主展场开闭幕式活动及会务服务解决方案

 

 

 

 

招标编号：****

投标单位名称：****

授权代表：****

投标日期：****

 

 

一、创新实施策略

(一)创新开幕式与闭幕式活动策划案

我司秉承严谨且科学的品质管控体系，对服务流程实施全程跟踪审查与监督管理，确保符合业主及国家相关法律法规的规定。自该体系运作以来，我们的服务质量始终获得采购方的高度认可及造价管理部门的肯定。遵循相关文件指引，公司迅速组织专业团队进行了深入研究，并据此制定了符合ISO 9001质量管理体系标准的质量保证行动计划。

1)一、组织架构与职责划分 1. 领导层全面督导：公司领导亲自主持，明确服务工作的整体布局。 2. 分工明细：一旦我司中标，服务团队将以职责到人的原则组建，确保任务落实到位。 3. 专业人才配置：我们将派遣业务娴熟、技能精湛的专业人员参与各个项目。 4. 工作承诺：每位员工将以严谨的态度对待每一环节，杜绝差错，保证服务质量。 5. 制度建设：建立完善的问责制度，明确每个环节和操作人员的具体责任，以及针对差错的相应处罚措施，确保服务流程的顺畅与圆满完成。

2)层层把关、高质高效。

在接受任务后，我们充分利用时间，始终坚持按照既定的规划与时间表推进工作。在事前、事中及事后环节，严格把控每一个细节，力求将问题扼杀于初现之时，一旦发现问题，立即着手解决。

3)在全程服务进程中，我们致力于强化与采购方的紧密协作。确保在规模与投资管控的关键环节，所有重要决策均需获得采购方的批准和确认。

4)服务站的每个环节均需遵循严谨的四级审批制度，即自我审查、校对、审议及最终批准，旨在确保服务流程完全符合业主和国家法律、法规的规定。所有参与者须与施工企业保持公正立场，杜绝利益关联，从而保障服务过程的合法性、公正性，公开、公平、公正地履行采购人的委托任务。

若我司有幸中标，将严格遵循采购方的指示，完成场地的租赁与布置任务。

1、活动现场布置会务统筹

承担起草会议通知、活动策划大纲、工作流程及各类相关行政文档的职责。

-安排嘉宾机票、住宿和餐饮；

一嘉宾邀请及接待服务等；

一安排会议签到事宜

负责会议安全及参观、考察活动途中的交通保障，担任内勤保卫角色。

筹备会议过程中，包括编撰会议通讯录，收集并准备与会所需的所有文件资料、设备如会议手册，以及演讲嘉宾的讲稿等必要物品。

筹备事项包括：场地布局设计、营造适宜的会场环境、确保笔译与口译服务（即书面翻译与口述翻译，包括同声传译与交替传译）的到位。

负责场地布置及音响、照明设备，多媒体系统的检查与确保其正常运作。

确保会议期间能够妥善处理并响应嘉宾及参与者提出的各种需求和疑问。

-会后内容详细整理，纪要撰写

-会务涉及的经费申请及报销

2、活动协调（场地）

-规划、组织活动场地；

负责活动的全面策划与执行，包括人员调度、活动管理以及内容创新，旨在提升活动的整体品质。

负责与外部合作机构、管理人及个人的沟通协调，积极参与展览项目的执行环节。

负责志愿者的日常管理和工作分配，包括工作内容与工作时间的规划与协调。

负责协助上级执行日常管理工作以及按领导指示完成其他任务。

3、协助活动组委会稿件撰写及编辑

-协助收集资料

-协助活动推广会文稿编辑

-提供活动稿件

一、1. 指导原则：秉持正确舆论导向，所有工作围绕活动核心展开，强调以社会效益为核心。充分利用各类媒介如新闻媒体、网络资源以及宣传手册，确保报道的全面性、准确性、适时性和适度性，对全社会进行全面且深入的宣传教育。对外，致力于构建和提升品牌形象，积极传播社会良好风尚，以此推动中长期发展战略目标的顺利实现。

二、活动行政及协调具体任务

UnitX	准备流程		电力提供
	白天活动流程		安保人员人数确定
	区域划分		户外物料进场
桌椅安放		室内物料进场
物料安放		舞台搭建
灯光、音响设置		灯光、音响调整
宣传板布置		休息区
来宾接送方案确定		停车区及交通管制
交通管制方案		向各区域安保及工作人员宣布职责
安保消防手续		活动前宣传方案的制定
入场规则设定		媒体组织
安保方案确定		活动前宣传
各区域安保及工作人员职责确定		观众区
活动物料清单确定		媒体接待
展示物料的确认及制作		向各区域安保及工作人员宣布职责
摄影、摄像确认		活动前宣传方案的制定
展示物料制作完成		媒体组织
户外物料进场

二、1. 资料策划：确保宣传资料详实完备，注重信息的便捷检索和视觉吸引力。避免资料冗长、描述含糊或过于庞杂，以便于主要客户和展场观众迅速获取关键信息。

作为展会活动中不可或缺的媒介，尺寸设定为十六开的宣传单页是企业广泛分发给观众的重要资料，其内容应简洁明了，包含展览会的基本信息、参展企业的概况以及品牌简介。设计上，宣传单页应追求视觉吸引力，纸张材质亦可选用独特以提升质感。

企业形象展示载体：宣传画册作为全面展现企业实力与概貌的媒介，其信息承载更为丰富，因此在设计上应追求稳健，注重图文结合的呈现方式。在开本规格、工艺处理以及装订工艺上，应鲜明地展现出企业的独特风格。

三、人员培训

以下是培训材料编印的结构规划，内容应具备系统性，培训内容与步骤将被划分为以下三个组成部分：

1、概述： - 员工简介：详述团队成员的专业背景与职责分工。 - 筹备详情：阐述前期准备工作进展及关键节点的概述。 - 展出概览：提供展览的相关环境与条件介绍，以便展台人员全面理解展示背景。 这一系列内容旨在帮助展台人员充分掌握展出的全貌和必要准备知识。

2、展出介绍，包括展览会和展品情况。（展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展品介绍包括每一项展品的特点、材质、质量、适用途等)

3、技术训练。主要训练展台的接待和技巧。

四、活动前期的工作准备

(一)活动展台的布置

推荐采用大面积且引人注目的图片展示框架，旨在营造强烈的视觉冲击力，激发消费者的创新想象。应将图片框置于观众视线之上，选择大胆醒目的色彩，而非容易与背景融合的中性色调，以便于在远处也能凸显展位的存在感。

(二)活动前期工作准备

1、筹备阶段的工作内容主要包括任务分配、管理层配置以及行政事务规划。

(1)任务分配与目标明确：详细规划展台工作人员职责，涵盖观众接待、商务谈判、资料分发及后续跟进等工作，并明确规定各项任务的要求与执行标准，确保每位团队成员充分理解并能贯彻展览的目标意图。

(2)组织管理细则：涵盖工作时间规划、轮班配置、每日展台会议议程以及记录维护等事项。

(3)组织管理详情：涉及展台工作人员的住宿、餐饮、交通以及活动日程的详细规划。

2、严谨核查所有参展项目的完备性，包括展品展示、产品手册、宣传资料、商业交易条件及各类机械设备工具等相关内容。

3、统筹活动物流支持：负责保障活动所必需的设备、布置物资、营销资料及人员在规定的时间内准确无误地抵达展览场馆。

(三)客户邀请与信息搜集

为确保会议顺利进行，拟安排1至3名工作人员承担会前的客户邀约与信息收集任务，其具体职责如下：

1、实施定向邀请，优先考虑将请柬递交给关键决策者，同时计划组织一场针对10至20位潜在高端客户的公司展览活动。在展台接待期间，预备独特的产品作为礼品赠予受邀的尊贵客户。

2、积极搜集来自其他企业或同行业的客户资料，探寻潜在商机，并致力于发展与他们的友好合作关系。

五、活动工作及人员安排

(一)工作内容

1、职责一：接待引导（1-2人） - 负责活动区域的管理，分发活动宣传资料 - 向参与者介绍我公司的活动与产品，并确保他们对活动内容及服务范围有清晰理解 - 提供产品简介，协助客户全面了解活动和服务特性

2、人员配置：包括1-2名产品演示专员，主要职责包括分发产品手册，进行活动展示的引导与解说，以及全面阐述整体策略内容。

3、岗位职责：担任金融市场调研专员，负责执行采购方交付的项目调研任务。

4、任务要求：收集金融信息（需1-2名人员参与）- 在展览期间，指派部分员工负责获取外部公司的相关信息。

以下是构成投标文件的关键信息模块： 1. 产品详情： 2. 市场动态分析： 3. 第三方相关数据与资讯：

六、展期工作管理流程

活动人员及工作分配

项目负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	把握最新活动动态，传达、安排和调控各负责人	前期
2	把控整体活动进展（包括前期、中期、后期）	整个活动

外联负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	负责重要领导到前期沟通工作	整个活动期间
2	负责政府企业的活动交接，洽谈工作	整个活动期间
3	负责重要企业代表的前期准备接待工作	整个活动期间
4	负责活动材料采购工作	整个活动期间

公共关系负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	准确传达总负责人的指令	整个活动期间
2	协调各负责人在会前、会中和会后的事务。	整个活动期间
3	协助各负责人的工作	整个活动期间
4	做好内部工作人参的沟通工作	整个活动期间

现场布展负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	设计和制作现场会展布置的材料	前期
2	门口至走道的布展（水牌，易拉宝等）	前期
3	签到台的布展（桌花、背景等）	前期
4	会场桌面（资料和纸笔的放置、水等）	前期
5	讲台布置（桌花、话筒等）	前期
6	现场演示终端设备放置	前期
7	会场其他部分的装饰和布展	前期

现场签到负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	提前制定会场签到表格	前期
2	公司内部人员签到（发放资料）	中期
3	媒体签到（发放资料）	中期
4	嘉宾签到（发放资料）	中期
5	参会企业代表签到（发放资料）	中期
6	签到名单核实及整理	后期

媒体接待负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	媒体预约和核实到场	前期
2	媒体会场签到和资料发放（协助）	中期
3	现场和媒体的会务沟通	中期
4	会后与媒体交接、核实新闻发布情况	后期

餐饮安排负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	提前确定餐饮人员名单	前期
2	确定餐饮场地和菜品	前期
3	提前安排餐后准备工作（例如：安排车辆送领导或者安排休息场所）	中期

迎宾礼仪负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	活动的服装准备、前期的彩排	前期
2	引导参会人员从门口至会场的工作	中期
3	引导参会人员至签到台的工作	中期
4	引导参会人员至会场就座的工作	中期
5	引导讲话领导上下台的工作（传递稿件）	中期
6	引导领导离席、退场、就餐的工作	中期

安保现场维护负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	维护现场秩序	中期
2	协助迎宾礼仪做好引导	中期
3	协助后勤工作（收集物资）	后期

后勤负责人：

序号	负责事项	活动阶段
1	活动物资运输工作	整个活动期间
2	活动物资管理工作	整个活动期间
3	活动物质收集工作	整个活动期间
3	维护会场秩序、会场卫生工作	整个活动期间

活动行政会务工作

组织架构分为两个主要部分：引导接待小组与业务接待小组。设立现场全面负责人一名，以及业务板块专责人员一名。

(1)现场总负责人

1、负责总体协调现场工作人员工作；

2、负责协调重要客户及领导接待工作

3、统筹展会期间的后勤物料管理与调度，一旦发现物资供应不足，应立即向甲方报告。

4、负责场地的卫生维护

(2)业务板块负责人

1、统筹管理本业务领域的人员工作任务分配，依据现场人力资源实时调整；在人员配置紧张的情况下，可适时向现场总负责人请求支援。

2、在活动期间，会议通常在工作日程结束后举行，旨在收集并整理潜在客户的详细联系信息，以便立即实施后续服务追踪。

(3)引导接待员

1、监督并管理会务团队的签到工作，要求所有成员于上午8点30分至前台完成报到手续。

2、统筹负责活动的宣讲，以及观展商的迎接到访、咨询服务，包括资料分发和名片交换，引导嘉宾至登记台由专人进行注册登记。

3、向与会者通报我公司的展位位置及其展示的产品，详细阐述产品的特性与服务范畴，以便客户全面理解公司的产品与服务内容。

4、引导观展商了解并前往相应的业务板块，以满足其兴趣和需求

5、确保及时跟踪受邀客户的行踪动态，以便于迎接他们的适时抵达。

6、工作人员需在会前收集与会者名片等相关资料，以便于会后进行后续联络。对于受邀嘉宾，应视其为展会尊贵的参与者。对于所有到场的参展商，无论是新接触还是常客，均需提供周到的迎送服务。

7、致力于配合现场总负责人的工作，确保对领导和重要客户的接待得以顺利进行。

(三)活动行政人员着装要求及行为规范

(1)着装要求

工作人员统一着正装，佩戴集团徽章。

着装要求整洁完好，各个部分需展现出协调统一，不得有污渍瑕疵。衣物扣子务必完整且正确扣合，不应出现缺失或错位。衬衫下摆需平整地收纳于裤腰或裙腰内部，确保袖口纽扣紧固，内层衣物需保持隐蔽

(2)行为规范

1、对待客户咨询，始终坚持诚挚有礼，不论是否为目标客户，均需积极进行宣传推广。

2、对客户提问与关注的耐心回应，往往反映出他们强烈的兴趣，然而，务必谨记，过度的热情可能导致客户产生压力，需保持适当的距离。

3、在品牌与产品的精准定位，以及深入的市场分析和消费者心理洞察上，我们追求专业且客观的视角。清晰的表述力有助于客户准确评估品牌的市场潜力，做出明智的决策。

(3)工作纪律

1、提前到达现场，做好相关准备工作；

2、任何情况下，未经许可不得擅自离开展位；如遇特殊情况需临时离岗，应向相关人员申请请假。在展会期内，参展人员严禁在工作区域进食。

3、展会结束后，做好相关物料、卫生整理。

(四)活动物料管理工作计划

(1)统计

1、在活动筹备阶段，预先估算所需物料的大致用量，并生成详尽的物料清单。

2、在运输前，需对各类物料的种类与数量进行全面清点，并详细记录于附表1，随后迅速进行整编打包，确保运输准备就绪。

3、确保展会所需物料充足，活动过程中如遇物料短缺，应立即向上级报告，随即调整物资分配策略，及时进行补充，以满足活动的需求。

4、活动结束后，将所有物料的消耗与剩余情况详细记录于附表1，随后迅速整理并打包，以确保便捷的运输准备。

5、确保由专人负责捆绑材料的统计工作，一旦发现缺失、损坏或遗漏，应立即与相关部门进行沟通并跟进处理，同时在附表1中相应标记。

(2)运输

1、所有物料提前安排车辆运送到展厅

根据展台搭建的进度安排，展品将适时提前运送至展台。

2、请逐一核查，对因故无法当日运输的物料明确说明原因。

3、确保由专人负责逐一核查，一旦发现短缺、损坏或遗漏，应及时与相关部门沟通补充，并持续追踪直至问题得到圆满解决。同时，相关情况需在附表1中做详细记录。

(3)储存

所有物料主要储存前台下方

(4)物料的放置

1、前台区域备有少量的产品宣传资料和画册，供嘉宾自行取阅，我们将确保其充足，便于嘉宾在听取产品介绍时随手取用。同时，我们亦提供公司文件夹供嘉宾参考。

2、手提袋放置在前台下方。

3、名片及名片收纳盒放置在前台桌子上方。

4、根据前台桌面的尺寸，适当地在桌面上方安置一份糖果盘。

5、前台下方备有纸杯，取用便捷，随需随取。

6、前台下方设有备用凳椅，以便于在必要时供嘉宾取用。

7、位于展位中央展示的是门窗、节能保温板等产品的实物展陈区域。

(5)活动物料现场发放

1、产品宣传资料与名片将以自助获取的方式分发给嘉宾，如遇客流量较低的情况，我们将酌情安排一至两名工作人员站立于展厅入口的两侧，主动向驻足的访客分发宣传资料，并诚邀他们步入展厅参观。

2、工作人员向尊贵的贵宾及具有业务合作意愿的宾客分发装有精心整理的画册、名片及产品推介折页（均已妥善收纳于文件夹内）的便携手提袋。

3、工作人员向具有兴趣并持有意向的嘉宾分发名片，并递送装订完整的展页资料夹。

4、工作人员向手握各类宣传资料的嘉宾分发文件夹，提供现场服务。

5、任何散落在展厅内部或周边的文件，请及时由专人或展厅工作人员拾取，以确保环境的整洁有序。

6、产品宣传页等物料不足时，现场接待人员随时检查，及时补齐。

7、依照人流量以及物料剩余量调整发放方式。

(6)人员接待流程

1.签到环节提供完备的设施，包括签到簿、活动二维码信息以及嘉宾身份凭证，以便来宾顺利完成签到流程。

2.1. 嘉宾姓名确认及签字 2. 重要时间节点阐明 3. 推荐嘉宾扫描二维码 4. 提醒佩戴证件 5. 定位就座与参观指南 6. 办理会员注册手续

3.发放物料包括：嘉宾证

一、组织架构与工作职责：接待领导小组的详细构成及其成员的专业分工

A、接待领导小组构成：

组长：项目接待负责人，

成员：项目接待组成员

B、小组成员分工及工作内容：

1、组长：负责活动接待整体的规划与决策。

2、职责分工如下：接待组成员在组长的指导下，全面负责活动的实施监控，确保接待任务的顺利进行与达成。

a、系统集成并梳理来自各环节及各部门的信息，迅速进行整理、分析，并提交汇报资料。

b、及时传达并执行有关决策。

c、监督并积极推动各部门的实施工作，对出现的任何问题能迅速且高效地进行处置。

3、会场入口人员：负责活动中的接待工作：

a、根据会场布置要求，确定签到处的位置。

b、签到簿的准备及负责签到的人员安排。

签到薄的准备以200人作安排。

负责签到的人员应安排礼仪小姐。

c、准备相应的礼仪小姐引领嘉宾入场。

d、引导来宾进入场地入座。

4、活动中的安全保卫工作由会场内部人员承担执行。

a、根据活动安排提供相应的安保计划。

b、活动现场的疏通工作

c、活动现场次序的安排与维护

活动准备

地毯铺设

当前，铺设地毯已成为各类商务活动中的常见仪式，无论是在晚会的舞台入口还是重要论坛的入场通道，此举均旨在强化活动的专业与庄重氛围。

充足的饮用水

确保充足的饮用水供应至关重要，因为水的不足将直接影响参与者活动体验，从而削弱活动目标的实现。建议充分预估需求，提前储备足够的饮水资源，以应对可能的需求变化。

签到本、中性笔、纸张的准备

签到环节在活动策划中不可或缺，尤其对于会议类活动，预先考虑嘉宾或领导的签到流程至关重要。为此，需预先筹备好签到表格及配套的笔，并额外准备一些备用纸张，以应对可能的需求变化。

所有用品须保持整齐有序，名片、资料夹及宣传材料应按指定区域放置，切勿杂乱无章。

鲜花布场

在商业活动中，鲜花的应用几乎无所不在：点缀会议桌，装饰致辞台，陪衬座椅旁的茶几，以及在必要的时候作为上台献礼，这都要求我们针对各种特定情境提前做好充分准备。

提示板

为了确保所有参与者在不论规模大小的活动中能轻松定位，我们需设立指示标识，明确指示行进路线。

项目流程

前期策划：项目开始前，我公司承诺向采购方提供完整的活动文案，解说词，拍摄分镜头脚本，并就脚本内容和采购方对接确认。

在文案确认无误后，我们将实地考察并确定拍摄地点及相应的拍摄策略，并与客户进行详细确认。进入中期拍摄阶段，针对部分户外场景，我们需根据天气情况灵活调整拍摄计划。

我们保证在项目拍摄涉及多个详细场景的情况下，将提前两天通过书面形式向采购方明确传达具体的拍摄场地和人员准备需求。对于可能需要采购方协调的事项，例如航拍权限的解除，我司亦将在事前通知。

我们保证所有视频及音频制品的质量与安全性均能满足您的要求，这是我们的郑重承诺。

进度保障

为了确保在约定的时间内满足客户的最高期望，我公司将实施详尽的项目管理计划，并设立严谨的项目操作程序，以保障项目的如期顺利完成。

①从计划安排上保证进度

在项目启动之初，严谨制定并细致审核总的进度方案，确保其科学合理且能满足服务进度需求。在严格遵循总进度计划的指引下，执行项目执行的标准流程。对生产要素实施精细化整合与动态管控，灵活调度人力资源、设备及物资，以充分保障拍摄工作的顺利进行。

2从设备资源上保证进度

我们将优先确保项目所需的各种资源，包括物资、人员、设备和资金。同时，我们将组建一个由经验丰富的项目领导者构成的高效团队，他们具备强大的组织管理能力，并采用结构优化的形式。这个团队将配备一支由技术精英和生产能手组成的精干力量，共同形成一支高素质、高效运作的队伍。

对于航拍设备的管理，我们主张有序整合与资源配置，确保其有效利用，从而提升项目执行效率。同时，我们着重于设备的维护保养，特别是对关键设备及常用配件的备用储备，以备不时之需。

3从技术团队上保证进度

我司将组建一支高效的技术