会议与展览场地管理服务方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

创新活动设计策略

(一)项目执行期限：自20XX年X月X日起至20XX年X月X日止

(二)服务项目概述：总计执行12次策划任务，其中包括6项规模较大的社会活动策划方案及6项针对节日的定制小型活动策划案。

1.XXXXXXX集团精心策划的"XXXXXXXXX"系列主题活动

(1)本次盛事将举办XX品牌XXXX系统产品全面展示与交易博览会

目标阐述：旨在增强XXXX民众对XX产品的认知，通过携手XXXXX食品集团、XXX食品集团及XXXX食品集团等业界伙伴参展，旨在提升XXXXXX品牌在消费者心中的高端形象。借此良机，我们期待与全国优质品牌共襄盛举，推动产品市场间的交流与互补，实现内外资源的交融发展。一方面，此举丰富了以XXXXXX食品为核心的本地优质货源销售渠道，另一方面，也有助于XXXXXX品牌产品通过多元渠道进军一线城市。

活动时间：XXXX夏秋旅游季节

●目标客群：全社会

活动基本思路：

A.在火车站站前广场布局建设展区B，我们诚邀兄弟单位入驻展示其产品。借此机会，XXXXXX与各相关单位将建立互利共赢的策略性分销合作关系，旨在激发'鲶鱼效应'，推动本地农牧产业的高效发展。

E.详尽呈现XXXXXX食品集团的‘XXXXX’系列健康食材产品

F.我们诚挚地邀请原国家部委的尊贵嘉宾，自治区农牧厅的相关负责人，以及各市县的主要官员，同时包括重要的客商和知名人士的代表，集团内部的机关部门、分公司以及集团直属企业的代表，以及新闻媒体的专业记者和旅行社同仁共同参加开幕典礼。此外，我们特别安排了参观环节，届时将展示和销售XXXXXX品牌的优质产品。

(2)家庭美食创作鉴赏大赛：探索‘XXXXX世界极’的创新与风采

目标阐述：旨在通过举办小区内烹饪展示活动，借此契机推广XXXXXX食品集团的优质食材产品，使之融入日常家庭生活。食为天性，优选食材源于XX集团，旨在助力营造更美好的幸福生活体验。

活动时间：节庆假日均可

目标客群：每个家庭成员

活动基本思路：

A.XX食品集团在赛事前精心策划了菜品研发，涵盖了诸如如何提升口感的XXX牛排制作技艺、采用芥花油烹调的牛肉丸以及特色三鲜饺子等精选菜肴。这些菜品的主要配料选自XX体系严谨甄选的食材。

B.鼓励XX集团体系全体员工，采用短视频投稿的方式，提交的视频内容需严格要求

展现多样化的XXXXXX系列食材产品，例如精选XXX芥花油与纯净XXX牛奶

C.家庭热烈响应，通过参与美食类短视频的分享与创作，成功引起了广泛的关注。后续，依据平台数据分析，甄选出前10名优胜者，他们将有幸受邀亲临XX体验中心，获赠由XXXXXX食品集团提供的豪华礼包。

D.通过全程活动的实施，XXXXXX品牌的食材产品有望实现显著的流量获取与广泛的曝光效应。

2.【文化节盛典】：XXXXX文旅艺术节系列精彩活动

(1)《XXX·音乐盛典》：地域风情音乐艺术展览

目标阐述：深入发掘XXX品牌内涵，依托XXXX这片全球闻名的土地所承载的独特民族文化，确立XXX在国际范围内的品牌文化象征地位。

活动时间：XX区消夏时节

目标受众：XXXX市的文化机构、专业歌手及演艺人员

活动基本思路：

A.秉承全球共享的理念，XXX品牌，作为源自XXXX地域的民族象征，其所承载的文化意蕴深远

遥望远方，映入眼帘的是古时的'XXXX'大草原风貌，而今，我们又创作了主题曲‘XXX’，赋予新时代的旋律。

B.开展以XXXX歌谣为主题范围的原创音乐作品征选活动

C.在XXX区大剧院举办的以XXXX元素为核心的民族文化活动，主要侧重于民族风情的声乐与器乐表演，其中包括经典曲目《XXXX大草原》、《往日时光》以及《鄂伦春民间小调》等。此次活动旨在将XXX品牌塑造为集XX地域独特音乐风情于一体的综合性展示平台，类似于全国知名的‘XXXX同一首歌’品牌。

D.致力于强化XXX在文化领域中的品牌形象传播，提升品牌影响力，从而为后续产品注入增值元素，丰富产品特性。我们强调XXX品牌既具备亲民性，深入人心的大众市场，又兼顾高端文化品味，满足中层及以上的消费群体需求。

(2)艺术盛典：‘XXX-芥花情’群众摄影与绘画节

活动目标：旨在通过组织垦区芥花海的摄影、绘画采风活动，将征集的作品以群众艺术展览的方式，展示并推广XXX品牌。活动深度挖掘人与自然和谐共生的主题内涵，借此提升XXX芥花油品牌的艺术与品味形象传播效果。

活动时间：芥花海盛花时节

目标受众：热衷生活与探索的旅行爱好者，业余摄影发烧友，民间艺术家，以及美术教育培训机构等相关人士

活动基本思路：

A.在临近的道路旁，我们将设立网红场景展示区B，专注于XXX芥花油的品牌呈现。通过设计吸引游客打卡并拍摄留念，巧妙融入‘花开之时，期待与您相会’的主题，以此进行广泛的社交媒体传播。我们计划预先制定官方声明方案，积极与行业协会、相关机构及艺术教育机构合作，使其成为首批活动宣传的参与者，并组织创意团队亲临芥花海进行艺术作品创作。

D.在XXX成吉思汗广场，我们将于作品征集结束后同步进行XXX芥花油品牌的专题展览，其间将特别展示其与高端橄榄油相当的产品，以此增强公众对芥花油卓越品质的认知。

E.电子版作品依托XXXXXX食品集团的自媒体平台进行广泛的网络传播与评选活动。

(3)探索北疆魅力：XXX·房车徒步露营盛典

目标概述：鼓励兄弟单位参与露营活动，借此契机提升XX集团各景区在旅游路线中的认知度。计划围绕家庭农牧场的美好生活情境构建垦区驿站，特别侧重于房车及徒步露营设施的构建。参与者将有机会深入体验XXXX的地方风情，亲身体验XX生活方式，并品味地道的XX特色美食。

活动时间：XXXX夏秋旅游季节

受众定位：热衷于露营的本地及异地游客，以及计划组织旅行活动的团队和机构

活动基本思路：

A.一、探寻房车资源 二、协调垦区建立露营设施 三、规划旅游路线与活动产品展示，旨在媒体推广 四、收集并拓展潜在客户群体 五、筹备XXXXX食品展厅的开幕典礼

E.XXXXXX文化旅游特色产品和农业产品成果展会，会上推荐“XXXXXX十大网红打卡地”介绍XXXX垦区旅游资源、旅游文化、田园风光、旅游线路，重点推介和旅游活动配套的基于XX食材的美食体验。

F.提供由XXXXXX集团赞助的露营活动配套物资，包括食品配给、烹饪设备、医疗急救用品等。此外，还包括团队成员如陪同旅行的队伍、导游、表演者、旅拍短视频制作团队、直播服务团队以及文艺演出乐队，以及全面的后勤保障服务。

3.夏日之际，我们发起'泉力以赴'矿泉公益行动

目标概述：旨在提升XXXXXX集团的品牌知名度，营造夏季泉水活动的公众认同感，重温历年高考的独特魅力。

活动时间：高考奋战当日，与金榜题名之时

活动基本思路：

A.高考，作为人生的关键节点，承载着深刻的回忆，如何借此机会让未来的国家支柱在离家求学和职场历练之际，始终铭记源自故土的夏日矿泉，饮水思源，是我们应当关注的策略。

B.于6月7日至8日，XXXX市积极响应'夏日矿泉，泉力以赴'的公益行动，特别在XXX区高考考场区域推出免费饮用水服务，为考生提供清凉的矿泉水，助力他们的考试之路。

C.在XXX区高考考点，XXXXXX集团员工积极设立‘爱心助考’服务站，致力于为即将参加高考的学生提供全方位的支持。服务站备有充足的矿泉水，同时贴心地准备了2B铅笔、橡皮以及应急药品等必要文具与医疗用品，旨在满足考生的实际需求，给予他们最大的便利。

D.在激励考生追求梦想的过程中，我们不仅向考生免费提供矿泉水，还特别关怀考场外的家长们、无私奉献的雷锋车司机以及坚守岗位的交通执法人员，他们同样收到我们的慰问，每人一份免费矿泉水，我们衷心祝愿每一位学子都能取得佳绩。

E.高考虽紧张，却承载着满满的希望与憧憬。'夏日矿泉，泉力以赴'的活动，无疑赢得了考生、家长及社会各界的广泛赞誉，它犹如爱心助考的嘹亮号角，进一步彰显了该机构坚定履行社会责任的信念。

F.对于在高考期间通过爱心助考点注册并成功领取夏日矿泉水的学生，如若荣膺XXXX市文理科双状元，每位优胜者需出示准考证和身份证，即可申请夏日矿泉赞助的“状元助学基金”，总额为人民币五千元整。

4、按照招标单位的即时需求，我们将定制提供六份针对特定节假日的活动策划方案，节日选项包括但不限于以下，可根据实际情况进行灵活调整。

A.元旦至春节年货节B.劳动节C.母亲节D.儿童节E.七夕节F.国庆节黄金周假期

第二节高效展会现场运营与管理策略

一、展会现场服务与管理机构设置

职责范围：展览办公室统筹管理展览会的各类现场事务，涵盖展品的运输与海关通关、展台的搭建施工、提供现场支持以及协调各展区的运营管理等工作。

客户服务与支持：涵盖展台搭建与改造、展品搬运与安装、现场广告布置、设施租赁（包括水电供应）、商务辅助服务、网络接入（宽带上网）、语言翻译以及礼仪保障等

证件管理服务：全面负责各类人员，包括运输人员、施工人员、参展商、专业观众及机构工作人员的证件相关事务

职责分工如下： - 制定并执行现场安全保卫策略：确保现场秩序的稳定与维护。 - 负责防火、防盗等综合性安全保障工作，防范各类安全隐患。 - 对各类治安事件及突发状况进行及时有效的处置。

职责范围：负责大会期间领导及代表团的参观接待工作，包括展览期间嘉宾的住宿餐饮安排与接送服务。

宣传中心：负责展会宣传及新闻工作。

职责范围包括展会餐饮服务的保障、办公设备与用品的配给，以及现场邮政、银行业务及通信设施的配置与安排。

二、观众现场服务与管理

阶段		工作内容
展会前		1、结合本次展览会的实际情况，设计最合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。2、针对预注册观众调查问卷进行统计分析，从而使我们获得准确的观众反应。3、对确定的调查问卷进行排版制作及印刷。
	4、观众胸卡及挂绳的设计，入场券、广告印刷、宣传册印刷。5、注册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。6、提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理7、为展览配置统一着装，规范服务人员礼仪。
展会中	现场观众注册登记及观众信息的采集、录入、处理		1、 设置足够的登记台和填表台，注册和登记处应有显着标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。2、观众登记信息的及时收集、汇总
	展览出入口的门禁管理		1、 在展览出入口配置手持无线数据采集器，识别观众信息。
	展览指示标识管理		在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向。
展会后	处理展览现场采集的观众的信息数据
	调查问卷内容的录入和分析		通过与观众信息的结合，对调查问卷的内容进行统计，及意见提取，可以了解观众的需要。对此次展览会的效果做出更准确的判断，同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。
	展览信息数据的统		通过数据库存分析，为展览组织者提供
	计分析报告		观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。
	展后信息管理与回访		向展览组织者提供完整的买家信息数据库
			对专业观众回访，方式包括：信函邮寄、e－mail、传真等，内容包括展后满意度调查、下届参观意见等。可以对观众登记的各种联系方式加以确认，进一步提高所搜集信息的质量。

第三节展会现场参展商管理与服务策略

(一)流程概述：涵盖参展商的注册报到程序，包括登记手续、信息报道以及会刊资料的领取等环节。

(一)服务构建：展会主办方已指定主场搭建服务商，其主要职责包括预置并安装展厅内的水电气等基础设施，标位展位的搭建，以及公共区域设施的构建。此外，服务商还需提供标位展位改造、特装搭建、应急增设及撤展等全面服务。

参展商拥有自主选择特装搭建服务提供商的权利，然而，所有特装展位的搭建须严格遵循展会设定的约束条件，包括但不限于规定的搭建高度限制以及强制使用防火建筑材料的要求。

(二)A. 关于展品抵达展览地港口后的专用交通运输及后续保障服务

——展品到达展览目的地后处理相关文件。

负责展品的运输，将企业的展览品从各个口岸安全送达指定的展览场地存储区域。

——进馆前存放展品并在开馆后送至展位。

——帮助参展商开箱并安放重件。

确保空箱及包装物料被妥善运送并存放在场馆指定的存储位置。

B.进馆现场服务

——帮助卸车并将展品送至展位

——帮助参展商开箱并安放重件

确保空箱及包装物料运送到指定的展馆现场仓储区域妥善保管。

C.闭关现场服务

提供展览期间的包装材料保管服务，并在展会结束后负责归还至参展商的展位区域。

——帮助参展单位装箱并送至展厅门口。

提供服务，协助参展企业将展品安全搬运至展厅入口处进行装载作业。

D.展品在展览目的地结束展示后，我们将执行闭馆期间的现场服务以及后续展品的回运工作

提供展会期间空箱的储存服务，并于展览结束后负责归还至参展商指定位置

提供展品的打包与运输服务，直达展览地的入境口岸。

——办理展品回运有关手续。

第四节优质增值服务

1、服务供应：展会租赁服务由官方搭建供应商独家承揽，主要包括特殊展览装置、显示屏幕及通信设备的租赁服务。

2、保险服务。本次展会为参展商办理展览会取消险、运输险、火险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险。

3、推广服务详情：为了确保参展商能够充分利用展示平台，我们筹备委员会精心策划了多元化的广告服务，涵盖以下内容：展会内部出版物（如展览会刊）、行业专业杂志的宣传，以及网站上相关报道的发布。同时，我们还将在展览现场设置醒目的横幅、高效的多媒体广告屏幕和引人注目的广告牌，全方位提升参展商的曝光度。

4、以下是组委会为参展商提供的全方位商务支持服务： - 会议设施与服务 - 外语翻译协助 - 文书处理（包括打字、打印和复印） - 票务代理服务 - 酒店预订安排 - 社交活动策划与组织

5、服务保障：根据参展商的具体需求，提供安保配置、餐饮管理、环境卫生维护以及班车接送等全方位后勤支持。

一、高效网络服务管理策略

本次展览涵盖了实体展示与线上环节，为了全方位服务于参展者，我们需在网络平台上设立客户服务中心，详细的操作流程如下：

服务请求提交流程：参与者，包括参展商和观众，需在展览官方网站通过登录账号、密码或填写个人信息，然后慎重填写服务申请表，最后将完成的表单提交至展览组委会的网络服务中心。

网络服务中心负责对提交的申请表进行严谨的审核，以便为满足条件的求职者提供相应的支持服务。

一、服务信息管理：对审核通过的服务表单资料，实施精确存档于相关数据库，并进行详细的数据分析。

一、展览后期服务管理 展览结束后，展览组织者将依托既有的数据资源，并借助信息管理系统，为参展商和观众定制详细的展览数据分析报告，并提供全方位的后续服务支持。

展会活动流程
时期	序号		工作内容		工作细节		时间结点		协助部门
展会前期			策划		鲜活农产品展销会策划方案拟定		展前2个月
					预计商家数量、类型、活动内容、展会流程制定
					拟定展会时间、地点
	2		场地		了解场地条件（交通、面积、硬件、参展商及消费者是否所熟悉、）		展前2个月
					场地费用预算：搭建管理费
					主管部门备案：治安消防工商备案材料填写交至场地方
	3		搭建		确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）		展前1个月
					确定场地搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品）
					展会资料提供给搭建方
				展会场地区域划分（名优特、水产、鲜肉大厅）
4		宣传推广		宣传推广策略制定		展前1个月
				宣传渠道及媒体资源确定
				宣传用材料制作（展会指南、邀请函等）
5		招商		收集可能参展的企业名录和可能参观的采购商名录		展前1个月
				寄发展会邀请函及宣传资料
				跟进资料寄发情况
				确定赞助商（礼品、奖品）
6		信息发布		相关网站、论坛发帖（活动详细信息、流程、商家名单、促销信息、停车情况等）		展前1个月
7		设计制作		户外广告牌子搭建制作		展前3周
				展会场地宣传物品设计（展板、条幅、海报、旗子、展架等）
				承接参展商广告、宣传品制作业务
8		传达		公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排）		展前
			信息		参展商短信息通知（邮寄邀请函、短信息通知）		1周
	9		准备环节		物品准备：办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名表、物品清单、通讯录等）		展前1周
					人员准备：制作《人员工作安排表》
					对展会现场负责接待的礼仪人员进行培训
					召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求		展前1-2天
展区搭建	1		准备物品运输		整理物品运输至场地，相关人员跟车（根据物品清单及奖品清单）		当天清晨
	2		现场协调		确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用		搭建全天
					与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布
					展中所出现的问题）		展会进行期间
					与布展商家沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决商家违规操作）
	3		物品管理		物品保管：负责奖品与其它公司物品保管
					物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放
展会期间	1		现场协调		总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场
					参商家协调：负责参商家各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果
	2		签到入住		参展商签到：负责指引展商签到，安排入住等
					资料发放：赞助商宣传单及展会资料装入拎袋统一发放
	3		保险办理		参展商需要自行安排保险，以免展会期间造成物品丢失及损坏
	3		现场		人流计数：工作人员入口处统计人数
			引导		场外引导：例如展会场馆入口处安排工作人员举牌指引		展
	4		现场车辆调度		安排工作人员负责展会现场车辆安排，方便装卸货
	5		秩序控制		会场内各点安排工作人员负责控制工作，维持秩序
	6		现场咨询		设置咨询点、负责现场咨询、解答后期市场招商工作、食宿等问题
	7		后勤保障		负责安排工作人员午餐、饮水
	8		现场播报		播音报道：负责欢迎词、通知、奖品提示、感染气氛
	9		观察员		负责现场工作观察、拍照，发现问题与亮点
	10		展会结束清场		公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单）
					商家清场：跟进商家撤展
	11		参展商跟踪		销售人员现场招商（名优特大厅、水产品、鲜肉大厅）
展会	1		展会信		整理统计全场所有参展商家
后期			息统计		数量		后一周内
					整理参展商信息，为后期跟踪提供资料
	2		资料收集		音频、视频收集，意见汇总
	3		总结分析报告制作		内部总结报告：用于内部归档及总结讨论
					对外宣传报告：用于采购对外开拓与宣传
	4		后期宣传		将活动资料、照片提供论坛部，进行活动贴后期宣传与讨论