不动产登记档案接收运输服务投标方案
目 录
第一章 技术方案
1.1. 服务方案优化方案和服务方案优化方案
1.1.1. 服务方案优化方案
1.1.1.1. 项目难点及解决方案
档案存储设施的构建并非单纯的物理建筑，它要求全面考量资金投入、物资调配、馆藏规模以及增量等因素，从而制定出兼顾实际的规划与建设方案。档案迁移并非仅局限于库房空间的迁移，它涵盖了对内部档案的系统性规划、严格的安全保障等多个环节。档案存储设施的建设与迁移是一项庞大且复杂的工程项目，对于此类工作的前期设计规划至关重要。必须依据单位的独特条件，定制符合本单位需求的工作计划。在实施过程中，可能会遇到诸多挑战，因此需要预先设定针对性的问题解决方案，以确保档案存储设施的建设和迁移能顺利进行并取得优化效果。
档案库房构建与迁移所面临的关键挑战主要包括：首先，鉴于传统档案管理中海量的纸质文档，实体档案在迁移过程中可能面临丢失的风险，这关乎档案实体安全。同时，档案的敏感性质要求在可能涉及外部专业搬家公司协助的情况下，务必严防信息泄露隐患。其次，新库房的建设需确保基础防护设施到位，如防潮措施以及空间规划的合理性，这些都是迁移前至关重要的审视事项。再者，搬迁时间的选择至关重要，通常建议在天气条件良好，如无雨雪的晴朗日子里进行，以避免对纸质档案造成潜在损害，从而避免无法弥补的损失。因此，相关单位部门应对这些潜在问题予以充分关注和周详计划。
在规划档案库房的构建过程中，必须严格遵照国家和行业的建筑标准以及单位特定需求，确保其在功能性和安全性上均达到规定。选址应优先考虑远离易燃易爆物质和可能产生污染或腐蚀性气体的区域，优选地势较高且排水条件良好的场地。新建的档案存储空间需配备完善的防火、防潮和防辐射设施，同时着重防御如老鼠和蚂蚁等潜在的有害生物对档案的侵害。为了档案的长期保存，库房内还需配置适宜的温湿度调控设备。 对于档案工作的保密性，档案库房的安全管理工作至关重要。这包括安装先进的监控系统，对库房实施全方位的科技防护，以及采用高强度的防盗门，以确保档案信息安全无虞。总的来说，档案库房的建设应全面契合国家关于‘三铁’防护和‘八防’标准的要求，以保障档案资料的安全与完整。
在档案转移项目中，首要关注的是迁移时间的选择，应在天气晴朗时进行。预先应制定应急响应计划，以应对可能发生的突发状况，并确保新库房在接收档案前完成彻底的清洁和至少两个月的通风以确保适宜环境。鉴于大规模档案转移的需求，可能需要专业搬迁公司的协助，务必审慎筛选具备优质服务、高素质员工和完备设备的公司。在与搬家公司合作前，务必强调档案的保密性，签订保密协议。考虑到搬迁期间可能的档案查阅需求，档案管理人员需对档案的重要性和使用频率进行分级，以便按序进行操作，尽量减少对查阅活动的影响。利用现代信息技术，可对档案进行预数字化处理，便于在搬迁过程中提高效率。搬迁结束后，所有档案应逐一清点核实，确保无遗漏并确保其完整安全地抵达新档案库房，以防丢失。
在档案库房的建设与迁移过程中，档案管理部门应积极与各相关部门进行深度协作，共同研讨并制定详细的迁移计划，优化资源配置，确保档案库房迁移任务的顺利实施与无缝对接。
在档案迁移过程中，关键在于有效协调各部门，科学规划时间表，审慎甄选搬家公司，首要任务确保档案实体的安全以及防范保密风险，以此目标为导向，顺利推进档案的构建与迁移工作得以完成。
1.1.1.2. 项目整体服务规划
（一）进行全面的档案核查、标识、编码、比对、记录以及后续的清洁整理工作。
（二）实施档案的安全转移存储过程，包括：文档剔除、封装入箱、标签粘贴、详细核查、有效运输及谨慎搬运等环节。
（三）对入库档案进行全面消毒；
（四）实施对新址仓库档案管理系统的精确布局与科学规划
（五）对从新地址库房调拨来的档案实施整理归位并上架操作。
（六）对于迁址后实体档案的标识工作，需实施明确的标签张贴规范。
我司将承担档案的剔除、封装作业，包括将其整理为合适的包裹并安全运输至指定的接收点，随后执行拆封并有序地归位上架工作。
二、本次采购涉及档案及其相关物品的搬运、运输与安置工作，具体细节请参阅第五章的技术规格要求。
三、服务合同期限自合同生效之日起一年内有效；在服务期满前十个工作日，应确保至少提供20份本项目的服务满意度评估问卷。
四、服务地点：采购人指定地点。
五、质量标准应严格遵照国家、行业及地方相应的权威验收规定，并确保能满足采购方的实际运用需求。
五、服务标准及要求
1、服务内容
（1）档案的物流流程涉及装载、运输、以及到达目的地后的卸载与有序放置各个环节。
（2）档案的专用搬运与陈列作业，包括文档的转移、架设及定位，无需依赖交通工具的运输环节。
（3）在服务期限届满前的十个工作日之内，应确保提供不少于二十份的本项目服务满意度调查问卷。
2、主要搬运路线
（1）出行起点：XXXXXXXXXXXX（设施配备电梯）
目的地详细地址为：XXXXXXXXXXXX，设施配备包括电梯。
（2）起点地址：XXXXXXXXXXXX（该建筑未配备电梯设施）
目的地详细地址为：XXXXXXXXXXXX，设施配备包括电梯。
（3）出发地点：XXXXXXXXXXXX（请留意，该建筑内无电梯设施）
目的地详细地址为：XXXXXXXXXXXX，设施配备包括电梯。
（4）起点位置：XXXXXXXXXXXX（设施配备电梯）
目的地详细地址为：XXXXXXXXXXXX，设施配备包括电梯。
（5）启程地点：XXXXXXXXXXXX（配备电梯设施）
目的地详细地址为：XXXXXXXXXXXX，设施配备包括电梯。
（6）其他少量XXXX主城区内搬运点。
3、服务期限：合同签订之日起一年内。
4、服务要求
（1）每辆车应配置不少于3人的工作人员（包括驾驶员）
（2）我们的服务车辆提供全天候24小时进出城市的服务保障。
（3）所供应的车辆型号为小型封闭式厢顶货车，具备优良的防渗漏性能。
（4）当有车辆申请需求时，我们承诺能够在次日准确无误地抵达预先约定的地点。
二、项目要求
（一）工作要求
1.档案的盘点工作精细严谨，确保统计数据的客观性、精确性和完整性。
2.确保档案迁移过程中的安全性，目标是实现档案的无损、完整保存，并严防信息泄露。
3.档案管理遵循科学的排架原则，确保全宗分类明确、编排井然有序，同时兼顾空间利用效率的优化。
（二）工作人员要求
1.监督检验人员对清点、核查、登记、封装及搬运作业实施全程监督与管理。
2.核查人员与质量审计团队对统计结果进行双重审验，遇任何问题立即进行纠正。
3.在各个工作阶段必须严格遵守无烟火规定，并确保项目执行团队成员履行禁烟职责。
（一）确保所有档案迁移相关的文件清单已整理并装订成整齐的文档，封皮上需清晰印制并加盖公章，同时，对新仓库的布局设计应预先进行统筹规划，依据档案的全宗类别进行科学分区。
（二）在档案迁移入库前，需执行详尽的清点、核查、登记及装箱程序，确保所有档案按出库序列逐一分类并整齐排列。
（三）档案迁移作业流程如下：首先，根据工作人员的配置与运输工具，精确规划每日的搬运任务，确保操作的平稳与有序。其次，出库运输阶段，完成档案的装箱并装载于运输车辆后，严格按照预先设定的路径，确保档案在运送过程中的绝对安全，最终送达新档案馆的指定收纳区域。
（四）档案的转移至新存储位置执行过程中，搬运人员严格按照顺序卸载档案箱，逐一搬运至预定的仓库，进行详细的箱体清点核对。确认出库和入库箱数无误后，由搬运人员进行有序的货架上架操作。
四、成立项目小组
组建XXXX不动产权益档案迁移工作专项指挥部，全面负责XXXX不动产权益档案馆的档案迁移管理工作。
（一）移库准备工作组
1.确保所有相关表格文档已完整整理并整齐装订成册，以备查阅和使用。
2.在档案的盘点过程中，我们执行一项详尽且系统的审核与登记程序，与贵方充分协商并达成共识后，将据此制定相应的行动计划。盘点期间，务必确保服务质量的记录完整，并填写相关工作文档。盘点统计任务完成后，将生成最新的统计数据报告，并就盘点工作进行专项汇报，针对发现的问题进行深入剖析，从而提出针对性的管理优化方案。
3.根据盘点统计数据，针对特殊规格的文献资料、实体档案以及非传统介质档案，应特别定制相应的装具，如专用标签、封装标识、出库管理手册及详细记录表格。同时，须确立明确的档案转移编号体系，以确保信息清晰，防止混淆发生。
4.下架物品的盘点、登记录入以及装箱过程将由两名人员协同执行，他们将监督并确保操作的严谨性，包括标签粘贴与封装，为了提高效率，可以按照批次进行分组操作。
5.在执行档案封装作业时，务必规划严谨的搬运序列。在搬运过程中，如遇突发降雨，需预先准备应急应对方案，以确保搬运操作的效率和文件安全，尽量控制搬运作业的时间不超出合理期限。
6.人员配置与培训涉及的各类岗位如下：仓库盘点专员、核查人员、记录员、搬运工人、押运人员、货架操作员以及驾驶员等。
7.在构建新库房时，应当实施整体筹划，依据档案全宗的分类进行空间布局。针对每个全宗，应综合考虑每年产生的档案量、增长率以及预计的存储期限，精确预估所需的预留空间，从而制定出档案陈列和上架的全局性规划方案。
（二）出库管理工作组
1.按照前期移库准备工作组所制定的清点、装箱及物品定位的操作流程规定。
2.根据类别、全宗编号、年度和案卷流水号的顺序，依次执行下架、搬运出库及装载操作。在装载过程中，应由专人负责在上车环节进行登记并监督，唯有在所登记的数量与入库时的平架登记核对无误后，方可准予启程运输。
3.出库档案箱（盒）应当实施编号，并按照编号顺序逐一装载并排列在车辆上。
4.档案出库应办理出库手续；
5.搬运工作者需在各自承担的档案箱（盒）上或相应的记录簿内进行签章确认，以确保责任明晰。
6.请确保盘点人员陪同车辆前往新的地址，并在抵达后负责实施妥当的入库程序。
7.在盘点或出库操作中遇到的任何问题应立即向相关人员报告。
（三）运输过程管理工作组
1.在装载档案箱前，务必与出库管理部门进行交接，并完成相应的登记程序。
2.与气象部门核实天气预报，以便确定适宜的货物转移日期，倾向于选择连续晴朗无雨的时段进行操作。
3.所有搬运设备应严格按照预定路径行驶，禁止擅自更改行驶路线。
4.随车人员包括搬运工人、押运人员及盘点登记专员共同执行任务。
5.运输过程中，工作人员应严禁烟火；
6.在执行过程中若遇到交通延误或其他突发情况导致运输路径变更时，必须立即向档案馆管理层报告，并在获得其批准后方可调整，这一规定应当明确写入运输合同条款之中。
（四）入库管理工作组
1.搬运作业人员应按照既定顺序卸载档案箱（盒），并由原始登记及监督责任人X员进行详细记录。
2.搬运人员需在相应的搬运箱（或装箱单）及登记簿上进行签字确认，以明确其职责范围。
3.由原盘点人员在仓库进行物品登记并完成库存档案记录。
4.配置档案整理人员，依据全宗类别及案卷编号，对现有档案进行系统性迁移至新型密集柜，遇到缺失的编号应予以预留相应位置。
5.在构建新库房时，应实施全面的规划，依据档案的全宗类别进行空间布局。针对每个全宗，需依据其年度产生的档案量、增长率以及预计的存储期限，进行精确的预留空间预估，从而制定出系统化的档案陈列与上架总体设计蓝图。
6.商品陈列完毕后，经由专业盘点人员进行逐一核查与确认。
7.档案核查、上下车登记、物品整理及搬运等相关工作人员在完成档案数量核对并确认无误后，需依次履行签字确认程序，随后方可离场，并确保相应的入库手续已妥善办理。
8.在物资入库流程中，应及时向领导报告遇到的任何问题。
（五）档案查阅服务工作组
负责搬馆移库期间的档案查阅工作。
（六）机动组
主要负责保障各团队成员的后勤支持，根据各工作小组的进度需求，适时进行人员增补和资源供给。
五、搬迁移库过程中注意事项
（一）档案出库整理管理工作
在对部分文件进行整理之际，必须履行出库审批流程，务必执行以下相关任务。
1.按照既定的项目进度，我们将分期分批地从仓库提取待整理的文档资料。通常情况下，每批次的出库量将控制在一周的工作需求范围内，即实行周度出库制度，但遇到特殊情形单独处理，遵循例外管理原则。
2.档案的出库流程应当遵循年度与案卷编号的递进顺序，逐一核查无误后方可执行出库操作，并同时办理相应的出库手续。
3.在档案管理作业中，应当遵循有序拆封并整理，强化档案流程控制与任务分工，实施详尽的服务记录，实现实时监控和核查档案状态，确保档案流转的透明度，一旦发现任何问题，应立即进行处理。
（二）档案整理后再入库管理工作
1.在完成所有档案整理工作后，务必进行详尽的核查与汇总，以便办理最终的交接程序。
2.档案整理后，需依据预设的分类体系，精细规划上架策略，遵循年度、类别及案卷编号的逻辑顺序进行逐一存档。所排档案需符合档案管理的达标标准及档案馆未来利用与保管的需求，同时具备一定的前瞻性。上架周期将根据档案整理的实际进度进行灵活设定。
3.完成档案入库后的统计与登记工作后，务必与出库的相关记录进行核对，以确保信息的一致性。在入库后的阶段，档案应被系统性地录入检索工具，并在全宗描述中明确标注。同时，还需制作详细的档案存放分布图表。
七、服务流程
1.规划并确认当天需搬运档案的数量或范围，协同进行档案的盘点工作。在盘点过程中，详细记录任何发现的问题以及最终的统计结果。
2.核查人员与质量审计专员对清点结果进行了细致的核对确认。
3.当清点统计与监督检查出现不一致时，清点人员与检查人员应共同进行详尽的分析与核查，并针对问题进行处理；而在数据一致性确认后，装箱工作由专人执行。
4.在完成装箱且确认无误后，清点统计人员会实施安全锁定，对档案箱附加标识标签及封缄，然后依据搬运的先后顺序和装载量进行系统化的分类储存。
5.作业启动后，专业装卸人员将物品逐一搬至运输车辆，并随同押运至指定的新址。
1.1.1.3. 服务项目内容
1.1.1.3.1. 服务原则
1.有效作业原则
作业的有效性原则强调所实施的装卸搬运活动应当必要且高效，力求最大限度地削减不必要环节，确保每一项操作都服务于目标，避免无谓的消耗。
2.集中作业原则
涉及场地的整合与作业对象的集中策略。在适宜的条件下，我们倾向于将任务轻量且分散的作业区域进行适度集中，以便优化装卸搬运设备的布局和利用，从而提升整体的机械化作业效率。
并优化作业流程设计，致力于提升作业流程的效率；同时，通过整合分散的零碎货品，形成标准化的集装单元，进一步增强作业效率的实现。
3.简化流程原则
简化装卸搬运作业流程主要涉及两个关键环节：一是致力于实现作业流程在时间与空间维度上的无缝衔接；二是着重提升货物承载的灵活性和效率。
4.安全作业原则
在装卸搬运作业的进程中，鉴于其显著的安全风险，首要任务是严守作业安全原则，这涵盖了对人员生命安全及设备完好性的双重保护。我们致力于积极预防，力求最大限度地减少意外事故的发生。
5.系统优化原则
装卸搬运作业的组织构想旨在提升其操作的合理性，其核心目标在于系统整体的最优化。力求通过最大化各组成部分的功效，从作业品质、效能、安全性及经济效益等多个维度对装卸搬运体系进行全面评估。
1.1.1.3.2. 服务内容
1、下架服务
（1）我司已制定详尽的下架工作实施方案，明确了各班次的负责人及其团队规模，确保所有工作人员对各自的职责和下架程序有明确理解。
（2）我司为每一箱档案编制一份双联《档案盘点清单》，清单内容涵盖如下要素：日期、编号、文献标识符、档案分类号、移交方、接收方、随行人员及搬运人员等详细信息。
（3）下架流程为：
①核对《档案盘点清单》；
②按清单将档案依次下架；
③在装箱打包过程中，确保每箱档案的外部正面和侧面均清晰标注'箱号'以及所包含档案的起始和终止档号。同时，封箱作业时需赋予独立的自定义序列编号。
④在《档案盘点清单》上签名。
（4）我司配备有完善的下架辅助设备，包括但不限于包装袋、包装箱、各类笔（如油性笔和签字笔）、标签、封箱胶带、封箱器以及剪刀等。
（5）在下架操作中，请务必轻手轻脚，确保所有档案的完整性不受任何损害。
2、搬运服务
（1）项目所期待的车辆配置为专为安保任务设计的厢式货车，并确保配备备用车辆以备不时之需。
（2）运输标准规定：所有运输车辆需确保采用箱式密封式的安全运输模式。
3、上架服务
（1）我司已制定严谨的上架工作计划，明确了各班次的负责人及其团队成员配置，确保所有工作人员对各自的职责及上架操作程序有明确理解。
（2）上架流程为：
①核对《档案盘点清单》，
②按清单将档案按顺序和箱号依次上架，
③在《档案盘点清单》上签名。
（3）我司配备有完备的上架所需工具，包括但不限于签字笔及剪刀等办公设备。
（4）在上架操作中，务必轻手轻脚，确保档案的完整无损。
（1）必须严格遵照国家的法律、法规以及相关规定，坚持以安全与美观为基本原则，在搬迁过程中全面贯彻执行国家、行业及地方现有的关于安全、防火、环保、建筑和电气等相关领域的现行标准和技术规范。
（2）在维护建筑物的基本安全性和完整性方面，任何改动必须尊重原有的承重结构，禁止对建筑物的外观立面造成损伤。对于必要的安装孔洞，应在拆迁完毕后，严格按照原有外墙设计进行修复还原。
（3）所有材料的质量必须严格符合对应产品所规定之标准及设计规格的要求。
（4）对于需遵循特定规定之材料制品与设备，务必依据其产品手册的指示进行操作。
2021年度XXXX主城区不动产登记档案接收与运输服务项目，涉及XXXX不动产信息档案管理中心的档案库房及办公区的运行保障任务。
招标方：XXXX不动产信息档案管理中心
档案迁移是一项严谨且至关重要的安全管理体系工程，任何疏忽都可能导致档案的流失或损害，从而对国家资产构成潜在威胁。
档案资源丰富且规模宏大，档案管理中心的信息化系统尤为繁复。存档的历史跨度广阔，档案类型主要包括：文书档案、会计档案、声像记录及公证文件等各类重要文档。
鉴于紧迫的迁移时限及繁重的工作负荷，鉴于我单位技术人员资源的局限性，为了确保档案迁移工作的全面、安全与高效实施，我们决定聘请专业的档案迁移服务公司，负责档案的整理打包、评估筛选、废弃处理、馆藏入库以及迁移操作，以确保流程的专业性和无缝衔接。
1.1.1.4. 项目迁移流程
1.1.1.4.1. 搬迁原则
我们的团队将秉持全局视角和强烈的安全责任感，严格遵循整体部署，确保高效、安全并优质地履行所分配的职责，按时达成档案迁移任务。在XXXX不动产信息档案管理中心的全面迁移过程中，我们将始终保持积极进取，坚决避免延误，确保不拖后腿。
在搬迁过程中，我们将严格遵循安全准则，确保档案的完整无损、无缺失、无遗失，并严防信息泄露，以确保档案资料的绝对安全。
遵循时效性要求，搬迁作业将分阶段执行，以确保严格遵守既定的时间表，从而顺利实现业务的按时恢复与常规运作。
1.1.1.4.2. 搬迁程序
1.为确保顺利迁移，我司已组建专门的项目团队，明确了各部门的职责分工，并实施了责任到人的管理制度。
2.我司已专门配置人员负责全面梳理库房内各类档案，实施逐项编号，严谨盘点，确保装箱打包操作的精确无误，力求账实相符。
3.在实现档案系统集成之后，我们致力于优化档案的分类、封装、加印以及上架流程。
4.在废旧库房的清退过程中，档案的整理应当遵循先对编号进行装箱的操作流程。在搬迁过程中，必须实施全程监督，确保搬迁作业的严谨性。搬迁完毕后，应严格按照编号顺序进行重新上架，以确保档案资料的安全无虞。
5.根据新库房的地理位置，已初步设计档案陈列区域。在档案转移过程中，我们将实施专人全程监控搬运人员的操作，确保其平稳且安全地完成，同时在新库房设立指定交接点。
6.在完成档案资料的搬运作业后，应及时进行系统的整理分类，并同步进行详细的检查与登记，具体操作可根据实际情况进行调整。
7.在档案上架完毕后，务必执行详尽的归档整理、严谨的核查以及精确的统计数据作业。
8.在搬运作业中，我们公司始终坚持提供热情周到的服务，确保每件物品在运输过程中的完整无损。我们将严格采用符合安保标准且适宜的安全设备，将档案安全稳妥地运送并存放在指定的架位上。
1.1.1.4.3. 搬迁作业原则
1.有效作业原则
作业的有效性原则强调所实施的装卸搬运活动应当必要且高效，力求最大限度地削减不必要环节，确保每一项操作都服务于目标，避免无谓的消耗。
2.集中作业原则
涉及场地的整合与作业对象的集中策略。在适宜的条件下，我们倾向于将任务轻量且分散的作业区域进行适度集中，以便优化装卸搬运设备的布局和利用，从而提升整体的机械化作业效率。
并优化作业流程设计，致力于提升作业流程的效率；同时，通过整合分散的零碎货品，形成标准化的集装单元，进一步增强作业效率的实现。
3.简化流程原则
简化装卸搬运作业流程主要涉及两个关键环节：一是致力于实现作业流程在时间与空间维度上的无缝衔接；二是着重提升货物承载的灵活性和效率。
4.安全作业原则
在装卸搬运作业的进程中，鉴于其显著的安全风险，首要任务是严守作业安全原则，这涵盖了对人员生命安全及设备完好性的双重保护。我们致力于积极预防，力求最大限度地减少意外事故的发生。
5.系统优化原则
装卸搬运作业的组织构想旨在提升其操作的合理性，其核心目标在于系统整体的最优化。力求通过最大化各组成部分的功效，从作业品质、效能、安全性及经济效益等多个维度对装卸搬运体系进行全面评估。
1.1.1.5. 文件搬迁计划
1.1.1.5.1. 档案的包装
一、包装要求
所有的文件资料均需采用坚固的包装处理，确保包装具备防震和防冲击的功能，以确保在运输与搬运过程中其完整性不受任何损害。
运输过程中，我们将根据档案的特性，对货物实施针对性的防潮、防霉、防锈及防腐蚀保护措施，以确保货物在无损且无腐蚀的状态下顺利送达目的地。
采用的包装材料及构造设计充分考虑了易于复原性，确保在货物现场拆箱后能便捷地还原至原有包装状态。
在准备运输过程中，我们将充分考量安装环境的具体条件，优先选用防潮包装措施。同时，依据档案的不同类别实施细致的分类装箱作业。
所有文档资料将采用严谨的封装手段，适配相应的规格箱进行储存。
根据相关规定，对货物实施严谨的包装处理。每一包装箱及其相应货品的关键部位应采用不褪色的油漆，并清晰标注中英文标识，确保信息醒目且不易擦除。
※ 收货人
※ 发货标记
※ 目的地
※ 行李名称、箱号
※ 毛重／净重(公斤或用Kg表示)
※ 体积(长·宽·高，以毫米表示)
如因档案封装处理不当或标签标识不清晰，致使货物遭受损失、损害或遗失，以及由此引发的任何事故，其责任将由我方负责.
本公司为本项目的所有文档资料采取了符合标准的安全封装程序，包括有效的防潮、抗震、防锈以及防止粗鲁搬运的防护措施，以充分保障运输过程中的完整性和安全性，确保文件资料能顺利送达指定地点。
本公司承诺对因包装或防护措施不当导致的货物锈蚀、破损或遗失所产生的任何损失，将主动承担相应的责任并负担相关费用。
1.1.1.5.2. 档案室搬迁注意事项
档案迁移不仅局限于物理空间的转换，它涵盖了对档案存储设施内的系统性规划、严格的安全保障等多元任务。档案库房的构建与迁移是一项极其复杂且规模宏大的项目，对于此类工作，预先应进行详尽的设计规划，依据单位的独特需求定制专属的实施策略。在建设与迁移过程中，难免会遇到诸多挑战，因此，必须针对可能的问题制定出切实可行的解决方案，以确保档案库房的建设与迁移过程得以顺利且高效地推进。
档案库房构建与迁移所面临的关键挑战主要包括：首先，鉴于传统档案管理中海量的纸质文档，实体档案在迁移过程中可能面临丢失的风险，这关乎档案实体安全。同时，档案的敏感性质要求在可能涉及外部专业搬家公司协助的情况下，务必严防信息泄露隐患。其次，新库房的建设需确保基础防护设施到位，如防潮措施以及空间规划的合理性，这些都是迁移前至关重要的审视事项。再者，搬迁时间的选择至关重要，通常建议在天气条件良好，如无雨雪的晴朗日子里进行，以避免对纸质档案造成潜在损害，从而避免无法弥补的损失。因此，相关单位部门应对这些潜在问题予以充分关注和周详计划。
在规划档案库房的构建过程中，必须严格遵照国家和行业的建筑标准以及单位特定需求，确保其在功能性和安全性上均达到规定。选址应优先考虑远离易燃易爆物质和可能产生污染或腐蚀性气体的区域，优选地势较高且排水条件良好的场地。新建的档案存储空间需配备完善的防火、防潮和防辐射设施，同时着重防御如老鼠和蚂蚁等潜在的有害生物对档案的侵害。为了档案的长期保存，库房内还需配置适宜的温湿度调控设备。 对于档案工作的保密性，档案库房的安全管理工作至关重要。这包括安装先进的监控系统，对库房实施全方位的科技防护，以及采用高强度的防盗门，以确保档案信息安全无虞。总的来说，档案库房的建设应全面契合国家关于‘三铁’防护和‘八防’标准的要求，以保障档案资料的安全与完整。
在档案转移项目中，首要关注的是迁移时间的选择，应在天气晴朗时进行。预先应制定应急响应计划，以应对可能发生的突发状况，并确保新库房在接收档案前完成彻底的清洁和至少两个月的通风以确保适宜环境。鉴于大规模档案转移的需求，可能需要专业搬迁公司的协助，务必审慎筛选具备优质服务、高素质员工和完备设备的公司。在与搬家公司合作前，务必强调档案的保密性，签订保密协议。考虑到搬迁期间可能的档案查阅需求，档案管理人员需对档案的重要性和使用频率进行分级，以便按序进行操作，尽量减少对查阅活动的影响。利用现代信息技术，可对档案进行预数字化处理，便于在搬迁过程中提高效率。搬迁结束后，所有档案应逐一清点核实，确保无遗漏并确保其完整安全地抵达新档案库房，以防丢失。
在档案库房的建设与迁移过程中，档案管理部门应积极与各相关部门进行深度协作，共同研讨并制定详细的迁移计划，协同调配各类资源，以确保档案迁移工作的顺利并达成预期目标。
1.1.1.5.3. 档案搬迁工作方案
根据全面的考量，我们策划并制定出一套科学的迁址行动计划，详细规划了每个阶段的工作流程和特定标准。所有部门需紧密协作，全身心投入迁址行动，采用分组执行、责任明确的方式，严格遵照预设的时间表推进实施，以确保迁址过程的规范化和有序性。在确保档案、人员及资产安全的前提下，力求高效完成整体迁移，尽快在新址启用办公，早日开放服务区域，并持续优化提升新址设施的功能，致力于构建一个集多功能于一体的现代化档案管理新环境。
1.服从全局原则
所有员工应积极树立全局观念，提升自我驱动力，无条件执行整体部署，根据既定职责分工，全力以赴地履行各自岗位职责，并协同参与搬迁项目的实施。
2.“谁使用、谁负责”原则
搬迁作业应遵循'使用单位承担责任'的准则，各科室需自行组织本部门办公设备的迁移，个人需确保个人办公物品的搬移工作顺利完成。
3、坚守安全准则：在搬迁全过程中，严防档案受损、缺失、遗失或信息泄露，切实保障人员及资产的安全无忧。
4.按时搬迁原则
搬迁进程将严格按照既定步骤有序推进，以确保在规定的时间表内顺利完成，从而尽早恢复正常的业务运作秩序。
领导小组承担全面指导和管理图书馆机构的搬迁任务，有效处理搬迁过程中可能遇到的各项问题。基于工作的实际需求，将全局人员划分为四个专业团队进行分工协作。
1、确保档案库房档案的安全搬运。
2、确保资料库房图书资料的安全搬运。
3、确保原区史馆档案资料的安全搬运。
4、确保办公设备、办公用品的安全搬运。
5、确保其他杂物的安全搬运。
第一组：
1.负责统筹规划与执行协调，设计并拟定搬迁方案，对各科室的搬迁任务进行有效监督与推动。
2.负责与搬运服务供应商沟通协调，筹备打包所需设备，并确保后勤支持工作的顺利实施。
3.负责对局档案室、会议室以及陈列室内的全部档案、设备和消耗品进行系统化的整理、封装、运输，并在新址接收后进行详尽的清点、归置与有序的布置工作。
4.负责对所在部门办公室及老干部办公室的办公设备与办公耗材进行接收、归置、打包和运输，以及在新址到达后进行详尽的接收核查和后续整理工作。
5.确保完成搬迁后所有网络设施、通信线路及计算机系统的校验与配置工作。
6.完成领导交办的其他临时性工作任务。
第二组：
1.负责对所在办公室的办公设备与办公耗材进行收纳、打包、搬运，并在迁址后对新址进行接收后的核查、归置工作。
2.负责档案、图书资料的随车押运工作；
3.做好领导交办的其他临时性工作任务。
第三组：
1.负责对所在办公室的办公设备与办公耗材进行收纳、打包、搬运，并在迁址后对新址进行接收后的核查、归置工作。
2.实施对档案管理物资仓库的详细盘点、有序整理及合规交接任务。
3.承担原有历史馆藏品的盘点、封装、运输以及在迁至新址后的接收、复核与归置任务。
4.协助做好档案、资料的随车押运工作；
5.做好领导交办的其他临时性工作任务。
第四组：
1.负责对办公室内各类办公设备、办公耗材以及档案馆机房设施的收纳、封装、转移，以及在搬迁至新址后对所有物品的接收、核查和重新整理工作。
2.负责档案的盘点、归整、出库作业，以及在迁移到新址后的接收、入库程序和相应的货架上架管理任务。
3.负责图书资料的盘点、归整、出库作业，并在迁至新址后进行接收、入库以及有序的上架管理任务。
4.负责现有文件中心的文档资料与文件柜的盘点、封装、运输，以及在迁至新址后对物资的核查、归置和上架作业。
5.承担起部门封存档案的接收、转移、存储和分类上架的专业职责。
6.做好领导交办的其他临时性工作任务。
（一）准备阶段
1.一组负责策划并执行搬迁工作计划，与搬家公司沟通确认服务安排，筹备必需的打包工具，同时确保新址的环境卫生准备工作到位。提前完成网络连接设施的开通和设备安装，以确保全面的后勤支持服务得以顺利进行。
2.第三小组成功完成了档案用品的交接手续，并对原区史馆的布展资料进行了详尽的清点、系统化的整理与规范的打包作业。
3.第四组需完成档案、图书资料及其相关目录的详细清点、系统性整理与打包作业。
4.各团队需全面履行其分配的职责，对办公设备及办公耗材进行详尽的清点、有序的整理并打包处理。
（二）调整阶段
1.第一组需完成网络设施与设备的精细调试，以保证其顺畅运行。同时，他们将负责配置各办公区域及功能空间的设备和日常用品，对各类杂物进行妥善处理。关于新址的安保与清洁服务，已进行相应的安排，并确保其他后勤支持工作的全面到位。
2.第四组需负责档案资料的整理与分类上架，包括部门封存档案的接收、安全转移及有序存放。同时，承担库房目录的编制任务，确保现有文件资料在查阅中心的及时上架。此外，还要致力于档案馆网络的调试与优化，以保障查阅工作的顺利进行和高效性。
3.请各团队就分配给他们的办公设备与用品进行如下操作：有序地进行开箱、归类整理及专业布局。
1.在迁移流程中，各小组需科学配置人力资源，确保装箱、护送及验收等关键步骤分别配备1-2名责任人，以保障档案资料与资产设备的安全。遇到任何突发状况，务必即时向局搬迁项目管理团队汇报，以便由该团队进行审议并作出妥善处理。
3.为实现整体协调，我们要求各工作小组在完成产品包装后，务必清晰标注相应的科室归属、操作人员姓名以及预期的搬运位置，以便于物品的顺利流转和识别。
4.在迁移进程中，各团队需秉持互助与提示的精神，积极展现集体协作的风貌。全体员工应充分认识到此次迁移任务的重要性，严格遵循局搬迁工作领导小组的统筹安排，确保所有环节协调一致，以达成整体迁移目标，共同确保搬迁任务的顺利完成。
1.1.1.5.4. 档案室通风系统设计
根据中国环境科学研究院对档案馆的实地考察与详尽分析，档案馆的主要污染源可归结为以下几个类别。
1.甲醛污染
在档案馆内，大量配置的书架，其构建材料如人造板以及墙面装饰的涂料，往往含有丰富的甲醛成分。尽管这些产品可能已通过质量标准认证，但由于密集的摆放，仍可能导致档案馆内的甲醛浓度超出安全阈值。值得注意的是，甲醛已被国际权威机构，如世界卫生组织，明确列为具有致癌性和致畸性的潜在风险因子。
2.苯污染
建筑材料如胶、漆、涂料、黏合剂，以及保温和防水材料等，有可能含有挥发性有机化合物，其中包括苯。在印刷过程中，苯作为不可或缺的溶剂被广泛使用，值得注意的是，苯是一种强效的致癌物质。短期内接触高浓度苯，可能会引发中枢神经系统麻醉反应，症状轻者可能出现眩晕和恶心，严重时甚至可能导致意识丧失。
3.氨气污染
在档案馆设施的建设中，如果采用含有尿素的混凝土配制剂作为防冻措施，潜在的风险在于可能产生的氨气排放。氨气释放可引起一系列症状，如眼部刺激、咽喉疼痛、呼吸障碍以及头痛与恶心，且可能对个人免疫力产生短暂削弱的影响。
4.氡污染
在建筑材料的选择中，诸如花岗岩、大理石和瓷砖在内的石材，以及陶瓷卫生洁具、石膏和水泥，均可能蕴含放射性氡元素。这种无色无嗅的气体在高浓度环境中依然难以察觉，然而据统计，我国每年因氡暴露导致的癌症病例高达五万例。鉴于档案馆通常具有较大的建设规模，涉及的建材使用量相对较多，因此其内部氡污染风险相对显著。
5.油墨污染
在档案馆的藏书中，印刷工艺常常采用乙醇、异丙醇、丁醇、丙醇、丁酮、醋酸乙酯、醋酸丁酯、甲苯及二甲苯等有机溶剂。尤其对于那些上墨覆盖面广、墨层深厚的印刷制品，其残留的溶剂含量较高，这些溶剂在使用过程中会挥发，释放出有害物质，对空气质量构成污染，并潜在威胁到使用者的健康。值得注意的是，颜料成分也是导致油墨污染的关键因素之一。
所使用的颜料颗粒精细，其极强的吸附性使得其中可能含有诸如铅(Pb)、铬(Cr)、镉(Cd)及汞(Hg)等重金属元素，这些物质具有潜在毒性。例如，铅这种元素，即使在一份标准的彩色印刷材料中，大约含有2000微克的铅。尽管铅在人体内被视为非必需微量元素，但其化学性质稳定且难以降解，会干扰血细胞生成过程。当体内铅积累达到临界水平时，会引发一系列慢性中毒症状，包括精神状态异常、频繁的噩梦和失眠、头部不适，更为严重的情况可能表现为乏力、食欲减退、恶心、腹部胀满、腹痛以及腹泻等症状。
铅能够经血液循环侵入脑部，对脑组织构成潜在威胁。鉴于儿童的生理特性，他们对铅的摄入量相对于成年人显著增加，这对其认知能力产生了显著的负面影响。尤其值得注意的是
京公网安备 11010802045440号
