办公设备采购服务投标方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

第一章组织架构与团队角色

第一节项目组织机构

拟配备的人员名单表

序号	姓名	性别	年龄	职务	职称	联系方式	备注
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第二节职责概述

一、销售部门职能概述

(一)部门名称：销售部

(二)部门性质：业务部门

(三)职责概览：负责统筹公司的销售运营，引领销售团队有效达成公司的销售策略与业绩指标；并执行严谨的采购管理体系，确保实现公司的采购目标。

(四)主要工作职责：

1.负责协助总经理规划并细化年度销售目标及销售成本管控指标，并确保其有效执行。

2.根据公司的年度销售目标，我们将优化营销策略，设计实施计划，扩展销售网络，并对任务进行详细分解与执行，有条不紊地推动销售工作的开展，以确保既定目标的达成。

3.承担市场信息的搜集工作，对市场趋势、销售动态以及竞争态势的发展进行深入剖析，并按期向商务发展部提交相关信息报告。

4.在合同报价控制环节，您的职责主要包括如下几点：首先，您需深入理解客户的需求，然后依据公司审定的策略向客户提交报价。接下来，您需协调业务团队与客户的谈判，并全程监督谈判至签订合同的整个销售流程，以积极协助交易的成功达成。

5.承担产品销售合同约定的款项收取及后续的催收工作，并及时将收款动态通报给商务发展部。

6.实施定期与非定期的客户拜访，系统性地收集并整理客户信息，全面了解客户需求，从而实现高效客户关系管理。

7.负责策划并实施各类销售统计报表的编制工作，确保相关数据的及时准确上报至商务发展部总经理处。

8.致力于市场物资信息的搜集与调研预测，构建稳固且高效的物资供应链体系，持续开拓并优化物资来源途径。

9.负责收集产品供应商信息，并对供应商进行质量、技术和供就能力进行评估，根据公司需求计划，编制与之相配套的采购计划，并进行采购谈判和产品采购，保证产品供应及时，确保产品价格合理、质量符合要求。

10.承担采购物资到货后的相关手续办理，包括产品质量的检验与审核；并与供应商就不合格产品的处理进行协商，负责退货及索赔事务的协调处理。

11.规划发运程序：优化运输路径设计，选定适宜的交通工具，严谨筛选信誉良好的承运商，严守公司分配的发运成本预算，实施精细化管理，定期审查费用支出，剖析超支与节省的原因，并采取相应控制措施。

12.负责支持商务发展部门的市场投诉管理和技术咨询服务，有效协调客户订单处理、发货安排及退货事务。

13.致力于实施对部门员工的业务能力与产品知识的培训与评估，持续发掘、培养并引进销售专业人才，以构建一支高效能的高素质销售团队。

14.完成公司领导安排的其他工作。

二、商务部门职能与责任

(一)部门名称：商务发展部

(二)部门性质：行政人事管理部门

部门职能：负责收集有效的市场信息，主持拟定定价方案、产品采购合同、产品销售合同等，组织开展售后服务工作，为销售提供支持。

(三)主要工作职责：

1.为实现公司的经营战略目标，我们着手编制项目开发的可行性研究报告及详细的实施计划。

2.承担市场信息的搜集、梳理与深度分析任务，按期制作并提交详尽的信息分析报告，确保及时送达公司高层及相关部门。同时，对各部门信息的实时性和准确性实施严格的评估与考核。

3.汇总并评估产品供应商的技术能力、质量管理状况以及财务表现，编制详尽的供应商评估报告。在此基础上，负责策划供应商合作策略和拟订合作协议。并主导供应商合作协议的签订流程。

4.负责对公司采购的产品进行询价，拟定产品采购方案，制定市场标准价格；拟定采购合同并报总经理审批后，组织签订合同。

5.承担产品销售合同的拟定工作，根据财务部及总经理的审阅建议对合同进行相应的修订，随后将修订稿传达给销售部门以便执行。

6.支持销售团队进行专业技能提升培训：积极参与跟进销售部门对款项延误的调查及催收工作。

7.主持客户服务标准的确立、操作规程的制定与执行、政策的构建与调整，并统筹规划和配置服务资源。

8.负责投诉问题的全面协调与解决方案的制定，确保对每一项投诉实施详细记录并形成处理档案。每宗投诉均需有明确的处理过程和结果，每月向公司提交关于投诉状况及处理反馈的月度报告。

9.处理客户退货请求，详细调查并核实相关细节，随后制定退货解决方案。

10.积极与客户保持沟通，收集并整理客户的意见与建议，形成详细报告，以便向相关部门提供反馈。同时，监督相关责任部门对问题进行整改，并借此契机优化服务流程或探索新的项目开发可能性。

11.承担公司客户信息档案、销售合同、内部行政文件、营销相关文档以及价格清单等的有序管理、分类整理、档案建立和妥善保管职责。

12.完成公司领导交办的其他工作。

三、财务部门职能与责任

(一)部门名称：财务部

(二)部门性质：行政人事管理部门

(三)部门职能：全面负责公司的财务管理、财务监督、会计核算、资金融通、资产管理等工作，保证财务核算合法、及时，经营结果数据真实准确。

(四)主要工作职责：

1.承担公司年度和月度经营指标的深入分析与预算编制任务，及时向高级管理层呈报所需的财务信息。根据公司领导的指示，整合经营策略和运营成本数据，进行详尽的行政人事评估与预测，为公司的经营决策提供强有力的数据支持。

2.负责规划并优化公司的财务会计规章制度，同时监督其有效实施。

3.承担编制并执行公司年度与月度经营预算的职责，严谨管控各项成本与费用支出，同时监控管理运营过程中的各项费用使用状况，并及时向总经理呈报相关报告。

4.根据会计准则与企业规章制度，负责会计核算业务的审验与核查，确保各期财务报表的精确无误，包括编撰年度和月度会计报表。此外，担当各级领导签批费用单据的核付、核报及核销工作。

5.履行供应商财务状况的评估职责，参与采供合同的审阅并提交审评建议；在产品采购市场价格标准的制定环节，深入剖析产品价格变动趋势及其边际成本分析。

6.统筹内外部协调事务，有效沟通与公司内外各部门（包括但不限于银行、工商、税务、审计、统计以及公司其他各科室），致力于营造高效和谐的工作氛围。

7.监督并推动各部门实施有效的成本管理措施，同时根据业务发展的需求，积极协助筹集资金。

8.承担周期性或非周期性的财务剖析与专项研究任务，通过对财务状况、经营业绩以及现金流的深入剖析，提出相应的建议和策略方案。

9.组织并执行部门职责：分配工作任务予部门成员，周期性地监督、引导和培训员工，以及定期进行绩效评估与反馈，确保公司财务管理和核算活动的顺畅运行。

10.负责按照公司财务管理制度严谨审阅预付款项与赊欠款项的处理，对应付款、应收款项及借款实施详细核查，并将相关审批流程提交至总经理审批。在既定的时间范围内确保所有操作严格执行，以此确保公司资金和财务账户的安全性达到最高标准。

11.根据商务部和采购部门提供的合同价款结算清单，进行严谨的审核后，办理相应的合同价款支付手续。

12.确保按照工资通知单规定，及时准确地向公司员工发放薪酬与奖金；并监督执行定期的财产盘点，实现账目与实物的相符性。

13.负责大宗物资采购的询价流程管理和初步审查，涵盖采购合同及相关事务的审阅与处理。

14.实施定期的固定资产与流动资产盘点与确认工作。

15.完成上级领导安排的其他工作。

四、部门职能与运作职责

(一)部门名称：内控运行部

(二)部门性质：行政人事管理部门

(三)职责范围：构建并不断优化内部运营规章制度及流程，实施严格的监督与管理，确保公司运营的规范化；同时，承担廉政建设与审计工作的执行任务。

(四)主要工作职责：

1.主持并执行公司运营体系的构建、现有管理制度与流程的优化升级，以及适时的修订任务。

2.为了顺应公司业务发展的步伐，我们将精细梳理并优化公司的内部运营控制流程、实施策略与执行准则。

3.负责实施公司的内部运营控制措施，以支持管理需求，协同各部门优化业务流程和操作规程，从而有效降低管理风险。

4.通过周期性与非周期性的手段，结合运用各类统计数据以及经济活动分析、专题调查等辅助工具，对计划执行进度实施监控，并对计划完成的绩效进行评估。

5.在供应商选择流程中，我们对商务部定期编撰的供应商评估报告及合作协议实施持续审阅，并就其内容提供相应的评价建议。

6.监督并核查公司运营、财务、人事等相关业务政策与流程的执行效果。

7.致力于协调内部控制规定与实际业务增长之间的需求，同时执行与内部运营控制相关的所有任务。

8.负责公司的廉政建设和督察审计工作。

9.完成领导交办的其它工作。

五、海外分支机构职务详情

(一)部门名称：驻外办事处

(二)部门性质：行政人事管理

(三)职能概览：本部门致力于搜集并及时上报所管辖地区的市场动态，引领当地市场的开发与业务拓展，以确保实现既定的销售业绩目标。

(四)主要工作职责：

1.承担搜集、编纂和呈递所管辖地域的政策环境与市场动态资料的职责，每月实施详尽的市场评估，并向公司提交报告，以此为公司的投资决策及其它相关业务活动提供坚实的参考依据。

2.致力于市场调研与深入分析，主导所辖区域的市场开发及客户资源构建与管理，持续推动业务范围的拓展。

3.负责贯彻并达成公司分配的年度销售与回款指标，规划所辖区域的年度工作任务与计划，每月编制相应的预算与工作进度计划，经公司审批后实施。同时，按照规定频率进行工作进展总结，并提交相关统计数据报告。

4.负责管理并协调所辖区域的客户关系，同时确保所辖业务销售记录的准确建立及客户档案的完整维护。

5.承担所辖区域产品的全程服务，包括前期的售前咨询，中期的售中协助，以及后期的售后支持。同时，有效管理和解决客户投诉与退货事宜。

6.有效管理并协调所辖区域内的职能部门关系，建立并维护良好的当地公共关系，以确保公司业务运作的顺畅进行。

7.按照公司的规章制度，承担并管理各项资金回收与费用清算任务。

8.负责接待并协助所辖区域的出差员工完成各项工作任务。

9.完成公司领导交办的其它工作。

六、行政职责概述

1.承担内部文档与外部文件的收发、编号、流转、督促及归档管理工作。

2.负责企业日常文档的打印与复印任务，处理并发送各类传真函件，组织和通知各类会议，详细记录并生成会议纪要，同时对相关工作的执行进度进行监督与检查，定期向总经理汇报工作动态与实施结果。

3.负责企业公司的对外公关接待工作。

4.为总经理起草有关文字材料及各种报告。

5.负责企业行政印章的保管工作，以及对外出具相关证明和介绍信的服务。

6.积极支持总经理，统筹协调各部门间的业务交流与工作任务衔接。

7.负责安排落实领导值班和节假日的值班。

8.专司本企业公司的对外经济纠纷诉讼案件及其相关法律服务工作。

9.致力于接收并妥善处理本公司内部员工的各类投诉与举报事务。

10.负责企业公司公务车辆管理。

11.掌管企业内部员工食堂及住宿设施的运营管理。

12.负责企业公司办公用品采购及管理。

13.掌管企业内部环境卫生的维护与管理工作，以及厂区内秩序的保安管理。

14.对企业公司的经济活动进行全面剖析，识别潜在的管理风险与漏洞，并据此设计相应的改进措施。

15.承担政府相关部门分配的各项报表填报任务，以及企业公司章程的整理和营业执照变更等官方职责。

16.人员招聘策略与流程：企业人才引进方案 员工培训体系：提升团队专业能力 员工考勤管理制度：确保工作纪律与效率

17.员工绩效考核，薪酬管理。

18.员工社会保险的各项管理。

19.设计并实施针对企业运营绩效的奖惩策略，审定各业务部门的奖惩执行标准，坚决执行所做出的奖惩决策。

20.人员档案管理及人事背景调查。

21.严谨审察并确保公司员工手册及所有规章制度的贯彻实施。

22.承担与劳动部门、人事管理部门、公安机关和社保机构的协作与联络工作，以及确保政府文件的贯彻执行。

23.处理员工的薪酬争议以及各类投诉事务

24.负责企业公司员工工伤事故的处理。

25.完成总经理交办的各项工作。

七、技术部门职能与责任

1.主持企业产品的战略规划，实施技术需求调研，并负责工厂设施的合理布局。

2.研发新产品的设计与原型制作、样品鉴定与审核流程

3.负责制定与管理包括产品技术规格、详细的技术参数表、工艺流程图纸、工艺效率标准以及材料消耗定额在内的各项专业技术文档，以及产品使用手册等相关技术文件。

4.探索与研发新技术、新材料、新工艺及新设备，驱动企业的持续发展与提升。

5.提供技术指导与工艺监控贯穿于安装过程之中，以确保安装工作的顺利进行。

6.向有关部门履行技术支持职责，同时接纳并响应全方位的技术信息反馈，并进行妥善处理。

7.负责建立企业公司技术资料库。

8.系统性地搜集并整理客户对我司产品的使用反馈信息，进行深入的分析，从而提出针对性的优化建议。

9.按照技术工艺流程编写工序作业指导书。

八、公司采购职能概览

1.部门职能

确保采购的办公用品在质量和数量上能够充分满足销售需求。

2.主要质量职责

(1)执行办公设备供应商及其产品种类的评估工作，坚持质量优先原则，根据实际需求进行采购，优选优质供应商。

(2)承担供货企业及其产品资质的搜集工作，协同质检部门构建办公用品供应商档案。按照规定程序进行初步评审，并严格执行办公用品采购流程，确保仅从审核通过的合格供应商处购置合法且质量有保障的商品。

(3)确保与供应商订立明确的采购合同，合同中务必包含严格的质量规定，或者优先考虑预先签署质量保证协议。

(4)确保合规获取办公设备购置发票，同时按照国家相关规定，严谨实施办公用品类医疗器械的购置记录管理，确保发票、账目与实物的一致性。

(5)探究并优化销售与库存数据，以提升办公用品库存结构的效益与效率。

(6)实时监控采购流程中的质量变化，并及时向质检部门传达相关讯息。

(7)于每年年初，协同质检部门进行上一年度进货质量的评审评估。

(8)建立办公用品供货单位合法资质档案。

九、仓储管理职能与责任

1.部门职能

负责本项目的办公用品存储与保管任务，确保所保管的办公用品数量精确无误、品质恒定。

2.主要质量职责

(1)遵循安全储存、减少损耗、确保品质、快速流通及防止意外的原则，严谨执行办公用品的存储与保管作业。

(2)遵循办公用品收货管理规定，确保按照存储需求实行专业化仓库、类别分明的存放方式。

(3)确保严格遵循办公用品的外包装指示标识，对办公用品的搬运、陈列与堆叠操作进行标准化管理。

(4)承担办公设备的保管职责，实施定期库存核查，以确保账目与实物的准确无误。

(5)承担库房温湿度的监管职责，确保温湿度自动监控系统的稳定运行。通过实施有效的调控手段，严格控制库房环境的温湿度，以满足办公设备的理想存储条件。

(6)确保办公用品的储存安全，实施了全面的防鼠、防虫、防潮、防霉、防尘以及防火措施。

(7)在办公用品出库流程中，务必实施详尽的质量检验与相关项目的核对，并确保生成完整的出库复核记录。

(8)致力于仓储设施设备的维护与保养工作，以确保其稳定高效运转。

(9)致力于库房场地与设施设备的提升与规范化管理，旨在强化仓储效能，以满足项目运营规模的扩展及产品质量保障的高标准要求。

第三节职责描述

一、首席执行官职务描述

1.统筹管理公司的全面运营事务，负责拟定并发布各类公司规章制度。

2.依据市场动态，逐月规划年度、季度及月度的销售目标与执行策略，确保销售计划的制定与实施得以切实落地并达成预期目标。

3.对公司的经营性各项工作计划的执行进度实施监督与检查，包括实时审阅各部门的销售进展和销售政策的实施情况。

4.实施定期市场调研，详细评估产品市场覆盖率（包括铺市率）、业务访问频率、售后服务执行情况、资源维护状态以及市场动态与竞品信息（确保每周至少有一次随机抽查）

5.负责审阅并分析公司的财务报表，核算经济效益与成本比率，有效监控企业的经营绩效指标，以确保实现既定的经营目标。

6.推进公司各种管理制度的深入贯彻。

7.实时监控各部门员工的思想动态与工作表现，激发团队的积极性与主动性，充分挖掘员工潜能，确保工作的高效执行。

8.1. 制定例会规程：确保与部门主管保持频繁沟通（初期每周至少两次，随着项目进度成熟，将调整为周例会形式。所有部门负责人必须参与，会议要求以数据报告为基础，内容包括上周工作总结、下周工作计划。重要的是结果，而非过程细节） 2. 项目经理工作职责：

1.遵守项目各项规章制度。

2.依据项目阶段的销售规划，细化并分配本部门的销售目标，同时设计出明确的实现策略。

3.致力于客户关系的建立、维护与深化，从而保障日常工作的有效推进：包括资源获取的顺利实施、合同谈判的高效进行，新产品引入的顺畅对接，以及各类促销活动的优先执行等。

4.监控销售状况，确保办公用品品类齐全。

5.提供现场教学指导，实施业务人员培训，旨在提升业务团队的专业技能水平。

6.实施每周销售数据分析与监测，以便于迅速发现并应对任何异常情况。

7.主持人员的管理员工与绩效评估，设计并执行薪酬体系，包括工资结构和奖金分配策略，并定期组织业务员进行专业技能培训。

三、销售主管角色的任务与职责

1.严格遵循公司的规章制度，无条件接受并执行公司的任务分配，贯彻执行销售策略。

2.为确保下月销售目标的精准执行，我部门将以公司月度销售规划及各销售渠道的市场动态为依据，细分并制定每个渠道的明确销售指标，并附带详尽的实现策略，此项工作将于每月28日前完成，以适应市场的实时变化和公司的次月任务需求。

3.负责本部门销售指标的全程引导与实时监控，确保每日对各销售渠道的业绩了如指掌，实施动态调整，坚持过程与结果的双重管控。每周一，将对各渠道的销售日报进行详尽的统计、深入的分析、及时的通报并据此进行策略调整。

4.每周举行不少于三次的销售例会，其中包括如下议程： 1. 渠道销售业绩通报 2. 网点访问活动更新 3. 市场巡查报告 4. 营销策略的动态调整提案 5. 问题处理进展：回顾并解决销售人员在上次会议中提出的各渠道紧急问题 6. 销售人员问题反馈与建议

5.依据公司的规章制度，我们深化并严谨监督本部门的操作规程，特别强调实时跟踪的实施效果，以此提升其适应性、操作便利性和执行力，最终确保执行成果接受总经理的全面核查与责任归属。

6.实时监控和优化公司的销售网络布局，积极推动市场拓展，以确保本部门在流通网点的数量和质量上实现双重提升。

7.致力于维护本部门的客户服务体系及深化与客户的合作关系，致力于提升售后服务质量，从而塑造并巩固公司的良好信誉形象。

8.致力于本部门的人员招聘、绩效评估与管理，包括指导与提升员工能力，实施有效监督，以确保销售团队的稳定性和业务增长。秉持识才善任的原则，优先选用德才兼备者，通过制度和流程严谨管理员工。

9.根据公司制度，本岗位承担大日期产品的事宜审批与管理，包括产品处理、调配作业，同时需严密监控产品的流通动态、销售情况以及退货管控，确保流程合规且有效进行。

10.建立与总经理的有效沟通渠道，定期（至少每两天一次）就销售会议和市场调研的最新动态向公司提交信息报告并提出相应建议。同时，高效地处理总经理临时交付的各项事务。

四、主管的稽查职务详情

1.严谨自律，坚守纪律，坚持实事求是原则，公正平等地履行公司各项规章制度，无条件接受公司的工作任务分配。

2.严格遵循公司的规定，负责对员工的出勤情况进行管理，对于任何违反考勤制度的行为，将依据规定进行核查。

3.实施严格的卫生管理措施，确保公司办公区域与仓库区域符合公司的环境卫生标准，包括制定详细的清洁轮值表及明确的卫生规定。

4.评估并监督公司日常行政管理规定的执行效果。

5.监控仓库盘点执行的效率与精确度，实施对车辆每月末库存的核查与抽查。

6.每日依据模板制作动态销售进度报告，并实时监控，确保及时将线路、重点商品等关键销售数据汇报给总经理及主管。

7.履行职务监督职责：对包括主管在内的所有低于管理层级的员工（含主管）的工作执行情况、日常任务进度以及工作效率进行监察。

8.确保所有稽察项目的实施后均需提交详细的稽查报告，依据碰头会议讨论的决策，随之发布稽查整改通知书，明确相应的处罚标准与公示公告。

9.稽查部主管的职责直接向总经理汇报，其工作独立于部门主管，不受后者工作的干涉或约束。

10.负责协助主管达成公司分配的销售绩效目标，积极主动与总经理及主管进行沟通交流，及时反映问题并提出建设性意见，以确保各部门之间的协作无缝衔接，共同塑造积极和谐的团队环境。

五、会计与录单岗位职责

1.操作流程如下：  1. **出入库信息录入**：严谨按照系统规定，详细记录商品的品种、数量和规格，确保入库和出库操作的精确性。  2. **打印提货出库单据**：为渠道人员提供所需的提货出库单据，并按照三联单的形式进行分发。  3. **系统数据管理**：保证系统数据的实时更新，同时执行定期备份，确保数据安全并长期保存。

2.销售单据的录入流程：该步骤涉及对销售单据的详细审核，主要包括单品或小项的核验，以确保单据中数量和金额的精确无误。

3.单据处理流程： - 入库单据：根据制造商分类，逐月装袋妥善保管。 - 出库及销售单据管理：确保完整无缺，按销售渠道、时间范围（日、月）整理装订，避免遗漏或缺失。对于存在欠款的情况，需复印相关欠款单据并单独装订，原始单据则应存放于欠款档案盒内。

4.数据管理系统优化：确保系统内部信息的精确性和真实性，与仓库实物库存同步无误；实施定期的财务软件维护，备份操作及时到位，以保障系统运行的顺畅性。

5.实施月度库存核查：每月按照规定程序对仓库存货进行不少于两次的详细盘点，确保实物库存与数据库记录相符。

6.数据驱动支持：向销售人员供应相关销售数据，包括价格详情和产品资讯，特别关注订货会的库存变动情况；向总经理汇报公司的全面运营及盈利状况，确保财务信息的实时更新，全程参与每周的经营策略会议。

7.确保妥善记录并管理行政财务的总账与详细分类项目，遵循完备的程序，保证数据精确，及时进行登记，确保账目清晰。每月按公司规定的时间（次月5号前），提交符合要求的收支财务报告分类表。

8.严谨核查公司与各供应商的财务资金交易记录，逐项核实对账单信息，迅速解决发现的任何数据不符，以保证资金流动明细的精确性。

9.确保财务凭证、账簿及各类报表的定期整理装订，实施妥善的保管与归档措施。

10.编制并呈交经总经理审批的薪酬与奖金清单。

11.严格管理公司的各类印章，其使用需遵循严谨的规定。任何非常规的印章使用行为都必须经过总经理的审批程序，且严禁加盖空白章。

12.文档管理：包括与各供应商的交流资料、财务记