会议承办服务方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

(一)创新综合服务提案

第一节会议服务总体要求

一、服务目标

随着会务管理的专业化进程及日益多元化的服务需求，会议服务的需求量呈上升态势。我司凭借专业特长，致力于深入了解并满足各方会务服务需求，规范接待规程，统一服务标准，从而提升服务质量，营造优质的会议体验环境，以期为与会者提供卓越的会议保障。

二、基本原则

(一)专业化：

未来，会务服务应当朝着规范化与标准化的趋势迈进，以此强化服务质量的提升。

(二)人性化：

在实施服务的过程中，始终坚持'以人为本'的理念，为服务对象量身定制特色服务与个性化体验。

(三)信息化：

优化运用信息技术，旨在提升会议服务的效率与品质。

三、会议室管理要求

1.会议室的管理，由项目经理负责。

2.各部门在使用会议室时，需承担起会议室内部席位标识的设置及座次的有序安排工作，务必确保会议室内整洁，严禁随意张贴或刻画。

3.项目经理全面负责会议室的环境卫生、照明设施、空调系统以及所有相关会务管理工作。按照主办部门的指示，需在会议开始前悬挂会标，会议结束后应及时撤除。

4.工作人员须依据周会议计划表，预先筹备会议室。确保会议室内设施设备及会务准备工作全面就绪。维持会议室环境整洁，桌椅排列有序，根据会议需求配备茶水与饮用水。会议结束后，迅速进行清洁整理工作。

5.会议室内的设施与家具未经审批，严禁擅自移动他用；室内物品严禁私自携带或挪作他用。如遇特殊情况需借用，务必在得到管理部门的明确授权后方可执行，并确保使用后及时归还原位。

6.会议结束后，务必确保及时关闭门窗及所有设施设备电源，严守防火、防盗及其他安全规定。任何因个人疏忽导致的损失，相关人员将承担相应责任。

7.所有部门人员在会议室设施的使用过程中，应当秉持爱护原则。一旦会务人员察觉到由于操作不当或人为因素导致的设备损坏，应立即向相关部门报告，并对事由进行详尽分析，明确相关责任归属。

8.每日，会服团队严谨执行会议室设施与消防安全检查，确保资源的有效利用，坚定不移地履行规定的日常巡查职责。

9.四、会议服务员的岗位职责要求严格执行政府办公楼管理处的各项规章制度，致力于提供优质的服务与协调，确保各类会议及接待活动的顺利进行。

会议服务人员需于约定时间提前15分钟到达岗位，确保着装统一并佩戴工号牌。抵达后，他们须做好全面的会议接待准备工作。

1.承担会议室的日常清洁工作，涵盖地面、门窗、桌椅、绿植以及室内设施的部分区域的维护与整理。

2.筹备会议开始前的各项准备工作，包括茶水、果点的供应，会议设施（如用品及桌椅）的配置，以及照明、空调系统的调试与保障。

3.确保会议期间提供连续的茶水与果点服务，以满足宾客的即时需求。

4.负责会议结束后的清场工作。

5.负责各会议室之间的工作协调配合。

6.检查会议室的照明设备、空调系统及饮水设施的运行状况，发现问题需立即向主管报告。

7.负责领导办公室服务。

8.完成领导交办的其它任务。

第二节会议服务管理方案

以下是涵盖会议筹备、进程服务以及会后跟进的三大环节内容。

一、会议服务目标

(一)根据项目的特性，我们将制定并全面执行一套严谨且持续的高规格员工培训体系。通过日常的严格监督与管理，确保服务质量能够达到酒店会议服务的卓越标准。

(二)深入理解和精准把握客户需求，致力于达成并超越客户的期望值。

二、会议服务内容

(一)会前服务准备

1.在收到会议通知后，依据会议的名称、类型、预定日期、参与人员的层级以及场地布置需求，确定相应的座位布局。

2.为确保会议需求，需准备茶叶、热水、纸巾、花卉以及配套的会议桌签。

3.协助与会负责人复印或发放会议资料；

4.请工程部的专业技术团队负责会议室内的音响系统、麦克风、投影设备、幻灯片展示装置、电视机、录像设施以及照明设备的调试工作。

5.在会议启动前六十分钟，严谨核查各项筹备工作的完备性，确保物资陈列符合规定标准，各类物件整齐有序。

6.在会议开始前30分钟，会务人员应提前在会议室入口处迎候与会者。

7.根据采购方的需求，负责设计并制作各种会议标识牌，然后在规定的位置进行安装部署。

8.按采购人的要求安排车辆迎接参会人员。

(二)会议期间服务

1.会议开始后，将为就座的与会人员提供按需的茶水服务。

2.会议进程中应确保定时为与会者递送饮用水，以便满足他们的需求。

3.我们提供一系列完善的服务，包括毛巾、精心摆放的果盘，以及各类美食（如咖啡、矿泉水及其他精选饮品）等。

4.在会议间隙，应迅速整理会场，及时补充并替换所需物资。

5.在会议进程中，如遇设备故障，应立即寻求工程技术人员进行及时维修。

6.会议进程中，会务人员始终守候于会议室门外，直至会议顺利闭幕。

(三)会后服务

1.在会议结束之际，会务人员应面带微笑地站立于会议室出口，对所有参与者表示告别。

2.会议结束后，应及时安排保洁人员进行以下工作： - 协助收整各类会议用品，包括茶杯、毛巾、果盘和鲜花。 - 关注音响设备、空调的清洁与归位。 - 处置剩余的食物和水果。 - 对地面地毯实施吸尘和必要时的清洗。 - 检查设施设备完好性，如照明、水壶及茶杯等，确保无损坏。

3.对会场进行全面核查，确认无遗漏的客户物品

4.严谨地核查各类设施设备的完好状况，并详细记载每一项发现。

5.清洗、消毒会议用品（茶杯、茶碟等）。

6.会议结束后，做好清理会场工作。

7.根据采购方的需求，我们将协调车辆提供参会人员的接送服务。

(四)重大会议接待

1.在收到客户关于重要活动的信息后，我们详尽调查活动的规模、时间，并准确掌握其具体的活动需求。

2.及时通知各部门做好协调配合工作。

(1)1. 设备调试：对各类设施进行精心调试； 2. 系统检验：确保水电供应正常，照明设施无故障； 3. 空调调控：维持适宜的室内温度环境； 4. 专业电梯服务：专梯操作人员须佩戴白手套，注重仪容仪表并始终保持礼貌用语。

(2)职责范围如下： - 车位管理与调度 - 车辆流动引导 - 重要活动区域的安保巡查 - 现场秩序维护 - 执行全面的安全保障任务

(3)保洁工作重点关注：活动会场、卫生间、电梯及大堂等高频客流量区域的深度洁净，确保所有可能被客人触及或活动的区域保持整洁。

(4)客户接待与服务：确保对重要客户的引导工作周到细致，于显眼区域设置导向标识，有效协调各项相关事宜。

3.执行协同计划：在获得批准后，负责现场活动的协调工作，确保记录相关资料（包括摄影、录像等）。活动结束后，进行详尽的总结，并对实施结果进行有效性评估，随后整理并归档所有相关文件。

三、会议服务程序

(一)了解会议信息

会议详情需依据通知，包括：部门名称的确认、会议的具体时间与地点、议题阐述、预计参与人员名单、适宜的参会者范围、会场的布局与座位安排、联系方式的提供、音响灯光设备的需求，以及其他任何特殊安排事项。

(二)了解会议负责人

1.为了有效地回应客人的咨询，需事先掌握会议期间客人的其他活动和日程安排。

2.填写会议登记，并做好相关记录。

3.传达信息

传达所有岗位（包括工程、保安及保洁部门）的信息，并同步提醒相关部门进行必要的准备工作。同时，即时通报管理层，确保现场监督与检查的实施，尤其是重要会议需及时通知项目经理进行出席和指导。

4.会议室布置

(1)针对各类会议，包括重要会议、签约仪式、新闻发布发布会、展览活动以及茶话会等，负责会场的布局与会议物资的筹备工作。

(2)完成会议室的整洁清理工作，并对设备设施进行全面核查。

(3)负责会议室的装饰工作，保持与会议主管的紧密沟通，及时征询其关于桌椅布局、花卉/绿植装饰、麦克风/音响设备、横幅展示以及投影设施等环节的临时建议。

(4)会议桌上井然有序地陈列着各种物品：茶杯、标记姓名的桌签、装点气氛的鲜花、备用的面巾纸、书写工具以及文书纸张。

5.检查

(1)负责人对会议室实施了全面的检查，由会议服务部门执行此项任务。

(2)负责人对会议内容进行了严谨的核查，对发现的不符合规定之处立即进行了修正。

(3)会议服务人员需在会前60分钟抵达会场，确保自身的仪容仪表整洁得体。

(4)确保所有细节得到严谨核查：会议室环境卫生、设施设备完好性、配套用具与消耗品（如鲜花绿植、茶具、茶叶、热水供应以及矿泉水）均需到位。

(5)在会议即将启动的三十分钟前，会议服务部门的管理人员会对会议室进行全面复查，以确保一切准备就绪，毫无遗漏。

6.迎宾

在会议开始前30分钟，会务人员需于会议室入口处履行迎宾职责，引导客人的到来。

7.服务

会务场所项目会议服务管理方案提要：

(1)会议进程中，我们将确保定时为与会者补充饮用水，并适时供应个人小毛巾及果盘。同时，提供各类食物和饮料选择，包括咖啡、矿泉水及其他精选饮品。

(2)当客人落座后，遵循敬客礼仪，首先为宾客奉上茶水。斟茶顺序应为尊者优先，即先款待贵宾，随后是主人，同时确保遵循上下级的礼节。在服务过程中，务必使用托盘，从客人的右侧进行操作。递送时，先放置杯垫，继而稳妥地安放茶杯，确保杯把面向客人的右侧，以体现专业与周到。

(3)会议开场后，按照顺时针方向，由主宾递上适宜四季的香巾，确保冬季温暖，夏季清凉，香巾篮应置于客人的右手边。

(4)会议规定，建议每间隔10至15分钟补充水分。在进行补水操作时，请左手持热水瓶，身体微倾，利用右手的无名指与小指轻轻夹取杯盖，同时使用拇指和食指进行操作。

执杯者以拇指与中指握持杯柄，于宾客背后适量添水，随后轻放茶杯于桌面，覆上杯盖，确保杯把面向客人的右侧。需留意续水时应保持适宜的水量，以八分满为宜。

(5)对于矿泉水，需密切关注客人的实时饮用状态，确保及时补充；在进行续水操作时，务必保持谨慎，以防热水意外溅出，对宾客造成不适。若会议持续时间较长，还需适时为客人更新湿巾。

(6)在会议进程中，需密切关注室内动态。一旦察觉到客人的需求或呼唤，应立即响应。对于客人的临时需求，如无法即时满足，应及时上报给上级；若无法满足，务必向客人做出详尽的解释。

8.会议结束后，需履行接待职责，引导宾客至门口并进行会场的细致检查。

(1)有无遗留物品；

(2)设备设施有无损坏；

(3)收拾整理会场（通知保洁部协助）。

四、会议服务标准

(一)会议室内的桌椅应当排列整齐，沿直线对齐。请确保将盖杯稳妥放置于专用杯垫上，置于每位座席右侧的上角，杯柄朝向右侧，并保持摆放位置的规整与统一。

要求烟缸排列遵循直线原则，三只烟缸共享同一位置，其布局需与杯子保持平行线性。

(二)在会议开始前30分钟，确保提前准备充足的开水并调试音响设备。

开启照明、调节空调温度。

(三)审查工作台的规格是否达标，确保台面整洁无瑕，各类器具清洁完备，并按照既定标准进行有序排列。

(四)按照客人的具体需求，指示牌需安置于指定的位置。

(五)会议开始前半小时，服务员展现出饱满的精神，在门口热情迎候；而贵宾则提前60分钟抵达，同样精神抖擞地守候大门。

(六)提供专业导引服务：在电梯间及会议室门口，由会务人员负责引领。

(七)当有访客步入会议室，工作人员应展现出专业的欢迎姿态，问候道："您好，欢迎您！请进。" 并配合手势引导客人入座就席。

(八)当首批宾客落座后，服务员遵循右侧递送的原则为他们提供茶水。在会议进程中，茶水服务将从主席台或相关领导处依次展开。

(九)会议室的烟灰缸更换服务规定为：为每位访客提供每三十分钟一次的更换服务。

(十)会议期间的茶水供应安排如下： - 开始阶段，每十五分钟补充一次茶水； - 中期阶段，调整为每二十分钟添置一次； - 结束阶段，同样保持每二十分钟补给一次。

(十一)在提供茶水及更换烟灰缸的过程中，请遵循以下注意事项：确保操作时不干扰客人的会议进行，所有物品需以轻柔的动作取放；在与客人交流时，务必保持声音在最低限度，以体现尊重。

确保服务的灵活性：特殊情况下，可根据客人的需求提供个性化的服务，以不影响会议流程的顺畅进行。

(十二)在会议结束之际，服务员应站立于门口，面带微笑向与会者致意："恭送各位，祝您慢行，再见！"同时，还需请会务团队成员完成签单手续。

(十三)确保所有会议设施与设备已整齐摆放，随后关闭空调、照明设施，窗户妥善关闭，并对会议室门实施上锁。最后，对室内物品进行归还原位。

五、会议用品

为了待客所需，请备齐以下物品：茶叶、精致茶杯、配套托盘、茶杯垫、小毛巾、面巾纸、热水壶、玻璃杯、一次性纸杯、桌签、烟灰缸、以及便笺纸和铅笔。

六、会议接待流程

(见下图)

会务接待工作流程图

第三节会议服务管理制度

为确保会议服务工作的高效、科学与规范化，提升服务质量，我们特此制定本管理制度，旨在严密组织、严谨操作，力求务实、节约，从而实现会议服务工作的标准化、程序化与制度化管理。

一、会议服务内容

(一)负责全面的会议场馆服务工作，涵盖所有会务活动的组织与执行。

(二)完成领导交办的其他工作。

二、岗位职责

(一)确保个人形象的专业整洁，遵循商务礼仪。在工作时间内需着装统一，穿着部门配发的工作服，确保服装及鞋袜清洁完好，无任何磨损痕迹。

(二)确保会议室的清洁工作，营造出整洁的环境氛围。

(三)文明用语，待人热情，微笑服务。

(四)员工应严格履行岗位职责，严禁脱离职责范围或进行非工作交流。任何未经许可的擅自离岗行为皆予禁止。

(五)严格遵守组织纪律，做好保密工作。

(六)按照会议服务流程做好服务接待工作。

(七)参加部门组织的各项培训活动。

(八)积极适应管理要求，时刻响应上级的工作调度，不遗余力地完成交代的各项任务。

三、会议服务工作流程

(一)无会议、活动任务单的工作流程

1.确保会议室、接待室及报告厅的环境卫生整洁，其中包括窗户明亮洁净，桌椅各面无尘埃，地板干燥无水渍、污迹，且无任何垃圾，完全符合相关检查评分标准。

2.确保会议所需茶叶和纸杯的领取、储存管理，以及茶具的清洗与消毒工作严谨执行。

3.负责相关设施设备的报修。

4.负责搜集并掌握各类会议、活动的详细日程与布置需求，积极参与会场的准备工作

(二)有会议、活动任务单的工作流程

1.确保按照会议使用人联系表上预定的时间，提前30分钟启门，同时操作窗帘的开关。

2.实施节能策略，根据季节自动调节空调温度（夏季设定为25℃，冬季调整为20℃），并注意灯光亮度的适宜控制。

3.依照主办部门会议活动议程、服务要求和参会人数，提前20分钟作茶叶、茶具放置，准备充足的开水备用。

4.与会人员就座后，做好第一次茶水服务。

5.在会议或活动进程中，我们遵循每十五分钟的节奏，适时为与会人员补充茶水供应。

6.会议结束后，与会者退场，随即进行会场的即刻清扫与整理，确保关闭空调、照明设备，并对门窗实施关闭，以此做好下一会议的筹备工作。

7.确保按照ISO质量管理标准，实施详尽的会议室使用记录与统计，并及时、如实向上报告，力求信息精确无误、真实可靠。

第四节会议服务人员岗位职责

为确保会议服务工作的高效运行及优质提供，本制度旨在规范会议服务人员管理，强调严密性、谨慎性、科学性，并提倡务实与节约。目标是将会议服务工作提升至标准化、规范化和制度化的高度。

一、会议服务职责

(一)承担会议服务工作。

(二)完成领导临时交办的工作。

二、岗位职责

(一)员工在工作期间应统一穿着公司配发的工作服装，确保着装整洁，鞋袜无污渍且完好无损。

(二)员工需保持统一的发型标准，应佩戴公司指定的头花。发型要求额头整洁，不得留有碎发或前额刘海。

(三)要求举止轻盈，采用专业服务用语，以热忱的态度提供微笑服务。

(四)员工应严格履行岗位职责，严禁私自调换工作区域或进行非工作交流。对于因公事或其他紧急事务需临时离开岗位的情况，务必事先向直接主管报告并获得批准，切勿擅自离岗。

(五)员工应致力于自我提升，强化专业素养，秉持务实态度，积极奉献，倡导团队合作，展现出卓越的团队精神。

(六)员工在履行会务职责时，必须严守组织纪律，确保保密原则，对于非公开信息不随意询问、不主动查看，任何泄密行为将受到严肃的纪律处分。

(七)会议服务人员应确保每次会议的登记工作准确无误，会议结束后，请相关承办部门提交会议意见征集表。

三、考勤制度

员工着装人员应严格遵守规定的上下班时间，坚守职责岗位，确保无迟到早退现象，全神贯注地履行其工作任务。如有特殊情况需请假，需提前申请。考勤管理工作由人力资源部负责执行。

(一)未按要求准时到达工作岗位视为迟到。

(二)若未达到法定工作时间的截止点，擅自提前离岗将被视为早退行为。

(三)员工应按照既定的上下班时间履行职责，任何未经许可的擅自离岗行为将被视为中途脱岗。

(四)任何未经请假或请假未经许可擅自缺勤岗位的行为将被视为旷工。

(五)请假期限在一日之内，需经分管主管的批准；两天及以上，须由部门负责人审签。特殊情况时，员工应先行通过电话与主管负责人请假，并在返回单位后迅速补办请假相关手续。

四、奖惩办法

(一)着装

任何未按照《员工手册》规定在工作时间内着装的行为，将受到相应的奖惩措施。

(二)迟到

任何未按既定时间抵达工作岗位的行为将被视为迟到。对于每一次迟到，将依据《员工手册》中的奖惩规定执行相应的纪律处分。

(三)早退

若在工作时间未届满擅自离岗，将被视为早退。对此行为，将依据《员工手册》中的奖惩条款实施相应的纪律处分。

(四)中途脱岗

员工应严格遵守工作时间规定，任何未经许可的擅自离岗行为将被视为中途脱岗。对于此类违规行为，一旦发生，将依据《员工手册》中的奖惩条款实施相应的纪律处分。

(五)旷工

任何未经请假或请假未经批准擅自离岗的行为将被视为旷工，将依据《员工手册》中的奖惩规定受到相应的纪律处分。

(六)在每次会议服务结束后，会务主管将主动征询会议申请部门人员的反馈，实施满意度评估。如遇显著的不满意评价或服务质量问题，经过核实，将严格执行《员工手册》中的奖惩规定进行严肃处理。

(七)对于会务人员未能遵循领导的部署，如因此引发任何不良后果，将依据《员工手册》中的奖惩规定进行严格处理，并要求其在公司例会上提交书面反思报告。

(八)在特殊情况下需加班的情况，由主管负责人统筹安排，并确保进行详细记录，按照公司规章制度给予相应的补贴。

五、会议程序

(一)会前准备工作

1.会议筹备工作需详细列出如下信息：主办部门、会议名称、议题内容、预定召开的时间、具体地点、桌位布置需求、以及参会人员的类别和预计人数。

2.策划并执行会场装饰工作，确保按照会议申办部门的要求进行，以此彰显会议的核心主题。

3.协助布置会标并检查会标内容。

4.提供会议设施布局服务，依据各部门的申请需求，科学规划会场区域，并置放指示标识。

5.负责安排领导席位的设置，设计发言者区域，并对会场投影等设备进行调试与准备工作。

6.茶杯摆放整齐、规范，茶水准备充分。

7.确保会议场地的洁净与整齐，营造井然有序的环境。

8.对会场的照明、通风及空调设施进行常规检查，确保其正常运作，一旦发现任何异常状况，须立即上报。

9.请会议申办部门的主管对会前准备工作进行详尽核查，确保无遗漏并及时补足可能缺失的内容。

(二)会中服务工作

1.工作人员将在会议开始前30分钟抵达会场，确保茶水供应充足，热水温度达到90摄氏度以上，并细致周到地完成各项会务筹备工作。

2.协助维持会场秩序及礼仪引导工作

3.茶水供应将遵循每十五分钟一次的常规续杯服务原则。

4.在提供茶水服务的过程中，员工需展现出轻盈的步伐，始终面带微笑，确保操作规范且专业娴熟。

5.入场后，务必留意会场环境及室温，并预先准备相应的应对策略。

(三)会后整理工作

1.完成会场整理，包括撤收茶具与名牌，核实并收纳可能遗留的参会人员物品，随后将这些物品转交给申办部门主管或本部门负责人，并进行详细记录。

2.所有茶杯需送至指定的操作间，接受清洗与消毒程序。

3.安排保洁人员进行会议室的清洁工作，随后关闭空调设备，并确保门窗妥善锁定。

4.钥匙的会议室管理由专人统一执行，确保其安全存放，防止任何丢失或非官方持有情况的发生。

第五节涉密会议保密管理方案

一、范围

本方案适用于我公司主办或承办的涉密会议。

二、规范性引用文件

1.《国家秘密载体保密管理规定》

2.《计算机信息系统存储介质管理制度》

3.《便携式计算机的管理制度》

4.《拍摄、制作音像资料保密管理》

8.《宣传报道管理规定》

三、定义

1.会议涉及国家秘密的情况称为涉密会议，其议题或分发的资料具有保密性质。

2.重要会议涉及高度机密的国家秘密，其内容及分发的载体均为机密级以上，且参会人员数量相对较多，这类会议被列为保密级别极高的范畴。

四、涉密会议管理要求

(一)涉密会议管理要求

1.依据'业务主导，保密跟进'的原则，对于公司内部组织的涉密会议，必须经过会议主办（或承办）部门的上级业务主管领导的批准。业务主管领导负有对涉密会议的保密领导职责，而主办（或承办）部门的负责人则需履行涉密会议的直接保密管理责任。

2.在组织涉密会议时，主办（或承办）部门必须遵循相关规定，办理审批手续并进行登记备案，同时制定严谨的保密工作计划。

3.实施严格的参会人员管控措施，包括制作并核查身份证明证件，以确保所有入场人员的身份信息精确无误，有效防止非授权人士进入会场。

4.任何单位和个人在未经许可的情况下，不得在涉密会议中实施录音、拍摄或录像行为。

5.设立专门人员负责会议保密资料的分发、回收与销毁工作。

6.保密会议设施规定严格，所有音频设备需遵循保密标准，无线话筒被明确排除在使用范畴之外。会议期间，移动通信设备如手机一律禁用，特殊情况如需信号干扰，会场会安装专用的手机信号屏蔽器。携带的便携式计算机需确保不具备无线上网功能，且任何具有摄录功能的设备未经审批，严禁带入会场。

7.在举办涉及重大机密的会议或关键保密会议时，视情况保密办公室会派出人员实施监督和核查。

(二)在涉密会议中，所采用的计算机及移动存储设备必须遵循其特定的使用与管理保密准则。这些设备的使用权和保管工作由会议主办方或承办方指定专人专责执行。务必确保计算机和移动存储介质等设备始终保持在有效的监督控制之下。

(三)任何涉密会议必须经严格审批程序，严禁邀请新闻媒体记者参与，并禁止擅自进行新闻报道或提供外部资料。如需对外发布信息，应遵循统一的宣传口径，严格依据《宣传报道管理规定》执行。

五、涉密会议的保密管理

(一)会前的保密工作

1.主办或承办涉密会议的部门需事前编制《涉密会议审批表》及《涉密会议保密管理方案》，待部门负责人及业务主管领导审批通过后，提交至保密办进行审查并备案。

2.1. 主办(承办)部门需指定专人专责会议的保密管理。 2. 对于在公司外部举办的涉密会议，主办(承办)部门须与相关接待酒店或餐厅就保密事宜进行沟通，并确保实施严格的保密保护措施。 3. 要求与会场所签订《保密协议书》，对会议服务人员进行详尽的身份审核和保密知识培训，同时填写《会议服务人员登记表》。

3.准备特定的会议代表身份证明及其他相关证件，以便核实与会者的身份信息。

4.在执行会议保障任务时，必须依据《涉密会议情况反馈表》所列的检查监督项目，对会议举办地点进行全面安全审核，以确保会议信息的绝对保密性与安全性。

(二)会议进行中的保密工作

1.在会场入口处，会务组执行严格的准入验证，确保仅有授权人士入场。

2.对于未能亲临会议的参会代表，若需委派他人出席，须经会务组确认并严格审批。任何非正式参会人员严禁擅自进入会场。

3.会议开始时，主持人应向全体与会者宣读保密规则，明确规定保密责任和要求。

4.参会人同记录会议内容必须使用保密本。

5.在会议进程中，会议工作人员需对会场及其周边区域实施巡查，以确保无任何违反保密规章制度的行为以及潜在的泄密风险得到控制。

6.当领取会议涉密文件及资料时，与会人员必须履行签收程序。会议主办方（或承办方）需组织相关人员填写《涉密会议文件、资料登记表》，详尽记录文件与资料的分发与回收情况。

7.在会议进程中，主办方（承办方）应指派专门人员负责监控与会者对会议文献和资料的妥善保管，严禁代表将此类文件和资料带出至公共区域或用于私人活动，如探亲访友等。

8.在会议间隙，主办（或承办）单位需安排专门人员负责会场的看护，以保障会场的安全性。

(三)会议结束后的保密工作

1.主办方（承办方）需实施严谨的会议设施（包括会场、代表住宿地）全面核查，同时对会议期间所依赖的计算机设备以及保密介质进行逐一盘点核验，以确保无遗漏的会议文件、资料或任何物品留存。

2.会议结束后，应立即回收所有发放的文件及资料。对于不再需要的会议涉密资料，需按照《国家秘密载体保密管理规定》进行销毁或清退。对于确需保存的部分，应遵照相关规定存入指定的文件柜，并确保建立完备的保管台账。

3.对于确需获取会议保密文件资料的参会人员，会议主办方应填写《对外提供资料审批表》，并按照程序办理审批手续，通过机要途径传递。如遇特殊情况，允许参会人员随身携带，但必须事先经过会议主管领导的批准并完成相关审批手续。

4.所有会议所采用的计算机及移动存储设备，均需严格遵循公司的相关保密制度，进行安全检查。

5.会议结束后，主办（承办）部门需履行职责，完成《涉密会议情况反馈表》的填写。常规操作下，包括《涉密会议审批表》、《涉密会议保密管理方案》、《保密协议书》、《涉密会议文件、资料登记表》及《涉密会议情况反馈表》在内的相关会议文档，须在三个工作日内转交给部门兼职保密员进行归档，同时提供复印件供保密办备案。对于任何异常情况，应及时向相关部门通报处理情况。

六、检查与考核

本制度执行情况由公司保密办进行检查考核。

1.我司已实施《责任考核与奖惩制度》，明确了相关规则：

(1)保密奖励条件和评比方法；

(2)违规行为的界定和处罚。

2.保密办公室负责策划并拟定表彰奖励制度，详细规定奖励涵盖的范畴及相应的表彰名额，随后提交保密委员会进行审批。

3.保密办公室依据保密委员会审定的表彰奖励规程及本单位规章制度，同时参照保密工作考核的实际绩效，对候选部门和个人的保密工作优秀实绩进行审核评定。

4.公司保密委员会集体审议并研讨推荐的部门和个人候选人，随后作出审批决定。

5.公司保密办公室负责在遇到特殊情况下提出保密表彰与奖励的建议，此提案需经保密委员会审批通过后方可执行。

6.本年度至上年度期间，为激励在保密工作中表现卓越的先进单位与个人，我们进行了全面的评选与表彰。荣幸地，我们评出了1位保密工作先进个人及1个保密工作先进集体，并对他们予以嘉奖。

第六节会议服务规范

一、范围

1.以下是本规范的主要内容概述： 1. **术语与定义**：明确关键术语及其含义。 2. **基本要求**：设定项目执行的基本标准和规范。 3. **需求确认**：详细阐述需求理解和确认的流程。 4. **会前准备**：详述会议召开前的各项准备工作。 5. **会中服务**：规范会议期间的服务提供与管理。 6. **会后整理**：强调会议记录与后续资料的整理工作。 7. **安全保密**：强调保护信息安全和保密措施。 8. **应急事件处置**：制定应对突发情况的应急预案。 9. **服务评价与改进**：提出服务评估机制以及持续优化的策略。

2.此规范适用于会议服务，其他类型的会议服务亦可参照其规定执行。

二、规范性引用文件

本规范的构成要素源自文中引用的相关规定，特定日期标识的引用文件，仅以其对应日期的有效版本为准；而对于未标注日期的引用文件，则采用其最新的版本（包括所有修订），同样适用于本规范要求。

《GB/T 30520-2014：会议分类与术语标准》

三、术语与定义

下列术语与定义适用于本规范。

(一)会议

特定时空内，借助演讲、讨论、展示、协商与投票等形式，旨在实现任务部署、会议协调、信息交流、知识分享及联络推广等目标的集体行为。

(二)会议服务

我们承诺在服务范围内，全面整合场地、设施及人力资源，从筹备阶段直至会议结束，一贯提供无缝衔接的配套服务，确保会议流程的顺畅与秩序井然。

(三)供应方

提供会议服务的组织。

(四)需求方

要求会议服务的组织。

四、基本要求

(一)服务资质

供应商需持有相应的资质证书，依据会议类型提供专业化的会议服务。

(二)服务人员

1.服务人员的配置将依据会议的规模进行，他们需具备并能娴熟应用相应的业务知识与专业技能。同时，设备操作人员应当持有相应的专业技术资格证书。

2.根据会议的不同级别，供应方需确保配备相应的安保人员数量。

3.每年，供应方应实施不少于一次针对服务人员的系统性培训，形式多样，如邀请专家指导、定期实践操作及考核。培训内容涵盖但不限于以下几项：

(1)会议服务和会议管理的理论知识；

(2)保密制度；

(3)行为礼仪；

(4)外语和涉外礼仪；

(5)操作技能；

(6)常见突发事件处理措施。

4.服务人员行为礼仪应符合附录A的要求。

(三)服务环境

1.根据需求方的指示，我们可在会议开始前播放与主题相符的背景音乐，以此来烘托适宜的环境气氛。

(四)设施设备

1.会场需配置基础的音响设施、照明设备及电子显示系统。对于特殊环境，还需配备视频投票与表决系统、报到与电视电话会议设施、以及手机信号阻断装置（包括手机屏蔽柜）以满足需求。

2.会议场所应配置完善且先进的视频监控系统、完备的消防安全设备及保障安全的安防设施。

3.设施设备应满足国家和行业规定的相应设计标准，建议优选具备质量管理体系及环境管理体系认证的供应商提供服务。

4.设施设备的维护保养责任应当明确规定，实施定期的检查、维修与保养工作，确保其安全技术性能始终满足规定标准，并对相关操作进行详实记录，妥善保管以备查阅。

五、需求确认

(一)接收需求

1.供应方需接受供应方的预先预约，以便于确认会议的具体需求。

2.需求方的会议需求应得到供应方及时且有效的响应。服务团队需在工作日内与需求方进行约定，并对会议需求进行确认。随后，这一确认将以书面形式记录，经双方代表签字以示同意。

3.会议结束后，供应方需在签字确认后立即指派一位会议责任人，负责全程监督并确保会议服务工作的顺利进行。

4.供应方与需求方应保持高效沟通。

(二)方案商定

1.供应商需按照需求方的指示与规格，制定定制化的党政机关会议场所使用方案，并确保提供相应的联络人详情。

2.会议场所的应用方案涵盖以下几个核心组成部分：

(1)会议名称；

(2)会议日期、时间和人数规模；

(3)场地布置规划与台型设置详解：座位布局设计

(4)参会领导名单；

(5)会议宣传品要求；

(6)会务用品及硬件设施设备；

(7)会议记录、拍摄、录音等要求；

(8)交通与停车安排： - 应对措施 - 会议秩序与安全规章制度

(9)会议承办方名称、联系方式；

(10)其他个性化需求。

六、会前准备

(一)会议场地准备

1.需求方应于会议开场前两天收悉供应方提供的会议现场布局图，并在前一天完成桌椅布置及会场清洁工作。

2.供应商需依据需求方指定的座次布局安排桌卡展示。

3.供应方将提供配套的休息室与会客设施，并确保做好完备的筹备工作。

(二)会议设备准备

1.供应商需委派专业技术人员依据会议需求，对相关设施设备进行充分的筹备与调试，以保障会议的顺利举行。

2.在供热和供冷的季节转换之际，应确保相关设备提前一日运行正常。同时，建议会议开始前两小时内实施窗户通风操作。

3.会议开始前，需逐一测试并确认灯具的照明效果。特别注意主席台专用灯光在开启投影时的效果评估，并确保其对相关人员的照明适宜。所有灯具应完好无损，且亮度与色调务必保持协调统一。

4.在筹备摄影摄像工作时，务必事前规划并安置设备支架，会前还需进行细致的设备检查，确保其能正常运行。

5.在筹备视频会议时，供应方需于会议前一天与需求方协商并定制专属的视频会议实施方案，并进行预演连通测试。应于会前两小时与设备供应商及线路提供方协同完成所有设备的调试和分会场确认工作。确保摄像头的焦距和角度调整适宜且安装稳固。同时，务必检查显示设备的电源线、接口以及闸门开关的连接是否紧密无误。

6.音响设备应提前一小时打开。会标应提前一小时打开，会议开始前15分钟应再次检查确认。

7.对于一类和二类会议，应事前确保配备充足的备用会议设备。

(三)会议资料准备

会议所需的文件资料与A4规格的空白便签应整齐并置于桌面中央，与桌边平行紧贴。笔应垂直放置于空白便签的正上方。确保纸张平滑无任何划痕，以便笔能流畅书写。

(四)会议用品准备

1.供应商需预先准备台卡，并根据需求方确认的席位布局进行安置。对于大型会议，主席台的座次布置务必遵循附录C的规定；而对于座谈会，座次安排应参照附录D的指引执行。

2.会议设施应确保完好，包括桌面椅具无任何损坏痕迹，配套茶具需洁净无污渍、破损及指纹污染，皮垫板务必保持整洁，无任何磨损迹象。

3.矿泉水须确保在有效保质期内，瓶身需保持密闭无损，表面清洁，无尘埃和污渍，且所有饮料商标应统一朝向。

4.热水瓶（壶）表面需保持洁净光洁，无残留水渍，且建议设定水温在80摄氏度以上。对于茶杯的摆放，要求整齐划一，杯把一律朝右侧并与桌面平行，底部需配备专用杯垫。在茶叶的添加上，应采用统一规格的量勺，并确保注水至杯容量的七分满状态。

七、会中服务

1.会议开始前一小时，大堂门口的服务人员将提前就位，负责迎接参会者并引导他们前往各自的会议室。同时，他们将凭借座次图提供全程指引服务。

2.在显眼的会场区域，需公示会议主持人的详细信息，包括姓名及联系方式，以便于其担当协调职责，及时响应与会者的各种需求。

3.在会议进程中，服务人员须关闭个人对讲机及其他通讯设备，并需遵守会场内手机禁用的规定。

4.会议开始前，待所有参会人员就座后，服务人员需迅速提供茶水。斟水时，确保茶杯把手与桌面形成45度角。在会议进程中，建议每间隔20至30分钟为与会者续添一次茶水，续水时间可根据议程进度和实际饮水需求灵活调整。服务人员递送茶杯时，动作应轻巧，避免高于肩膀或头部的高度，切勿直接向杯中倾倒，同时请勿将杯盖随意扣置在桌面上。

5.会议启动后，服务人员需坚守会场周边，密切关注其职责区域的服务需求，避免在室内随意移动。遇到紧急情况需征得会议主持人的许可后方可进入。每当有参会者进出，服务人员应积极主动地为其开关门扉。

6.在会议进程中，服务人员需保持高度专注，持续监控室内温度，并适时调整空调设置。同时，应安排专人负责音响、照明及视频设备的巡查，依据现场环境调控会场音量与光照效果。视频技术团队需确保会议的全程录音录像得以执行，录音录像应采用难以复制的介质（如录音带、录像带）以确保信息安全记录会议内容。

7.在推进会议议程的过程中，应及时调整会标以呼应会议主题的变化。

8.公共场所的温控需保持适宜，夏季空调应设定在26度以上；而在冬季，则需将空调温度控制在20度以下。

八、会后整理