新鲜蔬菜供应解决方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

商务承诺函

(一)结算方式

1.货款与相关费用的结算流程：我方将依据食材验收单及标准的增值税税务发票，在每月的第一个工作日至第十个工作日内，核查前一月份的应付款项。

2.货款清算周期：每月产生的款项需在次月的20日至25日期间完成结算，按月循环进行。

3.费用结算机制：每月结算额计算方法为，即定价周期内确认的价格乘以当月所有采购批次的实际数量之和。

(二)违约、违规处理

我方承诺遵循行业主管机关的严格监管，旨在提升酒店食材定点配送的管理水平。此次监督评估涵盖食品安全与检验、环境卫生标准、员工健康状况、服务品质、收费标准以及客户反馈等多元化维度。

1.违约处罚

在履行酒店食材定点配送服务的过程中，若发现任何以下所述的违约行为，经核实并获得上级部门确认后，我方将实施相应的处罚措施（可能采取单独立项或合并处理）：

(1)采购人有权对违约单位的配送份额执行部分撤销措施；若情节严重，采购方有权依法单方面解除合同，并剥夺其作为酒店食材定点配送供应商的资格。

(2)如出现违约行为，将予以扣除履约保证金。若由此给采购人带来损失，违约单位需承担相应的赔偿责任。所有由此产生的法律后果概由违约单位负责承当。

(3)该供应商的投标资格将被取消，不得参与后续酒店食材定点配送单位的选定项目。

(4)如情节恶劣并引发严重负面后果，采购方将依法将相关不诚信行为通报至同级政府采购管理部门，实施‘黑名单’管理模式。

(5)保证金的运用旨在保障乙方因自身原因导致的违约责任，其执行细节如下所述：

1、我们将严格按照《食品安全管理规定》的条款、国家相关标准、招标文件的采购需求及投标响应中的承诺进行操作。对于采购人可能的考核细则调整，我方承诺无条件配合并执行新的规定。

如采购方对我们的蔬菜配送质量或服务存在质疑，应向招标单位提出，招标单位将对相关问题进行深入调查。若我方无法给出合理解释或未能改进，将依据相关规定进行处理。具体措施可能包括暂停或终止定点供应服务资格，同时将其列入不良供应商名录，并取消其下一阶段定点采购投标的资格。

2、廉政保证：乙方不得以任何形式向与甲方或使用单位采购相关人员赠送各种礼品、礼券或现金，一经查实甲方可扣除全部履约保证金，并有权单方面解除合同。情节严重者将移交相关执法部门处理。

3、在合同顺利终止后的十五个工作日内，将无息退还履约保证金。

2.其他违约情形的认定

(1)无正当理由拒绝配送采购人指定食材；

(2)未能按照合同约定履行服务职责，或者由于配送延误导致使用单位的正常运营受到影响。

(3)存在未遵循合同约定擅自提升收费标准的行为。

(4)若符合履约保证金全额扣除的执行条款中的一项核查事实，将予以扣除。

(5)若发现有虚报、瞒报食材重量或掺杂假冒行为的配送行为，经核实属实的情况。

(6)在采购人提出书面退货或换货请求后，若供应商依然拒绝执行，

(7)如发现有未经许可擅自将食材配送服务外包或转由第三方经营的行为，一经核实，

(8)经核实，任何试图通过提供贿赂或隐性贿赂手段获取不正当利益的行为都将受到调查。

(9)发生质量纠纷时，拒不履行检测义务的；

(10)任何由我方引起的食品安全责任事件：

(11)若我方行为导致采购方蒙受负面的社会效应或引发不利舆论舆情

(12)由于我方的过失，在采购人的区域内产生了严重影响的严重安全事故。

(13)其它违反法律、法规的行为。

3.违规情形的认定及处罚

采购方将采取周期性检验、随机抽查以及根据举报进行核实的手段，对食材质量、分量、配送时效、服务水准以及款项结算等关键环节进行严格核查。一旦在核查过程中识别出我方存在基于累计违规次数的违约行为，将依据既定规定进行认定并执行相应的处罚措施。

4.在合同期限内，若我方供应的食材未能满足采购方的规格要求，采购方有权立即封存问题食材并提交专业部门进行检验。在此情况下，采购方有权实施紧急采购替代食材或快餐。若检测结果显示不合格，由此产生的应急采购费用将由我方负责，并从履约保证金中扣除。

5.在合同执行阶段，除非特殊情况，配送服务人员的更换是受到严格限制的。若我方需进行人员调动，必须事前以书面形式征得采购方的明确同意，并向其提交备案资料。新任服务人员的资质和资格应不低于原定人员，中标方需确保为新调整的服务人员办理社保。若中标方未经允许私自调整人员、派遣低于原标准的人员，或未能按照国家规定为服务人员缴纳社会保险，采购方有权依法单方面解除合同。

一、创新实施策略

1.项目概况

我司致力于提供优质蔬菜、新鲜蛋类、豆制品及各类水果供应服务，承诺的服务期限为两年。

(1)需求量庞大

本项目涵盖了丰富的食材种类，主要包括蔬菜、鸡蛋、豆制品及水果。我方凭借多元化的进货途径，确保各类食品的稳定供应。

(2)质量要求高

我们明确了项目的高质量标准，鉴于服务接收方的特性，我们承诺严格把控质量。任何因我方责任导致的问题，均将提供无条件的退换货服务。

2.项目组织架构

3.实施流程

序号	流程	内容要求	责任部门	表格
1	下订单	1、客户以邮箱、微信、平台、电话等方式下订单。	客户	客户订单
2	订单审核	1、办公室审核品名、数量、质量、规格、送货时间等。2、经理签字确认。	业务部	客户订单
3	配送计划	1、将客户订货信息输入电脑系统。2、系统自动统计分配下单任务。	物流部	送货单
4	采购验收	1、按系统生成的订单采购、验收。2、留样、农残检测。	采购部	进货采购单
5	配送作业	1、按系统生成的要求进行加工分拣配送。	物流部	送货单
6	出货检验	1、抽检质量、数量。2、质检员在“检验单”上签字。	物流部	出货检验单
7	送货	1、根据客户分布情况安	物流	发车时
序号	流程	内容要求	责任部门	表格
		排好送货线路、准时发车。2、严格按照客户要求服务。	部	间表
8	客户服务	1、及时补换货。2、对客户提出的建议和诉求及时响应优化。	行政部	客户意见反馈表
9	货款结算	1、与客户财务及时对账、确认、开票。配合客户付款流程。	财务部	送货单／价格表
10	持续改进	1、在品质、服务、作业流程、成本控制等方面进行总结。2、各部门提出改进方案。3、总经理批准执行。	各部门	改进方案

4.各个作业流程图

(1)配送作业流程图

(2)进货作业流程图

进货作业：首要任务包括实物接收，涉及从货车卸载物品，并通过详细核查（包括数量检验、品质评估、技术检测以及开箱检查等）确保物品状况。这一环节不仅是配送流程的基石，而且直接关乎配送的成败与规模的设定。更为重要的是，它在决定配送效率优劣上扮演着核心角色。

(3)订单处理流程图

作业流程起始于接收客户订单，其间被称为订单处理阶段。主要包括订单确认、库存核查以及单据管理等环节。这个阶段直接涉及与客户的交流，对后续的拣选作业、调度与配送工作具有直接影响。

注：订单形态

1、常规交易流程订单：涉及接单后，按照既定作业规程执行拣选、打包、配送及后续收款的业务操作。

2、即时交付型销售订单：指在交易现场与客户完成交易，即刻提供货物的订单形式。

3、通过间接途径的订单处理: 客户向配送中心发起订货请求，后续由供应商直接将商品交付至客户手中。

4、交易合同订单管理：依据客户协议进行的配送订单处理；涉及合同订单的操作要求在约定的配送周期内，将采购详情录入系统以支持发货配送。或者，在订单创建阶段直接录入包含合同条款的详细信息，并预先设定分批送货的时间节点，确保在约定日期系统能自动生成所需订单资料。

5、订单类型：涉及市场促销、价格调整等情形，客户预先购置特定商品，后续根据需求逐步提货的交易订单。在处理此类寄库订单时，系统需核实客户是否持有相应的寄存商品，若库存相符，则予以出货；反之，应予以拒绝对待。

(4)拣货作业流程图

拣选作业：客户订单需求或配送中心送货规划的执行，旨在迅速且精确地从储存位置或其他区域提取商品，随后按照特定方式分类集结，待后续配装与发送。作为配送作业各步骤中的关键环节，拣选作业堪称配送中心作业体系的心脏流程。

(5)补货作业流程图

补货作业的核心目标在于确保拣选区域的货品供应充足，它是维持库存稳定的基础环节。通常，补货操作以托盘为计量单位，涉及从仓储区域有计划地将商品转移至拣选区域的流程。

5.重难点解决措施

针对本项目的重大且需求量大、品质要求严格的挑战，我们公司制定了如下的应对策略：

(1)开发多个渠道

本公司所采购食品来源主要以全国各地名优企业为主，并对供应商进行严格考察，从供应商的生产能力、环境卫生、产品质量、市场的信誉度、品牌的知名度出发，经考察合格后才与其合作。就目前各品种进货渠道说明如下：

1、盈利模式

我们采取基地种植、强化与产地的联合、农户战略合作以及规模化的采购与高效运输等方式，致力于优化成本结构。

2、管理模式

1. 实施经理责任制：确立与供应商的长期合作协议；同样，与客户也建立长期合同关系。2. 在货物管理层面，实施严格的先进先出原则。

3、批发市场

批发市场，作为交易的中枢，是购销的重要平台，其批量销售特性使其备受食材生产基地青睐，已然成为当前食材流通的主要途径之一。鉴于我公司的广泛合作关系，我们能够随时从众多友好伙伴那里获得最优惠的食材采购价。

4、现代超市

近年来，超市作为新兴的零售业形态崭露头角，成为备选的销售途径。当食材批发市场无法充分满足采购方对于品种多样性和市场供应量的需求时，我公司将凭借超市资源，确保采购需求的顺利实现。

5、互联网渠道

凭借广泛的全国性采购网络，我们直接从源头产地和生产商获取食品原料，这确保了我们的规模效益与产品质量。我们的策略旨在提供物美价廉的优质选择。同时，我们实施详尽的供求行情分析，并根据市场推荐消费，为客户带来实质性的优惠与价值。

(2)加强检验力度

1、规范检验制度

我公司设立了专门的检验制度：

1)在采购食品的过程中，务必核实供应商的法定资格证书，同时要求每批产品提供表明其质量达标且符合相关标准或规定的凭证，以及关于食品来源的证明文件，建议留存原件或复印件备查。

2)对于经营包装食品的企业，其必要步骤是对食品包装标识进行详尽的核查，核查项目主要包括：

(1)食品的中文名称、制造商的完整名称以及其详细地址需明确标注。

(2)商标信息： 产品特性与性能指标： 适用范围与功能描述： 生产批次编号： 产品执行的标准编号： 包装规格与数量标识

(3)针对食品的特性和应用需求，需明确标注其规格、等级，以及主要成分及其含量信息。

(4)明确标注产品的生产日期、安全有效期限（包括保质期和建议保存期限）以及失效截止日期。

(5)关于可能对人身与财产安全构成威胁，尤其易导致食品损坏的标识或中文警告语的恰当使用规范

3)法律法规规定必须检验或者检疫的，经营者必须查验其有效检验检疫证明，未经检验检疫的，不得上市销售。法律法规没有明确规定的，应经有关产品质量检测机构检测合格才能上市销售。

4)定期审视食品的外观品质，对包装松散或不符卫生标准的项目，须立即进行妥善处置。对于已过期或发生腐败变质的食品，应立即将其从销售环节剔除，并实施无害化销毁措施。

5)确保市场内销售的食品具备完善的自检设施，只有通过检测并获得合格证书后，方可准予上市销售，并将检测结果详细记录并存档以供查阅。

6)在采购过程中，经营者应对食品的品质与合规性严格把关，对于不符合标准或来源不明的食品，应果断予以拒收。一旦察觉到任何涉嫌假冒伪劣的食品，应及时向当地的工商行政管理部门举报。

2、购买检验器材

在投标人综合实力的第六部分，我司已设立专门的食品检验中心，并投资购置了先进的多功能食品安全检测设备，包括高效精准的农药残留速测卡，详情请参阅相关商务资料。

(3)建立专业团队

为了确保服务品质，我公司将配置6名具有丰富经验的专业人员，他们将覆盖项目的各个阶段，详情如下：

姓名

年龄

拟在本项目中担任职责

专业工作年限

二、企业内部管理

(一)价格管理机制

1.价格管理机构

为了确保价格管理工作的顺畅运行与高效实施，我司特设立专门的价格管理部门，并严格恪守以下准则：

(1)全面明确原则

全面性体现在构建价格管理机构时，需涵盖企业所有相关工作及环节，确保无一遗漏。明确性则强调将各项职责细化到岗到人，确保每个岗位的责任明确且专人负责，防止出现职责空缺或推诿现象。唯有坚守这两个原则，方能确保价格管理工作得以完整高效地执行。

(2)责权利相称原则

"责、权、利"的内涵解析："责"代表岗位职责与任务要求，"权"象征执行职责所需的权限与能力，而"利"则强调绩效与收益的关联。这三者需相互协调、协同作用，以提升价格管理岗位的自我驱动和工作效率。

(3)精简高效原则

在确保价格管理工作全面完成的前提下，我们需理解规模并非绝对优势。大型管理机构虽具规模效应，却可能牺牲机构灵活性及工作效率。对于价格管理机构而言，人员配置应适度，与价格工作任务保持适宜的比例协调，这样才能有效提升工作效率。

(4)通畅协调原则

顺畅的信息传递机制：确保价格管理机构与企业各部门间的价格信息交流畅通无阻，以实现快速且精确的信息传达。协同合作的运行模式：价格管理机构需与各部门保持良好的协作关系，工作中能自发协同，遇到冲突时通过协商达成共识。这是提升工作效率不可或缺的原则。

2.价格管理专职人员

我司特设价格管理专岗，其岗位职责如下：

(1)对各服务项目的成本进行测算；

(2)负责食品采购准入资格的前期审查，以及新食品入库前的收费许可审核流程

(3)确保各部门准确遵循食品价格管理政策，并实施监督与检查，评估其执行的效果。

(4)确保严格遵循价格管理政策法规，对服务项目的定价及食品价格进行严谨审核。并实时响应政府价格政策的调整，及时优化价格管理系统的收费标准。

(5)实施定期的费用审计，包括采购、检测和配送成本，对审查结果进行部门通报，并对任何不合规的消费行为立即进行纠正。

(6)对公司新增服务项目进行申报及备案；

(7)确保公开食品服务项目的定价详情，并在价格发生变动时立即更新公示信息。

(8)负责解答食品价格疑问及受理食品价格投诉服务

(9)提供价格策略（业务）的指导与培训给兼职价格管理人员

(10)积极协同上级管理部门进行食品价格的监督与核查。

3.食品价格管理制度

(1)价格变动分析

价格波动源于多种因素，其中包括自然环境的变迁、经济政策的调整、市场需求的动态演变，以及供应商间可能存在的诚信缺失乃至违法行为。

(2)查价途径

我司在询价大型超市和农贸市场的价格之外，广泛采取多元化途径搜集采购资讯，其中包括上门推广、媒介传播、广告投放以及报纸等传统媒体的查询。同时，网络平台及专业展会也是获取最新市场动态的重要渠道。在竞价阶段，我公司会依据招标文件规定，参考中国餐饮价格网提供的北京新发地农产品批发市场指导价，并结合其他采集的采购信息，为贵部提供最大程度的优惠。我们始终遵循部队的调价指示，确保交易的灵活性和合规性。

(3)变价措施

1、积极了解经济政策变化、市场需求的变动

价格波动受经济政策与市场需求的显著影响，我司特设专人密切关注国家宏观经济政策的动态以及市场需求的变迁，以此有效预判价格的潜在变化。

2、预测价格变动

公司设立了一个专门的部门，致力于每日监控食材的价格动态并详尽记录，通过制作价格波动图表，精准预判市场价格趋势。此举对于科学管理库存、确保食材的及时与合理供应具有显著的支撑作用。

3、认真选择适合生产厂商

我司保证依据物资的自然特性和使用目的进行科学分类。随后，我们将依据各类物资的重要程度、获取难度与可靠性，划分为核心关注、次要关注和一般管理类别。在采购前，我们重视对商品的性能、价格、品质等关键要素进行预先审核与监控。  针对重点采购项目，我们将严格遵循供应商评估体系，对供应商的设备状况、质量管理体系、生产环境、金融信誉、财务稳健性和业务表现等进行全面深入的综合评估。目标是筛选出性价比高、质量可靠、信誉良好且服务卓越的供应商，将其列入供应商名录，以降低采购风险。  我们致力于全面掌握公司的供应商信息，并实施资质审核，为每个供应商建立详尽的档案，根据其重要性等级进行区分。

供应商的重要性体现在以下几个关键方面：一是价格的竞争力，需符合公司的接受标准；二是产品质量的保证，达到公司的质量要求；三是其配合度和执行效率，即在交付期限的准确性和合作默契上；四是结算条件的合理性，能满足公司的商业条款；最后，供应商应具备与公司建立持续业务合作关系的能力。

通常情况下，供应商指的是那些业务交往有限且多为临时性的合作方。然而，若此类供应商因工作需求与公司建立了持续性的业务往来，并经评估达到公司关键供应商的级别，应当转换为重要供应商，同时纳入相应的档案管理和追踪体系。

(二)内部管理制度

1.人事管理制度

(1)打卡规定

1、对未按规定着装并打卡上下班的员工，初次违规将给予书面警告，并扣除一小时相应薪酬。

2、工作时间已满，个人自愿加班的薪酬将不予计入。若因业务运营需求需加班，须经值班人员签字确认并记录工作时长。

(2)迟到（早退）规定

1、对于迟到或早退超过10分钟但未满30分钟的情况，将相应扣除1小时的薪酬。

2、早退或迟到超过30分钟，按旷工处理。

(3)请假规定

1、对于请假时长超过一周的情况，申请人需在事前一周向人事经理提交申请，并获得组长的批准。在得到填写完整的请假单并获得核准后，方可生效。否则，将不予受理。

2、对于逾期未回归岗位且未获取工作排程的人员，将依据既定的出勤规定进行处理。

3、对于已公布工作排班后临时请假的情况，将依据'代班'制度进行处理。每月的请假次数上限为三次。

4、对于请假超过十五个工作日的员工，必须提交更衣柜钥匙，否则将无法完成手续办理。

5、员工在本公司服务期限满三个月后，其请假的最长时间限制为十五个工作日。

(4)串岗规定

1、对于擅自脱离岗位的行为，初次违规将给予口头警示，如再发生类似情况，将扣除相应5小时工资作为惩戒。

2、任何员工擅自脱离原岗位至其他工作区域，将遵循相同的处罚规定。

3、对于未能完全满足上一级要求的情况，将根据具体情节采取惩戒通报，并相应扣除十小时薪酬。

(5)旷工规定

1、对于未履行请假程序或未安排他人替代，且事后未能提供合理解释而无故缺勤的情况，将被视为"旷工"。每发生一次旷工，将扣除5小时薪酬，连续两次则扣减10小时（此类违规行为将按次数递增处理）。此外，该月薪资等级将相应下调一级。

2、对于在一个月内无合理解释连续旷工两次及以上（包括第二次）的行为，将参照先前的处理规定进行处理。

3、对未能参与员工大会及各项测评课程的人员，将视作旷工处理。

(6)警告规定

1、口警两次并书警一次。

2、员工将面临一次书面警示，其薪酬将被扣除5小时，且本月工资等级将相应下调一级。

3、鉴于已收到两次书面警告，薪酬将扣除10小时，同时相应下调一级职位等级。

4、书面警告三次，以开除论。

(7)离职规定

1、员工离职程序：任何员工欲离任，须提前一个月向人力资源经理提交书面辞职申请，待批准后方可正式生效。在提交辞职申请后的当月，如有请假需求，离职日期将相应顺延。如未履行一个月的预告期，将从当月工资中扣除相当于20小时的工作报酬；若当月工资总额低于20小时的薪酬，将全部扣除。

2、在离职程序中，员工需确保归还所有公司分配的物品，对于任何破损的部分，将按照其原始价值进行赔偿，否则将无法完成离职手续。

3、在完成所有离职手续后的第七天，凭借相关收据，员工可至公司申请退还制服押金。

(8)解雇规定

1、禁止对任何员工或同事实施辱骂或恐吓行为。

2、任何未授权的私自取款行为，或者收款后未能立即存入收银机的操作，均需严格遵守操作规程。

3、偷取公司，职工或同仁之财务。

4、患有严重疾病，但故意隐瞒不报者。

5、任何未经授权的设施设备借用、消耗、侵占或损害行为（即盗窃行为），公司将依法追究其法律责任。

6、在履行柜台职责期间，有意短收款项，或者向员工提供额外的食品与饮料作为福利。

7、任何未遵循公司操作规程的行为，可能导致对公司产生重大经济损失的情况。

8、任何员工涉及盗窃公司财物的行为，一旦查明，将会被立即解除劳动合同，其当月薪酬将被扣除，同时需承担制服费用的赔偿，并依法提交司法机关处理。

9、对于未在上述列举之外的任何违规行为，若经管理部门人员确认，将予以解雇处理。

(9)奖励规定

1、表彰那些积极提出具有建设性意见并推动服务提升的员工，他们在创新工作中展现出显著的成绩，例如优化服务质量并实现增收节支。同时，对于成功控制物料损耗、显著降低企业成本的个人，也将予以嘉奖。

3、维护公共设施的完好：对于迅速察觉并消除安全隐患的行为，应当给予嘉奖，以防止严重事故的发生或降低重大的经济损失。

4、在严格执行财务规章制度并积极抵制不良风气的行为中，表现出显著的表率作用。

2.财务管理制度

为了顺应公司管理规定，提升财务操作规范化水平，鉴于当前的财务工作状况，并着眼公司未来发展及财务管理需求，特此制订相关管理制度。

员工在处理各类事务时，须秉承高效与节约的原则，对各项开支实施有计划且管控严格的安排。所有财务支出必须遵循审批程序。在此方针下，公司的经费管理采用计划与定额相结合的详细管理模式。

(1)预算制度

各职能部门应每月针对具体项目，就水果费用、材料费用及业务相关支出，制定详尽的资金预算方案，经公司审批后，再根据实际的用款需求纳入月度资金使用规划。

(2)办公费用制度

月度办公费用的审批流程如下：首先，由公司办公室与财务部门联合审定费用额度，随后提交给总经理进行最终批准。一旦审批通过，办公室则需依据确定的额度每月制定详细预算，并将其分配至各部门执行。财务部门则需依据总经理审批的预算进行资金的合理调度和安排。

(3)每月资金计划

各部门需依据具体规定各自拟定方案，随后财务部门将汇总各部门的规划，形成公司的全面资金筹划报告。

1、明细需按照项目类别、合同约定以及合作单位进行划分，由财务预算部门负责编纂。

2、设备与材料采购清单：应详细罗列合作单位及项目的具体明细，由采购部门负责编撰。

3、1. 办公成本构成：涵盖办公经费、水电消耗以及车辆运行费用等相关开销。

1)薪酬管理：由人事部门与财务部门协同执行统一编排

2)设备及固定资产采购明细：详列购置清单，包括各设备的名称、规格、使用部门等相关信息。

3)低值易耗品购置。同固定资产购置要求。

4)专项费用包括业务招待费及广告宣传费，需分别详细申报并独立列支。

4、预算报告的审批。

1)详细预算报告需由使用或管理部门提交，并经其主管负责人严谨审核确认。

2)财务部审核汇总。

3)报经总经理审批。

4)财务部安排资金和监督执行。

5)公司将另行单独制定预算管理办法。

(4)用款制度

1、当月已纳入用款规划的款项，需遵循常规审批流程，完成审核签字手续后，由财务部门负责支付。对于各项预付款项，在未获取有效发票或其他合规报销凭据前，应暂时记入经办人员的个人往来账户。请经办人员积极向对方索要合法报销凭证，并确保及时进行冲账操作。

2、对于突发性的额外开支，需提交补充报告，并在获得公司领导的审批通过后，依据批准的指示执行相应的措施。

3、对于大额现金需求，如超过五万元，须遵循银行现金管理规定，应在需求发生前一天向财务部门提交申请，以确保财务部门有足够时间筹备。

(5)借款制度

1、借款要求按照用款规定办理有关手续。

2、严格执行借款额度规定，杜绝超出预算的申请及资金转移他用现象。

3、在完成相关手续后，借款须于一周内提交至财务部门进行报销。如遇特殊情况，需借款人提交书面解释，并经总经理审批通过。

4、前款不清，后账不借。

5、根据工作需求，经个人申请，经过财务部门的严格审核，并获得总经理的批准，可酌情提供相应的备用金额度。

(6)差旅费制度

1、报销市外出差费用遵循包干制原则，即超出预算部分不予补偿，节省的部分将归属个人所有。

1)住宿费用将依据既定标准执行，报销须凭有效发票，实报实销。伙食补贴与交通补助则按规定的额度标准予以发放。

2)审批人员在实施包干制度时，严格遵循'任务明确、地点固定、人员限定、时间确定'的四要素准则进行操作。若遇特殊状况，报销事宜须经原主管领导审批许可。

3)在分配出差任务的过程中，务必明确任务目标、确定时间表并选定相关人员，同时同步审核相应的费用预算及借款数额。

2、公司领导将对不宜实施总额包干的所有出差任务进行审批。

3、有关补助的具体规定：

1)自带车出差的不予发放交通补助。

2)在外出差期间，若遇到业务招待活动，将相应扣除当日的伙食补贴。

4、关于市内交通费用的规定：公务出行中产生的相关费用，需按照实际报销，财务部门将与各部门主管共同严谨核查审批。

5、司机市内出车补助。

6、有关差旅费的具体标准另行制定。

(7)报账制度

1、基本要求

1)所有费用报销请求必须附有合规的票据证明（主要包括法定的发票、收据，以及相关的原始凭证附件和详细清单）

2)所有费用项目的申报务必基于实际发生的紧急事务，任何伪造行为如被揭露，将依法予以严厉惩处。

3)在报销流程中，所有必要手续务必完备。各部门须严格依据各自的审批权限和规定，严谨执行业务审批。审核签字人员对所审核的业务内容负有连带责任。

4)对于各项报销事务，相关人员应严格遵守时限，确保及时完成报账程序。

2、报销审批程序和要求

1)相关人员须依据相关发票单据及附件，迅速编制报销文书。在处理业务内容、详述数量、准确记录金额以及核查单据张数等环节，务必确保信息的真实无误。

2)负责人对所属部门的经济业务进行严谨审核，重点关注其实质的真实性、有效性和合理性。

3)财务部门需将相关凭证提交至会计人员进行严谨的审核，审核内容主要包括单据的合法性、合规性及真实性，同时涵盖费用标准的符合度与计划执行的实际情况。

4)报公司财务主管人员审批。

5)报公司总经理或分管副总审批。

6)最后，到财务部门交由会计人员报账。

3、所有款项申请及相关会计事务，须遵循上述流程进行操作。

(8)固定资产的管理

1、凡单项资产价值超过2000元，且使用寿命超过一年的，应当被归类为固定资产。

2、任何固定资产的采购，都必须经过书面申报并获得审批，方可进行购置程序。

3、固定资产的购置，通常应由相关部门进行统一批准和采购。

4、对于大宗固定资产采购，务必事前执行合同协定。合同应明确列明采购的详细内容，包括但不限于品种、规格、数量、交付日期、地点、交付手段、定价以及结算流程。

(9)固定资产购置程序

1、申请购置固定资产的部门需提交详细的申请书，其中应明确列明固定资产的用途、品种、规格及所需数量。

2、交由指定的采购部门审定。

3、办理有关的报批手续。

4、在完成所有必要的审批程序后，相关事项将转交至采购部门统一处理。该部门在采购过程中须坚持择优选购，即寻求三家或以上的供应商比较，优先选择质量上乘且价格合理的商品，同时确保经济实用的采购策略。

(10)固定资产使用的管理

使用部门在获得资产管理部门的登记许可后，需履行固定资产的领用程序。同时，资产管理部门负有对固定资产的日常监督与管理职责，定期核查各部门资产的使用状况及维护完好性。此外，公司还将制定详尽的资产管理规定以确保规范运作。

(11)办公用品等消耗品的管理。

1、办公设备的购置与领用管理，需由专人专责在办公室进行详细记录，并严格按照既定标准执行。办公室须设立相应的台账，详实记载各类办公用品的采购与消耗动态。公司将会定期对这一登记与管控流程进行审计核查。

2、流程如下：各部门对办公用品的需求需提交详细的申购申请。办公室负责统筹采购，申请人需填写物品申购单并经相关人员审批签字。购置批准后，持申购单至财务部门办理款项请领及报销手续。

3、1. 个人配给制度：每位员工在初始配备必要的办公设备后，日常消耗性办公用品的月度预算为每人100元。对于价值较高的办公物品，需独立提交采购申请。对于价值较大但非固定资产的，这类物品应归类为低值易耗品，其管理将遵循固定资产管理办法的规定。

4、购置低值易耗品应遵循固定资产管理的相关规定进行操作。

(12)材料及设备采购的有关规定

1、购物申请、询价及签订合同

1)采购计划的严谨性是衡量工作组织有序性的关键指标，各部门需严谨制定采购方案，按照既定计划提交采购申请，极力规避临时性的紧急采购行为，以此有效控制采购成本，提升采购运营效率。

2)采购申请的制定应遵循如下原则：大宗材料和关键设备的购置须根据既定的生产进度及供应商供货时间表进行；而对于常规物资，通常建议每周进行一次采购申请提交。

3)在采购申请单提交后，相关部门会负责安排专门人员进行询价。

4)在询价过程中，建议实施全面的多方比选策略，对多家潜在供应商进行全面评估，优先考虑获取书面报价，以便为决策提供坚实依据。

在获得公司总经理的批准并确认无误后，将正式签署购货合同。

2、到货验收

货物抵达公司仓库后，相关部门需依据申请单、订单及合同对物资进行逐一验收，只有在确认无误并通过验收后，方可着手办理入库程序。

如遇到货与订单信息存在偏差，或者商品质量不符合规定标准，应立即向供应商提出退货，并及时通告相关部门以便妥善处理。

3、付款申请

1)在提交报销和付款申请时，务必随附以下文件：采购申请表、如有必要，还需提供多家供应商的比较表、签订的合同以及相应的审批文件，并附上仓库对入库物资的验收记录。

2)我们期望供应商在收款前完成发票开具，并确保发票、所供物料、订单及运输单据的一致性，以此为前提进行付款。优先考虑采取预付货款的交易方式。

3)确保付款遵循合同约定的时限，各部门应在维护公司信誉及业务运营连续性的前提下，合理延后支付，同时强调合同订立过程的标准化与严谨性。

4)财务部门需严谨核查合同、预决算文件及相应的审批和验收流程。

(13)其它规定

1、通讯费用的管理

1)有关费用报销标准，由公司统一制定。

2)通讯费用管理规定经审批后，审批文件需提交财务部门一份副本。各部门须依据批准的收费标准，按月依据发票进行实际发生的费用报销。财务部门需严格执行规定的审核标准，并实施相应的报销备案流程。

2、车辆费用的管理规定

1)按照公司的规章制度，车辆的管理工作、维修任务以及保养事宜均由办公室统筹安排。

2)办公室需依据车辆的实际状况，制定并提交详细的年度保养与维修方案，以及相应的资金预算申请，待审批通过后方可实施。日常车辆维护成本将遵循公司设定的标准化准则，在批准的额度内进行合理运用。

3)公司统一安排所有车辆向指定的保险公司进行保险购置。