（一）接洽流程

任务分工

准备工作

主要工作要求及内容说明、治谈重点

参与人员

联系方式

完成时间

备注

初步接触：

★公司宣传册及相关资料★本公司自有优势资源、活动经验；

★了解项目规模、场地及其可操作性；★了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件；★了解对方的想法和建议；

1、细节洽谈（多次）

★自有资源、案例介绍PPT文档★项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程安排；大体预算）

★讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见；★获知项目的着重点及难点★客户的倾向性。

2、项目汇报

★根据客户意见修改后的策划案（包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算）★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档；★策划文案打印、装订成册；★汇报流程安排：开场人员，主

项目汇报；★合同条款认定

要讲述人员，答疑人员。

（二）策划流程

任务分工

参与部门

讨论重点

会后工作

备注

初次策划活动

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人

★项目背景、需求；★是否值得继续跟进；★活动概念和形式。

★撰写初步策划案；★报策划总监与分管副总。

谈判后协调活动

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人

★客户意见；★策划案大体框架；★形式和内容设计；★项目基本成本；★宣传炒作重点

★撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案）★方案由设计师进行精包装

细节谈判后协调活动

联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监

★客户意见；★内容、执行细节确定；★现场效果图；★宣传方案确定；★物料方案★预算方案（成本／报价）。

★撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）；★拟定合作协议；★确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等）★确定执行工作组。

合同签订后协调活动

执行工作组成员

★项目分解及完成时间图表（甘特图）；★安排各项工作。

★项目正式立项★落实各项资源、外包★执行管控

（三）管控流程

管控环节

主要工作要求及内容说明、洽谈重点

参与人员

联系方式

完成时间

备注

时间管控

时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。

供应管控

要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。

人力管控

活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者

的管理。

（四）标准管控工具：甘特图表

任务：

把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。

时间段：

对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。

优先顺序：

设定任务的优先顺序。

节点：

因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。

分工：

每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。

一、前期准备

任务分工

主要工作要求及内容说明

负责人

联系方式

完成时间

备注

（一）前期准备的宣传类

1、活动策划书

要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。

2、正式发文

一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。

发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。

3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏

要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。

4、幕布

目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高0.8米等。

5、借用展板

展板是用于活动的宣传，张贴海报等。

6、制作邀请函和节目单

一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特别让许多领导肯定）。

7、演示文稿（PPT）

现在越来越多的活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。这点要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范。

8、联系校内外媒体

要做到三化：联系常规化：经过多次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就容易了；接待程序化：如要到宣传部审批入校手续，由专门的工作人员进行接待、准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反应。这样写可以减轻我们的压力，也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点。

9、领导及嘉宾发言

一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，

稿

有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、对青年学生提出的希望都要由领导讲出来。当然了，这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿。

10、主持稿

为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，为了让所有工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。

11、准备拍摄相机、摄影机

这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是如果很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是如果场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。

12、奖状设计及制作

要注意规范、美观和时尚。

13、热气球、彩旗

有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣传。当然，这个视活动的经费而定了

（二）前期准备的物品类

1、水

无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾。

2、地毯

无论是晚会舞台上的还是活动道路门口上的，现在很多的活动我们都需要铺上地毯。

3、灯光、音响等设备

现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则，够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用。

4、准备签到本、中

现在的许多活动都有签到这一环节，特别是活动这种类型的，

性笔、毛笔

所以我们事先要准备好签到表和签到笔，如果是画展则需要准备好签到本与毛笔。

5、花

许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；例如：活动桌上、致词台上、茶几上，还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要按照不同场合提前准备好。

6、礼花炮

很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮，所以在举办这些活动时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮的人员。当然了，这个也是能省则省。

7、水果盘、水果

现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会摆放水果，不一定要贵，但一定要对，如新鲜、易食用等。这个环节也要注意摆放抽式纸巾。

8、桌椅

许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这些桌椅我们都要事先借好摆放好。条件允许还要增加桌布，感觉更

正式。

9、观众座位安排表制作及张贴

事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。

10、领导座位签（牌）

正式活动的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）。

11、帐篷

一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光和工作人员的避雨。

12、预定工作餐

重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛苦了。当然，这只是组织的一种心意，不用吃得好，但要吃得饱。

13、观众服装

有部分的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动的需求事前制作或是租借。

14、哨子、荧光棒

如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。小商品批发市

场可以用很便宜的价钱买到。

15、小礼品

如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还要准备些小礼品送给积极参与的观众。

16、提示板

若是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时和主持人的联系还应该准备好提示板。

17、借用礼仪服、鞋子、礼仪盘

许多的活动现场都需要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则需要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。

（三）前期准备的其他

1、确定到场的领导及嘉宾

活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准确的做好座位签（牌），安排好座位。

2、邀请评委