办公设备投标方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

第一章组织架构与团队配置

第一节项目组织机构

一、企业概述

我司创建于XX年XX月，其总部位于XX。遍布全国31个省份、自治区及直辖市，我们拥有广泛的分支机构与子公司。坚守‘满足用户更多需求’的宗旨，我公司专注于中国市场与B2B服务领域，凭借先进的供应链管理与采购体系，致力于提供全方位的全场景化采购解决方案，为客户打造专业、便捷且高效的一体化政企采购服务平台。

在稳固经营包括办公用纸、办公文具、办公耗材、办公设备及生活日用等13大核心商品类别基础上，我们公司创新性地拓展了‘电子商城’的理念，致力于实现全方位的‘平台’战略。从平台构建到业务规划，我们全力以赴，涵盖了办公用品、工业产品、企业福利与多元服务在内的多元化业务发展齐头并进。

我们凭借先进的定制化电商平台采购服务体系，致力于推动政企实施公开透明的'阳光采购'。我们的解决方案专为提升用户的采购专业规划能力和预算管理明晰度而设计，通过技术与业务的无缝协作，有力地加速了政企采购的数字化转型进程。

二、设备采购项目组织架构

三、部门职能与管理职责

(一)采购中心总监

负责审核整体项目管理工作。

(二)采购中心副总监

全面负责采购任务，并协助总监工作。

(三)采购管理部（副）经理

1.统筹管理生产、销售及仓储等部门的工作，负责规划采购方案，并严谨监控计划执行进度。

2.对采购合同进行管理。

3.主持并定期安排技术、质量、采购执行等部门对供应商进行评估审议。

4.参与供应商的开发及选择。

5.主持制定并维护集团的采购管理体系、规章制度与操作流程，对子公司采购部门的工作实施监督、引导和评审。

6.承担集团采购中心内部数据的统计与采购运营的深入分析工作。

(四)计划协调员

1.处理物料采购申请及需求计划的接收，生成并发布相应的物料采购订单，同时监督采购申请和计划的执行进度。

2.统筹并处理各类采购申请单与订单文档，确保其有序整理及归档，供查阅之需。

(五)合同管理员

1.负责采购合同的起草。

2.负责采购合同的登记与保管工作，并对合同执行状况实施监督与核查。

(六)供应商管理员

1.支持采购管理部（副）经理的供应商评估工作，负责相关资料的搜集与整理。

2.供应商数据的维护和更新。

(七)组织架构如下： - 设备采购部门：设有x名（副）经理及相应的采购团队。 - 原辅材料采购部门：配置同等数量的管理人员和采购人员。 - 非生产性物资采购部门：同样配备（副）经理及专业采购团队。

(八)各采购小组（副）经理职责：

1.承担供应商开发的初期任务，包括信息的搜集与整理，以及供应商的筛选和实施策略的制定。此外，还负责组织并执行招投标活动。

2.参与供应商的评审。

3.负责管理、发展和优化供应商。

4.统筹管理供应商关系，确保物资的准时交付并严格把控其质量标准。

(九)各采购小组采购员职责：

1.依据采购物料的既定规划，向供应商下达采购订单，并进行后续的订单跟踪管理。

2.小额采购供应商的寻找及采购执行。

3.承担与质量控制部门及仓储管理部门的协调工作，确保原料检验、物资入库过程的顺利进行，并办理相关手续。

第二节详细人员配置方案

一、专业服务团队

项目人员配备表

职务	姓名	职称	上岗资格证明					已承担项目情况
				级别	证号	专业	所服＃0务单位	项目数	项目名称

项目经理简历表

姓名				性别		年龄
职务	职称					学历
参加工作时间					从事项目经理年限
项目经理资格证书编号
在服务期和已完项目情况
合作单位		项目名称		项目规模	开始、完成日期	是否在服务期		项目质量

项目人员简历表

姓名				性别				年龄
职务				职称				学历
参加工作时间						从事负责人年限
在建服务期和已完项目情况
合作单位		项目名称			项目规模	开始、完成日期	是否在服务期				项目质量

注：附项目服务人员身份证及证书复印件。

二、公司各部门职能概览

(一)销售部工作职责

部门名称：销售部

部门性质：业务部门

职责概览：负责统筹公司的销售运营，引领销售团队有效达成公司的销售策略与业绩指标；并执行严谨的采购管理体系，确保实现公司的采购目标。

主要工作职责：

1.负责协助总经理规划并细化年度销售目标及销售成本管控指标，并确保其有效执行。

2.根据公司的年度销售目标，我们将优化营销策略，设计实施计划，扩展销售网络，并对任务进行详细分解与执行，有条不紊地推动销售工作的开展，以确保既定目标的达成。

3.承担市场信息的搜集工作，对市场趋势、销售动态以及竞争态势的发展进行深入剖析，并按期向商务发展部提交相关信息报告。

4.在合同报价控制环节，您的职责主要包括如下几点：首先，您需深入理解客户的需求，然后依据公司审定的策略向客户提交报价。接下来，您需协调业务团队与客户的谈判，并全程监督谈判至签订合同的整个销售流程，以积极协助交易的成功达成。

5.承担产品销售合同约定的款项收取及后续的催收工作，并及时将收款动态通报给商务发展部。

6.实施定期与非定期的客户拜访，系统性地收集并整理客户信息，全面了解客户需求，从而实现高效客户关系管理。

7.负责策划并实施各类销售统计报表的编制工作，确保相关数据的及时准确上报至商务发展部总经理处。

8.致力于市场物资信息的搜集与调研预测，构建稳固且高效的物资供应链体系，持续开拓并优化物资来源途径。

9.负责收集产品供应商信息，并对供应商进行质量、技术和供就能力进行评估，根据公司需求计划，编制与之相配套的采购计划，并进行采购谈判和产品采购，保证产品供应及时，确保产品价格合理、质量符合要求。

10.承担采购物资到货后的相关手续办理，包括产品质量的检验与审核；并与供应商就不合格产品的处理进行协商，负责退货及索赔事务的协调处理。

11.规划发运程序：优化运输路径设计，选定适宜的交通工具，严谨筛选信誉良好的承运商，严守公司分配的发运成本预算，实施精细化管理，定期审查费用支出，剖析超支与节省的原因，并采取相应控制措施。

12.负责支持商务发展部门的市场投诉管理和技术咨询服务，有效协调客户订单处理、发货安排及退货事务。

13.致力于实施对部门员工的业务能力与产品知识的培训与评估，持续发掘、培养并引进销售专业人才，以构建一支高效能的高素质销售团队。

14.完成公司领导安排的其他工作。

(二)商务发展部工作职责

部门名称：商务发展部

部门性质：行政人事管理部门

部门职能：负责收集有效的市场信息，主持拟定定价方案、产品采购合同、产品销售合同等，组织开展售后服务工作，为销售提供支持。

主要工作职责：

1.为实现公司的经营战略目标，我们着手编制项目开发的可行性研究报告及详细的实施计划。

2.承担市场信息的搜集、梳理与深度分析任务，按期制作并提交详尽的信息分析报告，确保及时送达公司高层及相关部门。同时，对各部门信息的实时性和准确性实施严格的评估与考核。

3.汇总并评估产品供应商的技术能力、质量管理状况以及财务表现，编制详尽的供应商评估报告。在此基础上，负责策划供应商合作策略和拟订合作协议。并主导供应商合作协议的签订流程。

4.负责对公司采购的产品进行询价，拟定产品采购方案，制定市场标准价格；拟定采购合同并报总经理审批后，组织签订合同。

5.承担产品销售合同的拟定工作，根据财务部及总经理的审阅建议对合同进行相应的修订，随后将修订稿传达给销售部门以便执行。

6.支持销售团队进行专业技能的培训工作；以及协同销售部门调查并解决收款延误的问题，进行有效催收。

7.主持客户服务标准的确立、操作规程的制定与执行、政策的构建与调整，并统筹规划和配置服务资源。

8.负责投诉问题的全面协调与解决方案的制定，确保对每一项投诉实施详细记录并形成处理档案。每宗投诉均需有明确的处理过程和结果，每月向公司提交关于投诉状况及处理反馈的月度报告。

9.处理客户退货请求，详细调查并核实相关细节，随后制定退货解决方案。

10.积极与客户保持沟通，收集并整理客户的意见与建议，形成详细报告，以便向相关部门提供反馈。同时，监督相关责任部门对问题进行整改，并借此契机优化服务流程或探索新的项目开发可能性。

11.承担公司客户信息档案、销售合同、内部行政文件、营销相关文档以及价格清单等的有序管理、分类整理、档案建立和妥善保管职责。

12.完成公司领导交办的其他工作。

(三)财务部工作职责

部门名称：财务部

部门性质：行政人事管理部门

部门职能：全面负责公司的财务管理、财务监督、会计核算、资金融通、资产管理等工作，保证财务核算合法、及时，经营结果数据真实准确。

主要工作职责：

1.承担公司年度和月度经营指标的深入分析与预算编制任务，及时向高级管理层呈报所需的财务信息。根据公司领导的指示，整合经营策略和运营成本数据，进行详尽的行政人事评估与预测，为公司的经营决策提供强有力的数据支持。

2.负责规划并优化公司的财务会计规章制度，同时监督其有效实施。

3.承担编制并执行公司年度与月度经营预算的职责，严谨管控各项成本与费用支出，同时监控管理运营过程中的各项费用使用状况，并及时向总经理呈报相关报告。

4.根据会计准则与企业规章制度，负责会计核算业务的审验与核查，确保各期财务报表的精确无误，包括编撰年度和月度会计报表。此外，担当各级领导签批费用单据的核付、核报及核销工作。

5.履行供应商财务状况的评估职责，参与采供合同的审阅并提交审评建议；在产品采购市场价格标准的制定环节，深入剖析产品价格变动趋势及其边际成本分析。

6.统筹内外部协调事务，有效建立与公司内外各相关机构（包括但不限于银行、市场监管机构、税务部门、审计部门及统计处等）的顺畅沟通与协作，从而营造出有利工作的整体环境。

7.监督并推动各部门实施有效的成本管理措施，同时根据业务发