办公用品和电子设备采购服务方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

第一章初步考察方案

第一节现场踏勘目的

我司实施现场勘查旨在深化理解招标方的需求与周边环境特性，借此收集宝贵信息，以便制定投标决策、策略及报价。核心目标包括：

1.调查并记录各使用部门办公家具及设备的分布位置和占地面积

2.科室是否具备接纳大型家具或设备（如适用）的安装条件：办公家具及设备的适用性评估

3.检查设备供电科室的电源连接状况及线路配置，确保其能满足办公设备的正常运行需求。

4.依据实地考察结果，定制符合具体情况的安装策略。

第二节实地考察时间安排

现场踏勘的时间由采购人的招标文件决定。

若招标文件中明确安排了集体踏勘的时间，我公司将积极响应，按约定时间亲赴现场进行实地考察。

若采购方未安排现场考察，我公司将于获取招标文件后1至2个工作日内主动与采购方沟通，申请进行现场考察。在获得采购方的批准后，我们将共同确定适宜的现场考察时间。

在获取相关许可后，我公司将通过正式文书形式向申请人通知具体的踏勘时间、详细内容以及应注意的事项。

我司保证严格遵循国家法律法规及相应程序进行实地考察。

现场踏勘申请表

项目名称
项目地点
踏勘接待
我方	单位名称
	联系人		电子邮件
	电话		传真
参与人员名单	签名日期（注：人员名单应注明姓名、身份证号码）

第三节实地考察规定

一、为确保投标过程中的现场考察活动规范化，并提升投标文件编撰的效率与精准度，根据我公司的实际情况，特此制订本规章制度。

二、在执行现场踏勘工作中，应秉承高效、便捷、公开、公平以及确保工作的廉洁性原则。

三、行政办公室需确保至少配置两名专业踏勘人员进行实地考察。这些人员应具备胜任现场踏勘任务的资质，特殊情况下的人员配备则由行政办公室酌情决定。踏勘工作完成后，相关人员须提交详细的现场勘查报告。

四、以下是行政办公室对于投标活动现场踏勘实施的具体流程：

1.规划详尽的现场考察：在投标过程中，我公司将组建由不少于两名专业人员组成的联合踏勘团队，负责实施全面的实地考察工作。

2.申请人应接收到书面通知，其中明确列出具体的踏勘时间安排、现场勘查内容以及相关注意事项。

3.申请人需配合依法进行现场核查。踏勘人员到达现场后，需出示工作证件，严格按照现场核查的操作指南和相关标准，进行详细调查、核验、确认和现场勘查。所有过程将通过文字描述、视频录像、照片、音频记录等形式完整记录，确保记录内容充分满足现场核查的要求。

4.完成踏察报告：踏察人员依据实地考察结果，现场形成并出具考察意见。申请人或经申请人授权的个人需在《现场踏勘结论确认表》，简称《确认表》上签字确认。若拒绝签字，踏察人员需详细记录拒签详情。踏察工作完成后，踏察人员须于1个工作日内将《确认表》连同相关文字资料、影像资料、图片、录音以及其它形式的现场踏察记录提交给审批事项负责人。

五、完成现场踏察程序后，行政办公室须迅速搜集所有文字纪要、视频录像、照片、音频记录等反映踏察详情的文件，并按相应的归档要求完整归集，进行系统化的整理与装订，以确保随时可供查询。

1.确保全面的影像取证，包括关键细节与企业实体形象

2.做好现场检查相关记载。

3.注意踏勘人员言行端庄严肃热情。

4.检查前准备相关表格材料。

第四节实地考察团队

我司将派遣不少于两位的专业勘查人员前往采购方指定的场地进行实地考察。

行政办公室将选拔踏勘团队成员，团队中应包含一位专门负责办公家具及设备安装调试的技术人员，其余成员的选择则依据招标文件的详细规定进行灵活配置。

序号	姓名	职务	职责范围	联系方式	身份证号
1
2
3
4
5
6

第五节实地考察程序

一、组织现场踏勘活动，需先向采购单位提交申请，获得书面许可后方可实施。

二、组织不少于两位工作人员，明确踏勘目标后前往采购单位进行实地考察。

三、筹备阶段需确保配备齐全项目相关的必要文档，如招标文件、踏勘许可证书、工作人员身份证明及踏勘记录表格等。同时，整理好踏勘所需的设备，如照相机、笔记本、书写工具、测量尺以及各类计量检测器具。

四、按照既定的时间安排，前往采购机构进行实地考察。

五、考察内容涵盖但不限于采购机构的地址；设备所需科室的具体位置及面积；该科室是否具备安置大型办公家具和设备（如有）的适宜条件；以及科室的供电状况和线路配置是否能满足办公设备的正常运行需求。

六、考察成员在履行职责时，须严格遵循采购机构的规章制度，确保不干扰其正常工作流程。

七、与采购单位工作人员面谈，就招标文件中未明确指出的项目详情进行了详细的咨询，并将对话内容做了书面记录。

八、踏勘人员做好现场记录、拍照等工作。

九、现场踏勘工作由相关人员执行，并完成记录后提交相关踏勘意见。

十、填写现场踏勘确认单。

第六节实地考察报告

项目名称：

项目地点：

踏勘人员：

踏勘主要内容：

踏勘人员意见：

踏勘人员签名：

日期：

附：现场照片若干

现场踏勘确认单（采购人留存）

项目名称
项目编号
我方
经办人
办公电话
移动电话

(须在此加盖我方公章)

现场踏勘确认回执（我方留存）

项目名称
项目编号
我方
采购人
采购单位经办人	签字：（须加盖公章）
踏勘时间	年月日时分

现场踏勘情况记录表

年月日

采购单位

负责人

职务

项目名称

建筑面积

结构形式

项目地点

（详细地址）

投资金额

联系人

职务

联系方式

手机

固定电话

现场踏勘情况记录

内容踏勘记录备注

建设单位意见

现场踏勘意见

审查意见

负责人签字：年月日

踏勘人员签字：年月日

年月日

相关采购部门人员需积极参加踏勘活动，主动提交所需文件，并严谨核查记录，如发现任何疑问，应及时现场提出。在确认无误后，需签署文件并承担随之而来的法律责任。

此表一式两份，采购单位、我方各执一份。

第二章组织架构与团队角色

第一节供应商管理制度

一、基础规定

1.本制度旨在规范供应商的甄选流程与日常运营管理，详尽阐述操作细则。

2.供应商管理原则

(1)确保公司运营所需的办公用品能及时、足量地供应，以避免因库存短缺而影响供货能力。

(2)基本原则中，供应商开发须兼顾质量、成本、交付及服务的关键要素。

(3)供应商关系管理策略注重战略合作伙伴的建立，旨在维持与供应商的长期稳定合作。

(4)供应商关系管理应实施动态监控机制，注重沟通的畅通与定期绩效评审。

3.适用范围：

(1)采购部主导供应商的管理工作，涵盖了供应商的甄选、运营监管、绩效评估与退出机制，其间仓管部及其他相关部门提供有力支持与协作。

(2)供应商管理的涵盖内容涵盖办公用品供应商的选择与合作。

4.部门职责

(1)采购部职责：

1)制订和实施供应商开发计划；

2)实施定期的市场动态调研，搜集并整理详实的市场资讯，汇报供应商的最新状况，并据此编制深入的分析报告。

3)承担潜在供应商的考察与评估职责，筛选并优选适宜的候选供应商。

4)参与供应商信息的收集和供应商调查

5)实施对供应商的供货状况、产品质量、交货准时性以及售后服务环节的监管

6)评估供应商的技术实力、质量保障能力以及生产和交付绩效。

7)探究供应商的生产工艺及其核心控制环节，有效应对技术或品质管理挑战。

8)致力于发展并巩固与供应商的伙伴关系，持续提升采购品质。

9)构建并持续优化供应商信息档案系统，确保数据的即时更新与正常运作，通过多元化途径实时了解供应商动态及市场变迁。

10)根据供应商的考核结果进行等级管理。

(2)经理办公室职责：

1)实施供应商的评审与考核，涵盖采购、请购及使用等环节，汇总为《合格供应商名单》，经由经理审批后分发至相关部门。

2)实施定期的采购记录核查，以确保采购行为均源自授权的合格供应商。

二、供应商数据获取

1.组织供应商信息的搜集工作由采购部主导，其成员需在日常工作中持续关注并记录供应商的相关资讯。此外，各部门，尤其是采购部门，应当积极推动并共享供应商信息资料。

2.供应商信息来源一般有下列方式：

(1)网络等传播媒体。

(2)商业广告或供应商主动联络。

(3)同行或供应商介绍。

(4)公开征询。

(5)其他途径。

三、供应商评估与决策

1.市场潜在供应商的发掘与甄选工作由采购执行主体担纲，供应商信息将被系统性地录入并整理于《供应商情况登记表》之中。

2.主要通过以下方式搜寻开发供应商：

(1)互联网搜索；

(2)同行介绍；

(3)供应商的主动问询和介绍；

(4)专业技术杂志；

(5)供应商的专业媒体广告等。

3.采购执行主体负有搜集供应商资料的职责，协同相关部门对不适合深化合作的供应商进行筛选剔除，随后编制《供应商考察名录》。对于被排除的供应商，应详实记录其剔除缘由，以便于后续查询参考。

4.新供应商须提供的资料的复印件：

(1)营业执照；

(2)公司介绍（或相关资料）；

(3)认证体系证书；

(4)特殊行业许可证；

(5)代理商（贸易商）需提供代理证书等。

5.采购执行机构需依据《供应商考察名录》的规定，要求供应商提交《供应商基本资料表》，详尽调查供应商的概况、设备设施、产品特性、团队成员及供货能力等相关信息。

6.供应商如需提交样品试用，必须提交相应样品，供技术部门进行详尽的检验。若技术人员无法独立完成测试，应协调专业机构进行品质评估，并获取相应的测试报告。

7.采购部门在确认有实际考察必要时，可向经理申请对重要供应商进行现场考察，经理审批通过后，由采购部门主导组织技术部门相关人员实施考察，并完成《实地评估记录表》后提交给公司。

8.对于未进行现场考察的供应商，建议通过电话沟通、发送传真或邮件联络，以便获取关于其供货能力的详细信息。

9.在获取供应商详情后，采购执行主体协同相关职能部门对供应商的产品质量、服务水平、生产能力及协作效能进行全面评估。依据《新供应商评审表》的各项标准，对供应商是否满足我公司的规定进行严格评审。通过评审的供应商将被纳入《合格供应商清单》，而未达标的则需详细记录不合格原因，并存档以备后续查询。

四、供应商信息管理系统

1.供应商档案包括：

(1)《合格供应商清单》

(2)《供应商基本资料表》；

(3)商业资格证明材料：包括营业执照复印件，相关认证体系证书复印件，以及针对特定行业的许可证明（如适用，代理商或贸易商需提交有效的代理证书）

(4)价格表；

(5)关键技术资料；

(6)以下是用于评估与考核的文档清单： - 实地考察的详细记录：《实地评估记录表》 - 新供应商的评估表格：《新供应商评审表》 - 对供应商的定期绩效评估：《供应商考核表》 - 供应商问题反馈与跟踪记录：《供应商异常联系单》 - 异常情况的详细登记：《供应商异常情况登记表》

2.供应商档案的建立与定期更新工作由采购执行主体主导，并得到使用部门的协同支持。

3.供应商档案由采购执行主体负责管理。

4.供应商信息档案应维持实时更新机制，确保每年至少进行一次全面更新。

5.采购部门需在纸质供应商资料的基础上，构建并维护一个电子化的《供应商情况登记表》及《合格供应商清单》，确保信息内容的即时更新。

五、日常供应商管理策略

1.供应商的日常表现与到货物资的使用情况将由采购执行主体进行详尽记录，作为评估供应商绩效的重要参考依据。

2.针对到货物资的品质问题，验收人员需立即将《供应商品质异常情况表》提交给采购执行部门，详尽陈述异常详情，并附上相关照片作为证据。采购执行部门接收到异常信息后，需转发给供应商，并监督其问题处理及后续改进措施的实施。

3.供应商的交货情况需由采购执行主体进行定期统计分析，该分析结果作为评估供应商绩效的基准，并将分析结果及时传达给供应商，以促使他们持续优化与提升服务质量。

4.执行采购任务的主体应周期性地调研同类产品的市场价和供求动态，以便作为与供应商协商以及评估供应商绩效的参考依据。

5.应当强化与重要供应商的日常交流与信息反馈，旨在构建稳固的长期合作关系，并推进签署长远合作协议。

六、评估与供应商绩效

1.采购部承担供应商的年度评审任务，目标是确保所购置的物资在品质、交货准时性以及服务等方面均能满足既定标准。年度评审乃是对供应商进行周期性全面评估的年度活动。

2.对于年度采购额位列前二十的办公用品供应商，其年度评估是基本原则操作。

3.供应商的日常异常情况需由采购执行主体妥善记录在《供应商异常情况登记表》中，该表将作为绩效评估的重要参考依据。

4.供应商的品质评估、交付期限以及日常协作表现等基础数据，主要由采购人员和验收人员负责采集提供。

5.如遇装备品质出现非预期的异常情况，且该异常程度严重或已对供货造成实质影响，采购部门需对供应商进行重新评估。

6.附件中的《供应商考核表》详细列有考核项目及其评分标准，考核结果将适时向相关供应商反馈，以便他们进行相应的改进。

7.供应商考核评定标准及运用：

评价分数	结果运用	供应商等级
85分以上	可加大采购量	A
70～84分	可正常采购	B
60～69分	需进行辅导，减量采购	C
＜60分	提供整改报告，可暂停采购	D
注意：质量得分小于25分者，参考D级奖惩；唯一供应商评为D级时仍可正常采购

七、供应商评估与筛选

1.对于未能在接到整改通知一年内履行整改义务的D级供应商，将可能面临供应商资格的撤销。

2.对于被评为无法持续合作的供应商，应在合同终止后采取措施，即取消其供应商资格或与之协商解除合约。

3.若供应商供应的产品出现严重影响项目实施的严重质量问题，且未能积极主动配合解决，采购部门有权决定不进行供应商评价，从而直接取消其资格。

八、处理供应商争议程序

1.在供应商的选择过程中，采购执行主体应秉持公正平等的原则，确保所有参与者知晓明确的申诉途径。

2.客服团队担当供应商投诉的受理职责，针对收到的申诉内容，与采购部门、仓储管理部门及质检部门进行有效沟通与协调。在必要情况下，将相关情况上报给经理，经理将对投诉进行审慎审查并作出处理决定。

附表：

供应商情况登记表

编号：

供应商名称	注册地	注册资金	企业性质	主要产品	产品品牌	联系方式	如被剔除（剔除原因）

供应商考察名录

编号：

供应商名称	注册地	注册资金	企业性质	主要产品	产品品牌	供货能力	联系方式	备注