播与评选活动。

第二节 展会现场服务与管理方案

一、展会服务与管理体系构建

职责范围：展览办公室统筹管理展览会的各类现场事务，涵盖展品的运输与海关通关、展台的搭建施工、提供现场支持以及协调各展区的运营管理等工作。

客户服务与支持：涵盖展台搭建与改造、展品搬运与安装、现场广告布置、设施租赁（包括水电供应）、商务辅助服务、网络接入（宽带上网）、语言翻译以及礼仪保障等

证件管理服务：全面负责各类人员，包括运输人员、施工人员、参展商、专业观众及机构工作人员的证件相关事务

职责分工如下： - 制定并执行现场安全保卫策略：确保现场秩序的稳定与维护。 - 负责防火、防盗等综合性安全保障工作，防范各类安全隐患。 - 对各类治安事件及突发状况进行及时有效的处置。

职责范围：负责大会期间领导及代表团的参观接待工作，包括展览期间嘉宾的住宿餐饮安排与接送服务。

6.宣传中心：负责展会宣传及新闻工作。

职责范围包括展会餐饮服务的保障、办公设备与用品的配给，以及现场邮政、银行业务及通信设施的配置与安排。

二、观众现场服务与管理

阶段	工作内容
展会前	1．结合本次展览会的实际情况，设计最合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。2．针对预注册观众调查问卷进行统计分析，从而使我们获得准确的观众反映。3．对确定的调查问卷进行排版制作及印刷。4．观众胸卡及挂绳的设计，入场券、广告印刷、宣传册印刷。5．注册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。6．提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。7．为展览配置统一着装，规范服务人员礼仪。
展会中	现场观众注册登记及观众信息的采集、录入、处理	1．设置足够的登记台和填表台，注册和登记处应有显著标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。
		2．观众登记信息的及时收集、汇总。
	展览出入口的门禁管理	在展览出入口配置手持无线数据采集器，识别观众信息。
	展览指示标识管理	在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向。
展会后	处理展览现场采集的观众的信息数据
	调查问卷内容的录入和分析	通过与观众信息的结合，对调查问卷的内容进行统计，及意见提取，可以了解观众的需要。对此次展览会的效果作出更准确的判断，同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。
	展览信息数据的统计分析报告	通过数据库分析，为展览组织者提供观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。
	展后信息管理与回访	向展览组织者提供完整的买家信息数据库
		对专业观众回访，方式包括：信函邮寄、e－mail、传真等，内容包括展后满意度调查、下届参观意见等。可以对观众登记的各种联系方式加以确认，进一步提高所搜集信息的质量。

第三节 展会现场参展商管理与服务策略

流程概述：涵盖参展商的注册报到手续，以及相关资料如会刊的领取服务。

服务构建：展会主办方已选定主场搭建服务商，其主要职责包括预定和安装展厅内的水电气等基础设施，标位展位的搭建，以及公共区域设施的构建。此外，服务商还需提供标位展位改造、特色搭建、应急增装及撤展等一系列专业服务。

参展商拥有自主选择特装搭建服务提供商的权利，然而，所有特装展位的搭建须严格遵循展会设定的约束条件，包括但不限于规定的搭建高度限制以及强制使用防火建筑材料的要求。

二、物流服务

企业展品在抵达展览地港口后，相关的运输及后续支持服务

(1)展品到达展览目的地后处理相关文件。

负责展品的物流运输，将企业参展物品从各个口岸安全送达指定的展览场地存储区域。

(3)进馆前存放展品并在开馆后送至展位。

(4)帮助参展商开箱并安放重件。

将空箱及包装物料安全运抵并存置于场馆指定的存放区域。

2.进馆现场服务

(1)帮助卸车并将展品送至展位。

(2)帮助参展商开箱并安放重件。

将空箱及包装物料搬运并妥善存放在展会现场指定储存区域。

3.闭关现场服务

提供展览期间展品包装材料的保管服务，并负责展览结束后将其安全退回参展商的展位区域。

(2)帮助参展单位装箱并送至展厅门口。

协助参展企业完成展品从展厅出口至运输车辆的现场装载作业。

展品在展览目的地结束展示后，我们将执行闭馆期间的现场服务以及后续展品的回运工作

提供展览期间的空箱储存服务，并在展会结束后负责归还至参展商指定位置。

提供展品的包装服务，并将之安全运输至指定展览地的口岸交接点。

(3)办理展品回运有关手续。

第四节 详细讨论额外支持与定制服务

一、概述

服务供应：展会租赁服务由官方搭建供应商独家承揽，主要包括特殊展览装置、显示屏幕及通信设备的租赁服务。

2.保险服务。本次展会为参展商办理展览会取消险、运输险、火险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险。

推广服务详情：为了确保参展商能够充分利用展示平台，我们筹备委员会精心策划了多元化的广告服务，涵盖以下内容：展会内部出版物（如展览会刊）、行业专业杂志的宣传，以及网站上相关报道的发布。同时，我们还将在展览现场设置醒目的横幅、高效的多媒体广告屏幕和引人注目的广告牌，全方位提升参展商的曝光度。

以下是组委会提供的商务支持服务：包括会议组织、翻译协助、文书处理（如打字、打印和复印）、票务代理、酒店预订，以及社交活动的精心策划。

服务保障：根据参展商的具体需求，提供安保配置、餐饮管理、环境卫生维护以及班车接送等全方位后勤支持。

二、高效网络运维与管理

本次展览涵盖了实体展示与线上环节，为了全方位服务于参展者，我们需在网络平台上设立客户服务中心，详细的操作流程如下：

服务请求提交流程：参展商及观众需登录展览网站，通过输入账号、密码或提供个人资料，详尽填写服务申请表，然后将填写完毕的表单提交至展览组委会的网络服务中心。

网络服务中心负责对提交的申请表进行严谨的审核，以便为满足条件的求职者提供相应的支持服务。

一、服务信息管理：对审核通过的服务表单资料，实施精确存档于相关数据库，并进行详细的数据分析。

一、展览后期服务管理 展览结束后，展览组织者将依托既有的数据资源，并借助信息管理系统，为参展商和观众定制详细的展览数据分析报告，并提供全方位的后续服务支持。

展会活动流程
时期	序号	工作内容	工作细节	时间节点	协助部门
展会前期	1	策划	鲜活农产品展销会策划方案拟定	展前2个月
			预计商家数量、类型、活动内容、展会流程制定
			拟定展会时间、地点
	2	场地	了解场地条件（交通、面积	展前2
			、硬件、参展商及消费者是否有所熟悉、）	个月
			场地费用预算：搭建管理费
			主管部门备案：治安消防工商备案材料填写交至场地方
	3	搭建	确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）	展前1个月
			确定场地搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品）
			展会资料提供给搭建方
			展会场地区域划分（名优特、水产、鲜肉大厅）
	4	宣传推广	宣传推广策略制定	展前1个月
			宣传渠道及媒体资源确定
			宣传用材料制作（展会指南、邀请函等）
	5	招商	收集可能参展的企业名录和可能参观的采购商名录	展前1个月
			寄发展会邀请函及宣传资料
			跟进资料寄发情况
			确定赞助商（礼品、奖品）
	6	信息	相关网站、论坛发帖（活动	展前
		发布	详细信息、流程、商家名单、促销信息、停车情况等）	1个月
	7	设计制作	户外广告牌子搭建制作	展前3周
			展会场的宣传物品设计（展板、条幅、海报、旗子、展架等）
			承接参展商广告、宣传品制作业务
	8	传达信息	公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排）	展前1周
			参展商短信息通知（邮寄邀请函、短信息通知）
	9	准备环节	物品准备：办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名表、物品清单、通讯录等）	展前1周
			人员准备：制作《人员工作安排表》
			对展会现场负责接待的礼仪人员进行培训
			召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求	展前1～2天
展区搭	1	准备物	整理物品运输至场地，	当天
建		品运输	相关人员跟车（根据物品清单及奖品清单）	清晨
	2	现场协调	确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用	搭建全天
			与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题）
			与布展商家沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决商家违规操作）
	3	物品管理	物品保管：负责奖品与其他公司物品保管	展会进行期间
			物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放
展会期间		现场协调	总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场
			参商家协调：负责参商家各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果
	2	签到入住	参展商签到：负责指引展商签到，安排入住等
			资料发放：赞助商宣传单及展会资料装入拎袋统一发放
	3	保险办理	参展商需要自行安排保险，以免展会期间造成物品丢失及损坏
	3	现场引导	人流计数：工作人员入口处统计人数
			场外引导：例如展会场馆入口处安排工作人员举牌指引
	4	现场车辆调度	安排工作人员负责展会现场车辆安排，方便装卸货
	5	秩序控制	会场内各点安排工作人员负责控制工作，维持秩序
	6	现场咨询	设置咨询点、负责现场咨询、解答后期市场招商工作、食宿等问题
	7	后勤保障	负责安排工作人员午餐、饮水
	8	现场播报	播音报道：负责欢迎词、通知、奖品提示、感染气氛
	9	观察员	负责现场工作观察、拍照，发现问题与亮点
	10	展会结	公司物品清点：负责将公司
		束清场	物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单）
			商家清场：跟进商家撤展
	11	参展商跟踪	销售人员现场招商（名优特大厅、水产品、鲜肉大厅）
展会后期		展会信息统计	整理统计全场所有参展商家数量	展后一周内
			整理参展商信息，为后期跟踪提供资料
	2	资料收集	音频、视频收集，意见汇总
	3	总结分析报告制作	内部总结报告：用于内部归档及总结讨论
			对外宣传报告：用于采购对外开拓与宣传
	4	后期宣传	将活动资料、照片提供论坛部，进行活动帖后期宣传与讨论
	5	资料归档	将本次活动全部文字资料进行整理归档
策划设计流程
会展策划设计流程1．对企业进行有针对性的市场调研收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。

对收集的资料分类编排，结集归档。

2.制定详细完整的会展策划方案

明确展会的目标定位，规划展会的规模，精心挑选参展展品，同时对预期观众人数、展览总面积以及参展成本进行详尽评估，并制定相应的预算计划。

3.实施前的培训

确保所有实施人员透彻领悟策划方案的理念，全面掌握其规定的需求，以及有效运用实施方案的操作流程与技巧。

4.印刷材料的设计制作

通过发布会刊、展前速递及媒体报导等多元化宣传渠道，提升企业知名度，有效地吸引更多潜在目标客户关注。

5.展台的布置及展示

设备的调试安装，展台的人员配备。

6.相关的会展服务

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点。根据参会人员的喜好，为其设计不同的休闲方式，设计专